2.5. Облік праці і заробітної плати

Відповідно до статті 1 Закону України «Про оплату праці» заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Закон України «Про оплату праці» визначає економічні та організаційні засади оплати праці працівників, які перебувають у трудових відносинах, на підставі трудового договору з підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності та господарювання, а також з окремими громадянами та сфери державного і договірного регулювання оплати праці і спрямований на забезпечення відтворювальної та стимулюючої функцій заробітної плати.

Правильність і точність розрахунків з персоналом з оплати праці залежить від якості оформлення первинних документів з обліку особового складу працівників, використаного часу, обсягу виконаних робіт.

Облік особового складу працівників підприємства ДП “Макарівський лісгосп” здійснює відділ кадрів, де ведеться:

• книга наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення та звільнення з роботи;

• книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них;

• прибутково-видаткова книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них;

• особові листки та картки;

• книга протоколів загальних зборів трудового колективу.

Первинними документами, на підставі яких ведеться облік особового складу, є: наказ про прийняття на роботу; особова картка, яка заводиться на кожного працівника; наказ (розпорядження) про надання відпустки; наказ (розпорядження) про припинення трудової угоди.

На всіх працівників, які працюють на підприємстві ДП “Макарівський лісгосп”, заводяться трудові книжки. Трудова книжка зберігається на основному місці роботи.

В бухгалтерії на кожного робітника відкривається особовий рахунок , де до кінця року ведеться облік нарахованої заробітної плати. В особових рахунках міститься інформація про нараховану заробітну плату, утримання з неї, суми до видачі. Ця інформація потім використовується для розрахунку середньої заробітної плати, а також при наданні різного роду довідок.

На підприємстві ДП “Макарівський лісгосп” організований табельний облік робочого часу.

Табель – це первинний документ з обліку відпрацьованого часу. Табель складається в одному примірнику табельником, майстром або іншими особами, яким доручено вести табельний облік, і подається до бухгалтерії у встановлені на підприємстві терміни . При відрядній формі оплати праці даних табеля недостатньо. Тому облік виробітку здійснюється за типовими формами, залежно від технологічного процесу виробництва, системи оплати праці: у рапортах про виробіток, маршрутних листах, нарядах , відомостях обліку виробітку та інших документах, які підписуються керівником і передаються в бухгалтерію для нарахування заробітної плати.

Операції, які передбачені технологічним процесом, оплачуються за нарядами на відрядні роботи, а різні доплати – за листками на доплату.

На ДП “Макарівський лісгосп” після нарахування суми заробітної плати бухгалтерія проводить розрахунок утримань. Різниця між нарахованою сумою заробітної плати та утримань представляє суму до видачі для кожного робітника. В залежності від договору заробітна плата робітника може виплачуватись один або два рази у місяць. В останньому випадку в першу половину місяця видається аванс, а в другу − проводиться повний розрахунок заробітної плати за місяць. Грошові кошти для виплати заробітної плати підприємство отримує по чеку з поточного рахунку банку. Разом з чеком підприємство представляє банку всі необхідні платіжні документи по перерахуванням іншим організаціям та особам, на користь яких пройшло утримання із заробітної плати. Видача заробітної плати проводиться за платіжною відомістю. В ній заповнюється табельний номер робітника, його прізвище, ім’я та по-батькові. Розрахунково-платіжні відомості виконують подвійну функцію:

• по-перше, за їх допомогою виконуються розрахунки з працюючими;

• по-друге, вони є формою аналітичного обліку по рахунку 66 “Розрахунки з оплати праці”.

Дані вносяться у відомість на основі відповідних первинних документів. По кожному робітнику вносять суми заробітної плати, включаючи всі види оплати, тобто премії, доплати за роботу у нічний час, за роботу у святкові дні, надбавки за вислугу років, а також всі види оплат, які не входять до фонду заробітної плати − по лікарняних листах, одноразова винагорода. Потім підраховується загальна сума чисельної заробітної плати. Далі вказуються усі утримання (прибутковий податок, внески у Пенсійний фонд, у фонд обов’язкового соціального страхування, на випадок безробіття, аліменти, аванс та інші). Підраховується загальна сума утримань та визначається сума, яка буде відображається до виплати.

Розрахунково-платіжна відомість підписується керівником та головним бухгалтером ДП “Макарівський лісгосп”. На основі відомості заповнюється платіжна відомість для видачі заробітної плати робочим та службовцям. Платіжна відомість передається в касу для виплати заробітної плати робітникам під розписку, яка затверджує отримання грошей або по довіреності. Заробітна плата виплачується в трьохденний строк, враховуючи день отримання грошей з поточного рахунку, після чого касир “закриває” платіжну або розрахунково-платіжну відомість, а напроти прізвище працівників, що не отримали заробітну плату, проставляє штемпелем чи робить помітку від руки “Депоновано”. У кінці відомості касир фіксує суми фактично виданої та неотриманої заробітної плати, звіряє ці цифри із загальною сумою за відомістю та підтверджує попередні записи своїм підписом. Задепоновані суми заносяться до реєстру депонованих сум і одночасно відображають їх у книзі обліку депонентів.

На загальну суму виданої заробітної плати складається видатковий касовий ордер, який, в свою чергу, реєструється у журналі реєстрації видаткових і прибуткових касових ордерів. Дата та номер видаткового касового ордера фіксуються у відповідних платіжних і розрахунково-платіжних відомостях.

Депоновані суми на наступний день після закінчення терміну виплати заробітної плати вносяться на поточний рахунок. Це необхідно для того, щоб банк зберігав і окремо враховував ці суми і не міг використовувати на інші виплати підприємства, так як працівники підприємства можуть вимагати їх у любий день. Суми, які вимагають працівники, касир замовляє у банку, які потім виплачуються на підставі видаткового касового ордера.

Депонентська заборгованість виплачується в установленому порядку по видатковим касовим ордерам. По закінченні трьох років строку позовної давності сума незатребуваної заробітної плати перераховується до бюджету.

Кожен працівник ДП “Макарівський лісгосп” має право на щорічну відпустку, а також на додаткові, творчі та соціальні відпустки згідно із законодавством.У всіх випадках надання відпустки оформляється наказом керівника установи, що і є підставою для нарахування оплати за час відпустки.

Для оплати щорічної відпустки обчислюється середня заробітна плата за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник працював у даній установі менше року, то середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час, тобто з 1 числа місяця після зарахування на роботу і до 1 числа місяця, у якому надається відпустка. Якщо згідно із законодавством або з інших причин працівник не працював якийсь час і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, то цей проміжок часу виключається з розрахункового періоду.

При визначенні середньої зарплати для розрахунку оплати за час відпустки враховують такі виплати: основна зарплата, доплати і надбавки (за понаднормову роботу і роботу в нічний час, за суміщення посад, розширення зон обслуговування, умови праці, інтенсивність праці, вислугу років), виробничі премії, винагороди за підсумками року, допомога з тимчасової непрацездатності, виплата за середнім заробітком (за час виконання державних і громадських обов'язків, службових відряджень тощо).

Не враховуються при визначенні середньої зарплати виплати разового характеру (за окреме доручення, за невикористану відпустку, матеріальна допомога, вихідна допомога та ін.), компенсаційні виплати на відрядження, премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, пенсії, державна допомога, призи за результатами конкурсів, вартість виданого спецодягу, засобів індивідуального захисту, знезаражувальних засобів, спеціального харчування, дотації на обіди та проїзд, зарплата за роботу за сумісництвом, доходи від акцій трудового колективу та ін.

Для визначення оплати за час відпустки суму зарплати за 12 місяців (або за менший фактично відпрацьований період) ділять на кількість календарних днів у взятому для розрахунку періоді (за вирахуванням святкових і неробочих днів згідно із законодавством) і одержаний середній денний заробіток множать на кількість календарних днів відпустки. При цьому святкові і неробочі дні, що припадають на період відпустки, у розрахунок тривалості відпустки не включаються і не оплачуються.

Якщо відпустка починається в одному, а закінчується у наступному місяці, то суму оплати визначають окремо за кожен місяць. Це необхідно для правильного розрахунку сукупного оподатковуваного доходу для утримання податку з доходів фізичних осіб.

Середня заробітна плата визначається відповідно до "Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням", затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266, виходячи з виплат за останні шість календарних місяців роботи перед захворюванням. При цьому загальну суму заробітку ділять на кількість фактично відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді. Якщо працівник відпрацював в установі до хвороби менше шести місяців, середня зарплата визначається виходячи з виплат за фактично відпрацьований час. Загальна сума заробітку для розрахунку допомоги з урахуванням додаткової оплати не повинна перевищувати граничну місячну суму зарплати, на яку нараховуються страхові внески на загальнообов'язкове державне соціальне страхування. Гранична сума місячної зарплати (доходу), з якої утримуються страхові внески, кожен рік визначається Законом про Державний бюджет.

Тривалість хвороби для розрахунку допомоги визначається кількістю робочих днів, що припадають на час хвороби. При цьому сума допомоги визначається множенням середньоденного заробітку на кількість робочих днів хвороби та на розмір допомоги залежно від страхового стажу: 60% − при страховому стажі до 5 років; 80% − при стажі від 5 до 8 років; 100% середньої зарплати − при страховому стажі понад 8 років, а також ветеранам війни та громадянам, що постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС, незалежно від страхового стажу.

Для обліку розрахунків з працівниками ДП “Макарівський лісгосп” за всіма видами оплати Праці і допомоги за тимчасовою непрацездатністю у плані рахунків передбачено пасивний субрахунок 661 "Розрахунки із заробітної плати". За кредитом цього субрахунка відображаються нараховані суми, а за дебетом − відрахування, виплати, суми депонованої зарплати. Суми нарахованої заробітної плати є фактичними видатками бюджетної установи за кодом економічної класифікації видатків 1110 і обліковуються за дебетом рахунків 80, 81 і 82 залежно від того, яким працівникам і за рахунок яких коштів здійснюють нарахування. Кредитують при цьому субрахунок 661.

Бухгалтерські записи на суми нарахованої заробітної плати і відрахування з неї на підставі розрахункових (розрахунково-платіжних) відомостей відображають у "Меморіальному ордері № 5 − Зведенні розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій" т.ф. № 405 (бюджет). Записи у зведенні систематизують за відповідними кодами функціональної класифікації видатків та видами коштів спеціального фонду. У централізованих бухгалтеріях записи у зведенні показують у розрізі установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією.

Суми виданої з каси заробітної плати відображають у меморіальному ордері № І за кредитом субрахунку 301, а перераховані за призначенням відрахування із заробітної плати −у меморіальних ордерах № 2 (за кредитом субрахунків 311 і 321) та № З (за кредитом субрахунків 313 і 323).

Усі установи є платниками збору на обов'язкове пенсійне та соціальне страхування. ДП “Макарівський лісгосп” не є винятком і згідно із Законом України "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування" від 26.06.1997 р. № 400/97−ВР (зі змінами і доповненнями) бюджетні установи у 2008 р. вносить до Пенсійного фонду 33,2% від суми фактичних витрат на оплату праці, які включають витрати на основну і додаткову зарплату, допомогу з тимчасової непрацездатності та інші заохочувальні і компенсаційні виплати, які підлягають оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб.

Страхові внески перераховуються відповідним фондам одночасно зі сплатою податку на доходи фізичних осіб, але не пізніше терміну отримання коштів на виплату зарплати. Аналітичний облік розрахунків зі страхування ведеться у багато штрафних картках у розрізі фондів.