24. Правила формирования и оформления дел.

Формирование дел - это группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел состоит из следующих операций:распределение док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

  Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства.  

  Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, кот. ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в кот. содержатся док-ты по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).

   В конце календарного года заводят столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Для упорядоченного и четкого оформления дел существуют следующие правила:

ü Подшивать  в дела только те док-ты, кот. предусмотрены номенклатурой;

ü подшивать док-ты в дела только после их исполнения;

ü подшивать док-ты в дела в день их исполнения;

ü подшивать док-ты в дела только в одном экз.

ü в деле должно быть не более 250 листов. Оформление дел при сдаче в архив

  Пока дело находится в оперативном хранении в службе делопроизводства, оно оформлено лишь частично (обложка, подшивка).  Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно: составить внутреннюю опись; составить заверительную надпись; подшить дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку.

  Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению (не нумеруются листы в делах, не подшивается лист-заверитель дела и  не помещают дело в жесткий переплет).

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

Заверительная надпись учитывает кол-во листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Все изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе дела, кот. располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

  Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело.

  Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения.

 25. Прием и обработка входящих документов.

Входящий документ – док-нт, поступивший в учреждение. Большинство входящих док-тов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий вход. док-нт, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

    Док-ты, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке док-тов нарегистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые док-ты и док-ты с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

·              Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

·              Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

    Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Цель  предварительного рассмотрения поступивших док-тов - распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот док-нт. При предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации и в структурные подразделения организации.

Руководству организации передаются док-ты вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные док-ты передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.

   Док-ты передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию.

Док-ты, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации и структурных подразделений. Док-ты, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.