Функція організування діяльності

Сам термін "організація" в менеджменті вживається у двох значеннях. У першому з них під організацією розуміється підприємство, відомство, а в другому - функція організації людської діяльності. В принципі, друге значення обов'язково розглядається в контексті з першим, бо організація будь-якої людської діяльності залежить від структурної побудови підприємства. Розглянемо поняття "організації" за першим його значенням.

Організація - соціальне утворення, що об'єднує багато людей, діяльність яких має певну суспільно корисну мету й певним чином координується. В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називаються підприємствами.

Організації поділяються на формальні та неформальні. У формальних діяльність людей організовується свідомо й регламентується певними законами, наказами, обов'язками і т. ін. Неформальні організації виникають і функціонують спонтанно.

Організація ї системою, до якої входять керуюча й керована підсистеми, між якими існує прямий та зворотній зв'язок.

До загальних рис організації належать:

- наявність ресурсів (людських, матеріальних, технологічних, фінансових, інформаційних);

- залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, законів, конкурентів тощо);

- наявність поділу праці (горизонтального й вертикального);

- наявність певної структурної побудови і необхідності управління;

- здійснення певних видів діяльності у відповідності з накресленими цілями.

Будь-яка організація має внутрішнє і зовнішнє середовище. Внутрішнє складають цілі, завдання, технологія та структура організації.

Цілі - очікувані кінцеві результати діяльності організації на певному проміжку часу.

Завдання - види робіт з предметами праці, людьми та інформацією, які необхідно виконати певним способом у відповідні терміни.

Технологія - засіб перетворення вхідних елементів організації у вихідні.

Структура - рівні управління й види робіт (функціональні обов'язки), які виконують служби або підрозділи.

Зовнішнє середовище організації складають законодавчі акти, постачальники, споживачі, конкуренти, система економічних відносин у державі, міжнародні події, науково-технічний прогрес тощо.

У процесі управління організаціями необхідно враховувати стан її внутрішнього й зовнішнього середовища.

Згідно зі Статутом ТОВ «Агросвіт» компетенцією Зборiв Учасникiв є визначення основних напрямків дiяльностi Товариства; затвердження рiчних результатiв дiяльностi Товариства, затвердження звiтiв i висновкiв ревiзiйної комiсiї, порядку створення i використання фондiв, розподiлу прибутку, визначення порядку покриття збиткiв; затвердження внутрiшнiх документiв Товариства, визначення органiзацiйної структури Товариства.

ТОВ «Агросвіт» очолювана генеральним директором, якому підпорядковуються центральний офіс і представництва. Ним забезпечується планування діяльності фірми; контроль за виконанням поставлених цілей, завдань, функцій; визначення стратегічних напрямів діяльності. Проте директору кожного представництва надається право контролю у визначених межах.

Розглянемо функції підрозділів фірми. Комерційний директор здійснює організацію та контроль господарської діяльності, веде моніторинг руху товарів по всіх представництвах, стежить за внутрішнім розпорядком фірми.

Працівники відділу засобів захисту рослин (ЗЗР), мінеральних добрив (двоє) і фармацевтичного відділу (один працівник) здійснюють моніторинг цін, відповідають за зв’язки з клієнтами, звітують комерційному та генеральному директорам.

Відділ дизайну (шестеро працівників) виконує роботи з проектування інтер’єру, екстер’єру, будівництва та ремонту; вбудований в структуру фірми як “Агросвіт-дизайн”.

Фінансовий директор займається питаннями фінансування, розрахунковими, кредитними операціями та страхуванням ризиків у зовнішньоекономічній діяльності, контролює рух коштів (з використанням іноземної валюти).

Заступник генерального директора здійснює функції логістичного спрямування, організовує роботу із забезпечення продажу товарів, збирає інформацію про правила транспортування, транспортні шляхи, оптимізує транспортування, стежить за рухом товарів, забезпечує їх завантаження та розвантаження.

Відділ зберігання та митного забезпечення в особі митного брокера збирає інформацію про митні правила та документацію, здійснює оформлення митних процедур при отриманні імпортних товарів і інших предметів, організовує роботу митного ліцензійного складу.

У бухгалтерії функції розподілені між п’ятьма бухгалтерами, один з яких веде облік операцій із засобами захисту рослин і насінням, другий – облік операцій з мінеральними добривами, третій - матеріально-технічний облік, четвертий - облік банківських платежів, і головний бухгалтер відображає у звітних формах всю іншу діяльність, формує всю звітність фірми у вигляді представлення державним органам.

Юридичний відділ здійснює опрацювання документації та вирішення правових питань, підготовку проектів договорів цивільно-правового характеру, зовнішньоторгових контрактів, претензійно-позовну роботу. Функції розподілені між двома працівниками.

Створення рекламних матеріалів, налагодження співпраці з представниками періодичної преси та організацію роботи, пов’язаної з цим, здійснює менеджер з реклами.

Загальний відділ (один працівник) виконує інформування усіх відділів, здійснює роботу з кадрами, забезпечує процеси підвищення кваліфікації кадрів.

Консультаційний відділ, який налічує троє працівників, консультує клієнтів, один з них здійснює грубу розфасовку продукції, другий - дрібну розфасовку продукції, а також є директором магазину роздрібної торгівлі та Торговий консультаційний центр (ТКЦ) “Зелений світ” (був створений за ідеєю компанії “Байєр”, яка також забезпечує його рекламу).