33. Автоматизація робіт при управлінні проектами.

Автоматизовані системи управління проектами містять такі структурні елементи:

- засоби для календарно-сіткового планування;

- засоби для вирішення окремих завдань;

- засоби для спрощення і обмеження доступу до проектних даних;

- засоби для організації комунікацій;

- засоби для інтеграції з іншими прикладними програмами.

Як правило, універсальні системи управління проектами, пред­ставлені на ринку, забезпечують основний набір функціональних можливостей, які включають:

1).Засоби проектування структури робіт проекту і планування за методом критичного шляху:

-описання основних параметрів проекту;

-встановлення логічних зв’язків між роботами;

-багаторівневе представлення проекту;

-підтримка календаря проекту;

2).засоби планування ресурсів і витрат:

-організаційна структура виконавців і структура витрат;

-ведення списку наявних ресурсів, номенклатури матеріалів і статей витрат;

-призначення ресурсів і витрат по роботах;

-підтримка календарів ресурсів;

-календарне планування за обмежених ресурсів;

3).засоби контролю за ходом виконання проекту:

-фіксація планових параметрів проекту в базі даних;

-введення фактичних показників виконання робіт;

-введення фактичних обсягів робіт і використання ресурсів;

-порівняння планових і фактичних показників, прогнозування виконання робіт;

4).засоби графічного подання структури проекту і створення різних звітів за проектом:

-діаграма Гантта (з електронною таблицею, яка дозволяє відображати різну додаткову інформацію);

-сіткова діаграма (PERT-діаграма);

-створення звітів, необхідних для планування і контролю проекту (звіти про виконання графіка проекту, різноманітні звіти по ресурсах і витратах тощо);

5).засоби організації групової роботи.

Вивчаючи матриці порівняння основних функцій програм уп­равління проектами, дуже важко знайти істотні відмінності між ними, а виявити їх у реалізації окремих функцій вдається лише при детальному вивченні й тестуванні програми. Основні розбіжності виявляються під час реалізації функцій ресурсного планування і багатопроектного планування і контролю.

Професійні системи надають більш гнучкі засоби реалізації функцій планування і контролю, але потребують більших витрат часу на підготовку й аналіз даних і, відповідно, високої кваліфікації користувачів. Другий тип пакетів (більш прості системи) адресований користувачам-непрофесіоналам, для яких управління проектами не є основним видом діяльності, лише час від часу їм необхідно спланувати невеликий комплекс робіт чи ввести фактичні дані за проектом. У цьому разі найважливішим є простота використання і швидкість отримання результату.

Модель проекту в автоматизованих системах управління проектами

В автоматизованій системі модель управління проектом будується на основі трьох елементів:

- структури робіт проекту;

- структури ресурсів;

- матриці призначення ресурсів на роботи проекту.

Структура робіт проекту — це перелік етапів і робіт проекту згідно з їхньою підпорядкованістю, взаємозв’язків між роботами, орієнтовної тривалості виконання робіт. За цими параметрами програма в автоматизованому режимі (самостійно) розрахо­вує календарний графік проекту, визначає дати початку і завершення окремих робіт і всього проекту, резерви часу.

Особливістю планування в автоматизованих системах управління проектами є те, що ми зазвичай не прив’язуємо роботи до конкретних дат, а лише визначаємо їх структуру, взаємозв’язок, тривалість виконання. Це дозволяє системі потім використовувати різні алгоритми оптимізації проекту, відслідковувати зміни календарного графіка проекту під час його реалізації.

Структура ресурсів проекту — це людські ресурси, обладнання, матеріали і кошти. В електронних таблицях описуються їхні основні характеристики: вартість, продуктивність, кількість ресурсів. Для деяких типів ресурсів у системах можна задавати календарі їх використання.

Матриця призначень містить відомості про те, які ресурси, якого типу і яким чином використовуються по кожній роботі проекту. Система зберігає дані про те, яких ресурсів, з якими властивостями і в якій кількості потребують роботи. Після призначення ресурсів по роботах проекту програма автоматично здійснює перерахунок календарного плану з урахуванням обмежень по ресурсах.

Останнім часом класичні системи управління проектами доповнюються продуктами, які дозволяють:

-додати чи поліпшити окремі функції управління проектами, наприклад, аналіз ризиків, облік робочого часу виконавців, розрахунок розкладу за обмежених ресурсів;

-інтегрувати системи управління проектами в корпоративні системи управління.

Найпоширеніші системи управління проектами:

1. Microsoft Project;

2. Open Plan Professional;

3. Spider Project;

4. Sure Trek Project Manager;

5. Primavera Project Planner (P3).

На сьогодні у світі розроблено кілька сотень систем, які реалізують функції календарного планування і контролю проектів. Але реально на вітчизняному і російському ринках представлені не більш як 10 програм, серед яких — Microsoft Project, Open Plan Professional, Spider Project, Sure Trek Project Manager, Primavera Project Planner (P3), Time Line, CA Super Project, Project Scheduler, Turbo Project, Artemis Views.