3. Выставочная деятельность в сфере туризма и гостеприимства.

Основные цели выставочной деятельности туроператора:

– информирование потребителей о собственных предложениях на предстоящий туристический сезон;

– поиск партнеров по сбыту как в самой Беларуси, так и за ее пределами (чаще всего это поиск готовых к сотрудничеству туристических агентств);

– расширение партнерских связей (знакомство и переговоры с поставщиками туруслуг, конкурентами);

– обмен опытом;

– создание положительного имиджа туроператора в общественном мнении потребителей региона и регионального туристического истеблишмента.

Поскольку выставочная деятельность ориентирована как на потенциальных туристов, так и на профессионалов, рекламно–выставочный материал должен нести большую коммерческую нагрузку и отличаться в зависимости от того, кому он предназначен. Так, потенциальному потребителю достаточно предоставить красочный буклет или каталог с указанием контактных телефонов оператора или уполномоченных агентов, устно рассказать о конкурентных преимуществах предлагаемых путешествий. Однако профессионал от туризма больше заинтересуется в получении ценовых предложений, конфиденциальных тарифов, информации об условиях бронирования и совместной работы, о размере комиссионного вознаграждения и т.д.

Участие в любой туристической выставке платное. Участники оплачивают:

– аренду выставочных площадей;

– регистрацию каждого участника выставки;

– дополнительную мебель или экспозиционный материал на стенде (дополнительно оплачивается организатором выставки установка на стенде стола и любой другой мебели, освещения, аппаратуры и т.п.);

– транспортировку выставочного материала из офиса на выставку и обратно;

– труд работников устроителей выставки (грузчиков, монтажников и т.д.).

« Выставочная деятельность состоит из трех логических этапов:

– подготовительный;

– непосредственно работа на выставке;

– заключительный.

1. Подготовительный этап включает в себя выбор выставки, участие в которой наиболее эффективно для туроператора и прочие организационные мероприятия, связанные с ней. Необходимо знать, что подготовка к турвыставке начинается за 2 месяца до момента ее открытия. Для того чтобы определить, эффективно ли будет участие в выставке для самого туроператора, необходимо:

– изучить каталог участников;

– анализируя мнения прежних участников, определить степень «отдачи» выставки (ее эффективность);

– ознакомиться со статистической информацией, предоставляемой организаторами выставки (проходимость выставочных площадей, время работы выставки, среднее количество и состав посетителей).

Приняв положительное решение об участии в выставке, следует тщательно спланировать варианты участия в выставке:

– приобретение собственного стенда (наиболее дорогостоящий вариант выставочной деятельности, хотя и самый престижный и заметный);

– участие в коллективном стенде (например, туроператоры, занимающиеся приемом туристов в Крыму, могут заказать общий стенд);

– участие без приобретения стенда (нахождение на выставке зарегистрированного работника туроператора, просто раздающего рекламный материал посетителям).

Далее, анализируя опыт партнеров или конкурентов, разрабатывается стратегия привлечения посетителей выставки к стенду туроператора. Основными решениями, привлекающими внимание посетителей, могут быть:

– более удачное размещение стенда на выставочной территории;

– нестандартное решение выставочного стенда (например, стенд, изготовленный из необычного строительного материала и т.д.);

– привлекающая внимание надпись на стенде (цветовое решение и шрифт);

– оригинальный дизайн и декор стенда (использование флагов, транспарантов, оригинальных конструкций, манекенов и т.д.);

– оригинальный способ обращения работников выставочного стенда к посетителям (например, работники выставочного стенда Болгарии устроили выступление национального ансамбля, которое сопровождалось угощением всех желающих болгарским вином и сыром);

– возможности дополнительного рекламирования стенда на самой выставке (например, многократное сообщение рекламной информации по радио во время работы выставки, размещение указателей или рекламных щитов на входе и т.д.).

Далее избираются действия и мероприятия, которые планируется проводить на стенде во время работы выставки. Это могут быть:

– демонстрация туристических возможностей предлагаемых курортов, туров и направлений (показ видео, фотографий, плакатов);

– пристендовые мероприятия (лотереи, розыгрыш призов);

– презентация новых возможностей туроператора (например, новая система бронирования или бонусная система для агентств);

– подписание договоров о сотрудничестве с агентствами;

– проведение переговоров с оптовыми покупателями туристических услуг.

Планируемые на выставке действия и мероприятия прямо воздействуют не только на величину стенда, но и на его конфигурацию, расположение, контингент работников стенда

(если, к примеру, во время выставки планируется подписание «серьезных» договоров с оптовыми покупателями, необходимо не только наличие изолированной комнаты для переговоров, но и полномочного на проведение этих переговоров представителя туроператора).

Затем приступают к разработке рекламного раздаточного материала. Изготовление раздаваемой продукции - довольно дорогостоящее удовольствие, поэтому необходимо разработать раздаточный материал таким образом, чтобы он надолго сохранился у посетителя выставки и принес максимальную отдачу туроператору. Для этого:

– необходим оригинальный макет рекламного раздаточного материала (посетители с большей охотой берут, а потом длительное время сохраняют необычные, красочные каталоги, буклеты и плакаты, чем стандартные листовки, напечатанные на дешевой бумаге);

– «срок жизни» рекламного материала тем длительнее, чем больше вариантов его дополнительного использования может придумать посетитель выставки (к примеру, пакеты с логотипом туроператора, календари, плакаты, путеводители будут иметь довольно длительное воздействие на посетителя);

– дизайн раздаточного материала должен отвечать и гармонировать с дизайном самого стенда;

– информация, содержащаяся в раздаточном материале должна определяться целями участия туроператора в данной выставке. Гораздо эффективнее делать акцент только на тех направлениях работы, в которых туроператор специализируется, имеет большие (чем конкуренты) возможности, а сам тур - большие конкурентные преимущества, чем рекламировать все его туры;

– количество раздаточного материала также определяется целями участия в выставке (например, раздавать рекламную продукцию всем посетителям или только работникам турбизнеса), популярностью и проходимостью самой выставки, длительностью работы выставки.

Дополнительно перед началом работы выставки можно прорекламировать собственный стенд, пригласив к нему наиболее интересующие с точки зрения дальнейшего сотрудничества фирмы (разослать приглашения, организовать трансфер к месту проведения выставки для работников турфирм из региона, организовать дополнительную культурную программу для участников выставки — например, экскурсионное обслуживание, проживание в гостиницах, банкет и т.д.).

2. Этап непосредственной работы на выставке

Во время работы выставки огромное значение имеет уровень подготовки и профессионализм работников стенда. Они должны не только своим внешним видом, манерами поведения привлечь большое количество посетителей (для этого также необходимо продумать дизайн одежды, стиль поведения, провести инструктаж команды), но и заинтересовать подошедшего к стенду посетителя.

Существует ряд общепринятых правил работы стендовой команды во время выставки:

– приветливое отношение к каждому посетителю;

– обслуживание стенда коллективом не менее чем 2 человек (для того, чтобы один человек мог не прерывать беседу с посетителем, в то время, как второй будет формировать пакет рекламного материала);

– необходимо иметь на стенде необходимый запас рекламного материала;

– необходимо иметь мобильную связь работников стенда с офисом туроператора (для разрешения ситуаций, связанных с экстренным подвозом рекламной продукции или необходимостью консультаций при проведении переговоров с посетителем);

– обязательна регистрация всех посетителей, проявивших интерес к стенду (обычно это организуется с помощью обмена визитками). Данная мера нужна для поддержания дальнейших контактов с заинтересовавшимся посетителем стенда;

– параллельный с работой стенда анализ работы стендовых команд конкурентов (это поможет повысить профессионализм работников и избежать многочисленных ошибок в выставочной деятельности в дальнейшем).

3. Заключительный этап

Участие в выставке — только начальный этап в приобретении интересных деловых контактов. После закрытия выставки могут последовать следующие мероприятия:

– пресс-конференция, организуемая либо самим туроператором для привлечения внимания журналистов, либо организаторами выставки;

– продолжение переговоров с заинтересовавшимися посетителями выставки (уже у себя в офисе);

– различные семинары, мастер-классы для представителей турбизнеса.

Выставочная деятельность – это, в одной стороны, громадный, яркий, эффектный спектакль и тяжелая, кропотливая, ежедневная работа – с другой. Степень заинтересованности в туристском продукте наиболее высока на специализированных выставках. Это могут быть как выставки, направленные на продвижение определенного регионального турпродукта («Курорты и туризм» в Сочи,), так и выставки для въездных туроператоров, которые проводятся по месту нахождения основного потребителя (FITUR (Мадрид); BIT (Милан).Крупнейшими международными туристскими биржами считаются ITB (Берлин, выставочная площадь – 85 тыс. кв. м), WTM (Лондон – около 5 тыс. экспонентов), Международный салон по туризму в Париже, Международная туристская выставка ФИТУР в Мадриде. Этапы:1). принятие решения об участии в выставке;2). определение целей; 3). выбор конкретной выставки; 4). подготовительно-организ период; 5). работа в ходе выставки; 6). анализ итогов.

Цели: представление фирмы и ее продуктов; изучение рынков сбыта; поиск новых рынков; расширение числа клиентов; внедрение нового туристского продукта на рынок; определение возможного спроса на новый продукт; поиск новых деловых партнеров; изучение предложения конкурентов; позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов; формирование благоприятного имиджа туристической фирмы; сбыт продуктов и заключение контрактов. Выбор выставки: время и место проведения; авторитет выставки; численный и качественный состав участников и посетителей… «Участие в какой из выставок даст наибольший эффект в достижении целей, стоящих перед данной туристической фирмой?». Беларусь – в 2003 выступала единым стендом, в 2010 приняли участие в Вильнюс, Москва. Лонд, Варш, ТельАвив, Познань.

Подг-организ период: подача заявки. Отбор и подготовка персонала, подбор рекл мат-ла, разработка оформления стенда, заключение договора, оформление заказа, определение размеров выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов.Бронирование площадей необходимо осуществлять заранее. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда[3]. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды?.. Гораздо важнее оригинальное, качественное оформление экспонатов, отлаженная работа стендистов (уровень проф знаний,уверенность, находчивость,хорошо поставленная речь, иностр языки,опыт на выставках, работа со сми, форма одежды), внимательное отношение к посетителям, привлекательная реклама. Совместные стенды могут сыграть положительную роль для их участников, когда единым тематическим стендом выступают национальные туристские администрации. Так делают HTA Германии, Кипра, Турции, Египта, ОАЭ.

Работа в ходе выставки: персонал, корректность и приветливость, грамотное освещение и музыка (как вариант), желательно, чтобы во время работы выставки присутствовал руководитель фирмы (если невозможно, необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы будет кто-то из руководителей), реклам материалы. Среди мероприятий, призванных заинтересовать публику, важны презентации, конкурсы по тематике выставки, лотереи и т.п. После завершения выставки должен быть сделан анализ итогов. Итоги выставки можно условно подразделить на две группы: организационные; коммерческие. ОРГАНИЗ - удачно ли было выбрано место для стенда; соответствовала ли площадь стенда; какие неудобства имели место во время работы; без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись. КОММЕРЧ – это объективные показатели: количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы, потенциальных клиентов, объем заключенных контрактов со старыми и новыми клиентами; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д. По окончании выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, пути и средства их решения, уроки на будущее. Проанализировать ценовую политику конкурентов, оценить свои возможности по снижению цены на отдельные виды турпродукта. Полезно составление обзора по всем выставкам, в которых участвовала турфирма, с учетом видов затрат (на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала и т.п.).

Лондон – 9 м кВ 6-8 тыс стерлингов, РБ – 6 м кВ 700 дол без оборудования. Если фирма выбирает стенд, открытый с 2 сторон, базовая ставка цены 1 кв. м арендной площади увеличивается на 10%, 3 – 20%, отдельно стоит +30%. Самое существенное для туристического предпр - уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным.