1. Создание нового проекта

Можно воспользоваться услугами Консультанта, щелкнув на его панели инструментов кнопку Задачи и затем выбрав первый пункт — Определение проекта.

Еще один вариант, наиболее популярный у разработчиков проектов: вообще ничего не делать. Ведь достаточно просто запустить MS Project, и он автоматически создаст новый пустой проект, установит для него основные параметры (дату начала, способ расчета показателей и другие) и даже присвоит ему вполне определенное название.

После этого разработчику остается «всего лишь» определить состав и взаимосвязь задач проекта, описать и распределить ресурсы, оценить возможные риски и выполнить еще некоторые действия.

Если появилась необходимость создать новый пустой проект в ходе сеанса работы с MS Project, достаточно просто щелкнуть кнопку Создать на панели инструментов основного окна. При этом следует иметь в виду, что одноименная команда из меню Файл обеспечивает лишь открытие панели Область задач, без создания нового проекта.

По умолчанию при создании нового проекта на экран выводится диалоговое окно Сведения о проекте. О работе с ним рассказано в следующем разделе.

2. Установка общих параметров проекта

Совсем не обязательно при создании собственных первых проектов изменять значения тех многочисленных параметров, которые будут рассмотрены в этом разделе: значения, установленные по умолчанию, вполне соответствуют потребностям многих реальных проектов. Тем не менее даже при создании первого, пусть относительно небольшого, проекта очень важно представлять, как и почему были получены те или иные результаты. Именно с этой позиции и следует рассматривать приведенные ниже сведения.

Параметры проекта, которые способны повлиять на результат планирования, размещены в нескольких диалоговых окнах.

Окно Сведения о проекте

Это окно появляется на экране при создании нового файла проекта. Чтобы запретить вывод окна при создании нового проекта, следует снять флажок Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов, расположенный на вкладке Общие окна установки параметров проекта

При необходимости окно Сведения о проекте может быть открыто в процессе работы над проектом. Для этого следует в меню Проект выбрать команду Сведения о проекте.

С помощью элементов этого окна могут быть заданы следующие параметры проекта (дата начала, дата окончания, календарь стандартный, планирование от начала и др.).

Метод расчета длительности проекта

Возможны два варианта:

• на основе прямого прохода, когда в качестве точки отсчета задается дата начала проекта;

• на основе обратного прохода, когда в качестве точки отсчета задается требуемая дата завершения проекта.

Для выбора метода расчета служит раскрывающийся список Планирование, который содержит два пункта:

• даты начала проекта; этот вариант используется по умолчанию;

• даты окончания проекта.

Если выбран первый вариант, то дата завершения проекта рассчитывается автоматически, при этом для всех задач проекта используются ранние возможные сроки начала; такие задачи имеют статус «как можно раньше»; сообщение об этом выводится непосредственно под списком Планирование. При планировании проекта от начальной даты ее следует задать, выбрав в поле Дата начала с помощью раскрывающегося календаря (по умолчанию датой начала считается дата создания файла проекта).

Если выбран второй вариант, то автоматически рассчитывается дата начала проекта, при этом для всех задач проекта используются поздние допустимые сроки окончания; такие задачи имеют статус «как можно позже»; сообщение об этом выводится непосредственно под списком Планирование. При планировании проекта от конечной даты ее следует задать в поле Дата окончания, выбрав с помощью раскрывающегося календаря.

Дата отчета

Это дата, на которую производится расчет параметров проекта (степень завершенности, текущая стоимость, расход ресурсов и т.д.).

Для указания даты отчета используется поле Дата отчета и связанный с ним раскрывающийся календарь. Если контрольная дата не задана (в поле Дата отчета установлено значение НД), то в качестве контрольной используется текущая дата.

Календарь рабочего времени

На основании календаря рассчитывается календарная длительность задач и проекта в целом. Для проекта может быть задан один из трех календарей:

• Стандартный — календарь, в котором используется 40-часовая рабочая неделя (стандартный календарь, как и любой другой, может быть скорректирован; как это сделать, будет рассказано в разделе «Настройка календарей проекта»);

• 24 часа — календарь, в котором отсутствуют выходные дни и все 24 часа в сутках считаются рабочим временем; это специальный календарь, который используется обычно для расчета абсолютной продолжительности задачи или для расчета объема работ;

• Ночная смена — календарь, в котором используется 40-часовая рабочая неделя, но рабочим считается время с 23 часов до 8 утра (с часовым перерывом).

Приоритет проекта

Приоритет проекта используется при выравнивании перегруженных ресурсов, используемых в нескольких взаимосвязанных проектах: чем выше приоритет данного проекта, тем меньше будут задержаны входящие в него задачи. Для задания приоритета проекта следует установить в поле дискретного счетчика Приоритет значение в диапазоне от 0 до 1000 (большему значению соответствует более высокий приоритет).

Окно Параметры

Установка большого количества параметров проекта выполняется с помощью диалогового окна Параметры, состоящего из девяти вкладок. Они содержат элементы управления, позволяющие и настраивать рабочую среду MS Project, и устанавливать параметры, непосредственно влияющие на расписание проекта.

Чтобы открыть окно Параметры, требуется выбрать одноименную команду, входящую в меню Сервис.

К сожалению, распределение элементов управления по вкладкам нельзя признать вполне удачным: некоторые вкладки содержат элементы разного предназначения. Поскольку данный раздел посвящен описанию параметров, учитываемых MS Project при составлении расписания, то некоторые вкладки мы рассмотрим более подробно, а на других поясним назначение лишь отдельных элементов.

Например, на вкладке Вид нас пока будет интересовать только одна группа элементов — Параметры структуры для проекта Показывать, расположенная в нижней части окна. В эту группу входят пять флажков:

1. названия подзадач с отступом — если флажок установлен, то в столбце Название задачи данного проекта имя задачи каждого последующего уровня отображается со смещением вправо;

2. символ структуры — если флажок установлен, то возле имени суммарной задачи отображается значок, позволяющий сворачивать и разворачивать список подзадач суммарной задачи;

3. суммарную задачу проекта — если флажок установлен, то в расписании данного проекта отображается суммарная задача самого верхнего уровня, соответствующая проекту в целом; для этой задачи MS Project будет автоматически вычислять все обобщенные параметры по проекту; по умолчанию в качестве имени задачи используется имя проекта;

4. суммарные задачи — если флажок установлен, то в расписании данного проекта отображаются суммарные задачи;

5. номера задач; установка флажка приводит к тому, что в столбце Название задачи слева от имен задач отображаются их числовые идентификаторы.

На вкладке Общие рассмотрим только одну группу элементов, которая называется Общие параметры для проекта и тоже расположена в нижней части окна.

В группу входят три элемента:

• флажок Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи; установка флажка приводит к тому, что при вводе в таблицу ресурсов нового ресурса MS Project автоматически добавляет его в пул ресурсов задачи и назначает его в количестве, заданном по умолчанию; с одной стороны, такой сервис ускоряет процесс назначения ресурсов, но, с другой стороны, он может привести к потере контроля за объемом назначенных ресурсов;

• текстовое поле Стандартная ставка по умолчанию, которое предназначено для ввода значения удельной стоимости ресурса при его использовании в стандартном режиме (то есть в соответствии с календарем рабочего времени, заданного для всего проекта);

• текстовое поле Ставка сверхурочных работ по умолчанию, которое предназначено для ввода значения удельной стоимости ресурса при его использовании в сверхурочное время.

Удельная стоимость может быть задана не только в рублях в час, но и в других единицах (например, в рублях в неделю).

Установка параметров планирования

В отличие от вкладок Buд и Общие, коротко рассмотренных выше, следующие три вкладки практически полностью предназначены для управления параметрами проекта, непосредственно влияющими на его планирование:

• Планирование — вкладка содержит элементы, управляющие алгоритмом планирования и связывания задач проекта;

• Расчет — вкладка содержит элементы, управляющие методами расчета параметров фактического состояния проекта;

• Календарь — вкладка содержит элементы, с помощью которых выполняется установка параметров для расчета объема работ (трудозатрат).

Параметры расписания

Элементы, представленные на вкладке Планирование, разделены на две группы:

1. Параметры планирования для Microsoft Project — это параметры, значения которых будут использованы по умолчанию для всех создаваемых проектов (пока пользователь не изменит их);

2. Параметры планирования для проекта — это параметры, значения которых будут использованы только для активного в данный момент проекта (с учетом сделанного выше замечания относительно кнопки По умолчанию).

В первую группу входят всего два элемента:

• флажок Показывать сообщения о планировании — если флажок установлен, то при обнаружении MS Project некорректных или ошибочных ситуаций на экран будут выводиться соответствующие сообщения;

• раскрывающийся список Показывать единицы назначений в виде — с его помощью можно выбрать форму представления объема назначения возобновляемых ресурсов (в процентах либо в виде десятичного числа).

Во вторую группу входят следующие элементы:

• раскрывающийся список Новые задачи, который обеспечивает выбор даты начала новой задачи, добавляемой в проект; список содержит два пункта:

1. начинаются в день начала проекта; для таких задач MS Project устанавливает тип планирования КМР («как можно раньше») — если планирование выполняется от даты начала проекта, или КМП («как можно позже») — если планирование выполняется от даты окончания проекта;

2. начинаются в текущий день; для таких задач MS Project устанавливает тип планирования НИР («начало не ранее») — если планирование выполняется от даты начала проекта, или ННП («начало не позже») — если планирование выполняется от даты окончания проекта;

• раскрывающийся список Длительность вводится в:, который обеспечивает выбор единиц измерения длительности задач. MS Project использует выбранные единицы по умолчанию, если при вводе длительности задачи в поле данных Длительность пользователь не указывает единицы измерения явно; список содержит следующие пункты: Минуты; Часы; Дни; Недели; Месяцы; возможные варианты сокращенного обозначения этих единиц в таблицах MS Project выбираются на вкладке Правка рассматриваемого окна Параметры;

• раскрывающийся список Трудозатраты вводятся в:, который обеспечивает выбор единиц времени, используемых при расчете объема работ. Список содержит те же варианты, что и предыдущий; при вводе пользователем объема работ в других единицах MS Project выполняет их автоматический пересчет в заданные;

• раскрывающийся список Тип задач по умолчанию, который позволяет указать тип, автоматически устанавливаемый для всех новых задач проекта. MS Project использует этот параметр при пересчете данных в трех взаимосвязанных полях таблицы задач: Длительность, Трудозатраты и Единицы назначения, когда данные в одном из них изменяются пользователем; список содержит следующие варианты:

1. Фиксированная длительность (тип срок);

2. Фиксированные трудозатраты;

3. Фиксированный объем ресурсов (тип объем);

пересчет выполняется таким образом, чтобы одна из трех величин оставалась на прежнем уровне; например, если пользователь увеличит вдвое количество назначенных задаче ресурсов, то MS Project автоматически сократит вдвое длительность задачи, так что величина трудозатрат (объем работ) останется прежней; при необходимости тип может быть установлен для каждой задачи индивидуально;

• флажок Новые задачи имеют фиксированный объем работ определяет, что новые задачи должны планироваться таким образом, чтобы объем работ оставался для них постоянной величиной при добавлении или сокращении количества назначенных ресурсов (соответственно, в этом случае будет изменяться длительность задачи);

• флажок Автоматическая коррекция связей добавляемых и удаляемых задач определяет, следует ли MS Project выполнять соответствующую коррекцию при удалении или добавлении задач;

• флажок Прерывание выполняющихся задач; если флажок установлен, то MS Project пересчитывает для прерванных задач оставшуюся длительность и оставшийся объем работ; кроме того, для прерванных задач пользователь может в этом случае указать даты прерывания и возобновления задач;

• флажок Для задач всегда соблюдаются заданные для них даты; если флажок установлен, то для задач, имеющих фиксированную дату начала или окончания, MS Project выполняет планирование проекта с учетом этих ограничений; при наличии отрицательного резерва времени такие задачи не могут быть перемещены; если флажок снят, то при наличии отрицательного резерва времени задачи с фиксированными датами перемещаются согласованно вместе с другими, связанными с ними задачами;

• флажок Показывать наличие предварительных оценок длительности у задач определяет, следует ли в поле данных Длительность выводить после значения длительности знак вопроса «?», используемый в MS Project в качестве признака ориентировочной длительности задачи (подробнее об этом см. раздел «Описание параметров задач»);

• флажок Новые задачи имеют предварительные оценки длительности; если он установлен, то для всех добавляемых в проект задач значение длительности устанавливается как «ориентировочное».

Установка параметров задачи

Под параметрами задач понимаются их характеристики, непосредственно не влияющие на структуру проекта, но способные изменить количественные показатели расписания. К таким характеристикам, в частности, относятся: плановые даты начала и завершения задач, длительность, условия планирования, приоритет, способ исчисления трудозатрат, назначенные ресурсы.

Длительность задачи — это общий период рабочего времени, необходимый для ее выполнения.

Длительность измеряется в минутах (м), часах (ч), днях (д), неделях (н) или месяцах (мес) и может быть либо введена пользователем, либо вычислена MS Project на основе дат начала и завершения задачи, а также с учетом вида и объема назначенных ресурсов. И наоборот, на основе длительности могут быть определены даты начала и окончания задачи и, после назначения ресурсов, объем работ.

MS Project вычисляет длительность задачи, суммируя количество рабочего времени между планируемыми датами ее начала и завершения, без учета времени на перерывы в работе (например, на выходные дни).

Если новая задача введена без указания ее длительности, MS Project вычисляет длительность (или использует значение, заданное по умолчанию) и помечает это значение как ориентировочное (визуальным признаком служит вопросительный знак после значения длительности). MS Project работает с ориентировочными длительностями так же, как и с «точными», но он как бы предупреждает пользователя, что эти значения рассчитаны исходя из другой имеющейся информации относительно задачи, и если полученная длительность не удовлетворяет разработчика проекта, следует пересмотреть другие параметры задачи.

Помимо «обычной» длительности в MS Project различают еще один тип длительности, для которого вычисления выполняются несколько по-иному.

В англоязычном варианте для нее используется термин Elapsed Duration (Истекший период). В локализованной версии MS Project вместо него введен вариант астрономическая длительность. Под этим термином понимается промежуток времени, необходимый для завершения непрерывной работы, выполняемой без учета рабочего календаря проекта. Примером такой задачи может служить застывание бетона в опалубке (бетон будет делать свое дело без выходных и перерыва на обед, пока окончательно не застынет). Другой характерный пример — перемещение грузов на большие расстояния (скажем, с помощью железнодорожного транспорта).

Другими словами, астрономическая длительность устанавливается для задач (точнее, для процессов), которые после их начала не могут быть приостановлены.

Таким образом, астрономическая длительность определяется MS Project в предположении, что в рабочей неделе содержится 7 рабочих дней, по 24 часа каждый. При этом ни параметры рабочего календаря проекта, ни параметры рабочего времени, установленные на вкладке Календарь диалогового окна Параметры, в расчет не принимаются.

Чтобы сообщить MS Project, что для данной задачи устанавливается астрономическая длительность, следует перед обозначением единиц времени ввести префикс «а». Например, если некий непрерывный процесс занимает 10 часов, то в поле Длительность следует ввести «10 ач».

Условия планирования задач. Под условиями планирования задачи понимаются ограничения, определяющие способ размещения задачи в расписании (календарном графике) проекта.

Введение условий планирования (или ограничений — Constraint) позволяет пользователю корректировать алгоритм планирования, используемый MS Project. Как правило, целью такого «вмешательства» является задание желаемых дат начала или завершения задач, для которых должны быть учтены некоторые дополнительные плохо формализуемые условия (например, главный бухгалтер уходит в декретный отпуск и требуется завершить расчеты с поставщиками до соответствующей даты).

MS Project позволяет задавать три типа условий:

1. «жесткие», которые обязательно должны быть выполнены (Фиксированное окончание, ФО (Must Finish On, MFO); Фиксированное начало, ФН (Must Start On, MSO));

2. «умеренные», выполнение которых должно быть согласовано с другими параметрами проекта (Окончание не ранее, ОНР (Finish No Earlier Than, FNET); Окончание не позднее, ОНП (Finish No Later Than, FNLT); Начало не ранее, ННР (Start No Earlier Than, SNET); Начало не позднее, ННП (Start No Later Than, SNLT));

3. «гибкие», которые, собственно говоря, являются не ограничениями, а вариантом расчета расписания (Как можно раньше, КМР (As Soon As Possible, ASAP); Как можно позже, КМП (As Late As Possible, ALAP)).

Способ исчисления трудозатрат

Способ исчисления трудозатрат (или тип задачи (объем или срок), Task Type) определяется типом взаимосвязи между длительностью задачи и объемом работ, необходимых для ее выполнения.

В MS Project предусмотрено три типа такой взаимосвязи:

1. Fixed Units (Фиксированный объем назначений, в локализованной версии — Фиксированные единицы) — для таких задач никакие изменения длительности или объема работ (Work) не приводят к изменению количества назначенных единиц ресурсов (Units), поскольку эта величина устанавливается пользователем и поддерживается MS Project на заданном уровне.

Данный тип задач используется MS Project по умолчанию.

2. Fixed Duration (Фиксированная длительность) — для таких задач никакие изменения объема назначений или объема трудозатрат не приводят к изменению длительности задачи, поскольку ее величина устанавливается пользователем и поддерживается MS Project на заданном уровне.

3. Fixed Work (Фиксированный объем работ, в локализованной версии — Фиксированные трудозатраты) — для таких задач никакие изменения объема назначений или длительности не приводят к изменению объема трудозатрат, поскольку его величина устанавливается пользователем и поддерживается MS Project на заданном уровне в соответствии с таким соотношением: Work = Duration x Units.

Рассмотренные параметры задач могут быть заданы различными способами. Выбор конкретного способа зависит от текущей ситуации и используемого в данный момент формата представления проекта.

Ниже рассмотрены наиболее удобные из предлагаемых MS Project средств.

Диалоговое окно Сведения о задаче. Данное диалоговое окно позволяет за одно обращение установить значения практически всех параметров выбранной задачи. Кроме того, с его помощью могут быть заданы общие параметры для нескольких выбранных задач.

Окно может быть открыто одним из следующих способов:

• двойным щелчком мыши в любой ячейке строки таблицы, содержащей список задач проекта;

• двойным щелчком мыши на рамке задачи в сетевом графике проекта;

• посредством выбора команды Сведения о задаче в меню Проект основного окна или в контекстном меню задачи (либо группы выбранных задач).

Команду Сведения о задаче целесообразно использовать при установке параметров для нескольких задач одновременно.

Ниже рассмотрены только две вкладки окна Сведения о задаче: Общие и Дополнительно, поскольку именно на них собраны элементы управления, позволяющие устанавливать значения рассмотренных выше параметров.

Вкладка Общие. С помощью элементов управления, имеющихся на вкладке Общие, могут быть установлены следующие параметры задачи:

• длительность; выбор значения выполняется с помощью дискретного счетчика Длительность; по умолчанию длительность измеряется в днях, но могут быть установлены другие единицы (дни, недели, месяцы, годы), путем непосредственного редактирования условного обозначения в поле счетчика; для любой единицы времени дискретность изменения показаний счетчика равна 1; если значение длительности следует рассматривать как предварительную (ориентировочную), требуется установить флажок Предварительная оценка;

• приоритет задачи; напомним, что приоритет определяет очередность завершения задержанной задачи (по отношению к другим задержанным задачам), когда задержка возникает из-за выравнивания ресурсов; для указания приоритета служит дискретный счетчик Приоритет; по умолчанию показания счетчика изменяются с дискретностью 20, однако с клавиатуры может быть введено любое целое число в диапазоне от 0 до 1000;

• дата начала задачи; для первой задачи проекта, а также для других задач, не имеющих предшественников, дата начала по умолчанию совпадает с начальной датой проекта; для остальных задач MS Project вычисляет дату начала автоматически; тем не менее вычисленная дата может быть изменена пользователем «насильственно», путем ввода требуемой даты в поле Начало; такую дату MS Project рассматривает как дату-ограничение (Constraint Date) и пытается по возможности учесть при составлении расписания;

• дата завершения задачи; если для задачи введены дата и длительность, то MS Project вычисляет дату ее завершения автоматически; тем не менее вычисленная дата может быть изменена пользователем путем ввода требуемой даты в поле Окончание; такую дату MS Project рассматривает как дату-ограничение и пытается по возможности учесть при составлении расписания.

Вкладка Дополнительно. Несмотря на не очень впечатляющее название, на этой вкладке могут быть установлены весьма важные параметры задачи:

• предельная дата завершения задачи; устанавливается с помощью поля Крайний срок; предельная дата не является датой-ограничением и, как правило, не влияет на параметры расписания; она лишь служит своеобразным признаком, позволяющим отслеживать соблюдение плановых сроков; если предельная дата наступила, а задача еще не завершена, в столбце индикаторов таблицы задач появляется специальный значок; крайний срок обозначается также на календарном графике;

• условие планирования задачи; выбирается из раскрывающегося списка Тип; MS Project учитывает заданные пользователем условия планирования при размещении задачи в расписании проекта; напомним, что если для проекта задан вариант планирования на основе прямого прохода, то для всех задач по умолчанию устанавливается условие КМР («как можно раньше»); при планировании на основе обратного прохода используется условие КМП («как можно позже»); помимо этих двух вариантов, список Тип содержит еще 6 пунктов; при выборе любого из «жестких» или «умеренных» условий требуется дополнительно указать дату, связанную с данным условием; такая установка выполняется с помощью поля Дата ограничения;

• тип задачи; выбор типа задачи выполняется с помощью раскрывающегося списка Тип задачи; расположенный рядом флажок Фиксированный объем работ позволяет указать, следует ли выполнять автоматический пересчет двух других взаимосвязанных параметров (для задачи типа Фиксированные трудозатраты флажок недоступен, поскольку для таких задач пересчет выполняется обязательно); подробнее о типах задач см. подраздел «Основные понятия»;

• календарь задачи; использование для задачи индивидуального календаря позволяет выполнять ее во «внеурочное» время, по индивидуальному графику; назначение задаче календаря производится посредством его выбора из списка Календарь; по умолчанию установлен вариант Нет; при выборе любого другого варианта становится доступен флажок Не учитывать календари ресурсов при планировании; его установка означает, что при наличии у ресурсов (исполнителей) задачи индивидуальных календарей их не следует учитывать; если флажок снят, то задача планируется на такие периоды, которые являются рабочими и в ее календаре, и в календарях ресурсов; если в списке отсутствует календарь, который должен использоваться для данной задачи, то его предварительно требуется создать; формирование календаря для задачи выполняется таким же образом, как и для ресурса.

Ввод значений параметров задачи в поля данных аналогичен вводу информации в ячейки «обычной» электронной таблицы, однако имеется и ряд отличий:

• для некоторых параметров в MS Project предусмотрено использование дополнительных элементов управления, облегчающих процедуру выбора требуемого значения; элемент управления становится доступен после щелчка мышью в соответствующей ячейке; в качестве таких элементов могут применяться:

• дискретные счетчики (например, для установки длительности задачи);

• раскрывающиеся списки (например, для выбора исполнителей;

• раскрывающийся календарь (для ввода различных дат);

• некоторые параметры рассчитываются MS Project, и ввод данных пользователям в такие поля запрещен; например, нельзя изменять значения параметров суммарных задач, так как они вычисляются MS Project на основе параметров подзадач.

Ввод параметров в Форму задач. Форму задач удобно использовать в составе того или другого комбинированного представления проекта (см. раздел «Представления, таблицы и поля»). На этапе описания задач ее целесообразно совместить с диаграммой Гантта (данный вариант доступен по умолчанию, достаточно всего лишь переместить вверх маркер полосы разделения в окне диаграммы Гантта).

В такой комбинации Форма задач обеспечивает удобный доступ одновременно к полям данных таблицы задач, параметрам календарного графика и к параметрам задачи, представленным на вкладках диалогового окна Сведения о задаче.

Чтобы Форма задач отражала данные по конкретной задаче, достаточно щелкнуть мышью в любой ячейке соответствующей строки таблицы задач или на отрезке задачи в окне календарного графика.