27. Рассмотрение и исполнение документов.

 Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения.

Документ с резолюцией передаётся ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Для обеспечения оперативного исполнения документов несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передаёт его копии исполнителям. Документ находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса, затем на нём проставляется отметка об исполнении, и документ вместе с копией ответа подшиваются в дело.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших – с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения, которые определяет руководитель, существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие:

- предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до 1 месяца со дня поступления: не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней.

- письма рассматриваются в течении 10 дней

- телеграммы – 10 дней, требующие срочного решения – до 2 дней

- организационно-распорядительные документы – согласно указанному в них сроку.

28. Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.

СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:

1.  Государственный герб РБ. Располагается  на верхнем поле по центру. Диаметр 17 мм. Изображать герб на своих бланках имеют право только государственные организации. Гербовые бланки изготавливаются только организацией, имеющей лицензию на это. Гербовые бланки обязательно должны быть нумерные и подлежать обязательному учету.    

2. Эмблема или товарный знак. Располагается  ниже герба на рабочем поле под гербом или на левом не рабочем поле перед названием  организации (при угловом оформлении до реквизитов). В частных организациях эмблема может располагаться вместо герба.

3. Код организации. Располагается в правом углу верхнего не рабочего поля.

4. Код документа. 5. Название вышестоящей организации. 6. Название организации

7. Название структурного подразделения. Пишется полностью согласно правовым документам. Если правовыми документами закреплено сокращенное название организации, то его можно указывать на бланке после полного названия в скобках.

8. Название документа. Пишется большими буквами. 9. Дата. Оформляется только цифровым способом (01.10.2010). 10. Регистрационный индекс. Всегда стоит на одной строке с датой.  11. Место издания. 12. Почтовый адрес.  Оформл. согласно требован. оформления почтовых операций (ул.Советская,15 246000 г.Гомель, Гомельская область, Республика Беларусь).

13. Коммуникативные данные.Реквизит оформляется на бланке письма (тел (0232)445050).

14. Коммерческие данные. Указываются на бланке письма - р/с 000 в ф-ле № 300 АСБ «Беларусбанк». 15. Ссылка на входящий документ. Оформляется на бланке письма (на №_____от_____).     16. Реквизит утверждения. Оформляется с 5 таб. положения.

17. Адресат. Пишется с четвертого таб. положения. Ректору ГГМУ (полн.) Лызикову А.Н.

18. Резолюция. Письменное указание руководителя. Оформляется между адресатом и текстом на свободном месте.   

19. Заголовок к тексту. Пишется с 0 таб. положения до 4 таб. Положения разрешается  переносить слова, точка в конце заголовка не ставится. Если объем заголовка превышает  более 5 строк, то заголовок продлевается до 6 таб. положения.  Заголовок должен отражать краткое содержание текста. 20. Отметка об ограниченном доступе к документу. Пишется в правом верхнем углу  вверху рабочего поля документа с 5 табулярного положения.

21. Текст. Делится  на абзацы. Первая строка абзаца пишется с первого табулярного положения (12,5 мм.). вторая и последующая  строка – с  0 табулярного положения.      

22. Отметка о наличии приложения. Оформляется  после текста с  0 табулярного положения.

23. Реквизит подписи. Состоит из 3-х элементов: должности, подписи и расшифровки подписи.  24.     Гриф согласования.    Оформляется с  0 табулярного положения.

25. Отметка о заверении  копии.   Верно:

   Секретарь             подпись                    А.Н.Иванова 

26.  Отметка об исполнителе. Оформ на бланке письма с 0 таб положения после реквизита подпись: Иванов 77 00 21

27.  Отметка об исполнении и направлении в дело. Оформляется  на последнем листе документа, может содержать информацию: ссылку на исх. документ или краткий отчёт по решению вопроса: В дело 13-10.        

28. Отметка о регистрации входящего документа. Проставляется на первом листе документа в правом  нижнем углу и представляет собой штамп, в котором указаны дата регистрации и  регистрационный индекс.

29. Отметка о переносе данных  на машинные носители. Оформляется  внизу документа.

30. Гриф «приложение». Оформляется на приложении с 5 табулярного положения: 

Приложение 1

                                               К приказу ректора  ГГМУ

                                               от___________№___  

31. Визы. 32. Печать