16. Основные принципы работы с документами

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребление обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участник; этого общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они мс вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетеность функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организации устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные пот организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

 Основные принципы работы с документами. Документооборот – это движение документов в организации с момента приема или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. ^ Работа с документом проходит несколько этапов: - прием документов; - первое рассмотрение документов; - регистрация документов; - доклад руководителю о полученных документах; - принятие решение руководителем; - направление документов на исполнение; - исполнение документов; - использование в справочно-информационной работе; - определение сроков хранения документов. В документообороте выделяют три группы документов: 1) входящие (поступающие); 2) исходящие (отправляемые); 3) внутренние. Если документы исходящие, то он не походит этапа по контролю исполнения. Исходящие и внутренние документы не принимаются, а создаются.  ^ Создание документа состоит из нескольких этапов:  - составление проекта документов; - оформление проекта документов; - подписание документов руководителем. После этого регистрация и дальнейшие этапы работы с документами. Входящие документы не передаются на хранение. 

17. Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства.

    Статьей 25 Закона «О национальном архивном фонде и  архивах РБ» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают условия для документированного обеспечения управления своих аппаратов, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

      Все учреждения и организации обязаны соблюдать нормы требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагаются на руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

   Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству. Сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

    В кодексе РБ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:

 - утрата или незаконное уничтожение документов постоянного ли долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений – предупреждение или наложение штрафа в размере от пяти до двадцати базовых величин.

- выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательных норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначении, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение – предупреждение или штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин.

- несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдение требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения – штраф от пятнадцати до двадцати базовых величин.

- незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу – предупреждение или штраф в размере от пяти до двадцати базовых величин.

     Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложение указанных административных взысканий от имени Государственной инспекции архивов и делопроизводства РБ имеют право:

- главный гос.  инспектор архивов и делопроизводства РБ и его заместитель;

- государственный инспектор архивов и делопроизводства РБ;