4.2. Мәліметтерді сүзгіден өткізу

Мәзірдегі МәліметтерСүзгі (ДанныеФильтр) командасы керекті жазбаларды сүзгіден өткізуге мүмкіндік береді. Сүзгіден өткізу автоматты түрде - Автофильтр арқылы және қолмен де Күшейтілген (Усиленный) түрде жүргізуге болады.

4.3. Автосүзгіні пайдалану

Автофильтрді пайдалану кезінде курсорды мәліметтер қоры тұрған аймаққа алып барып, оны ерекшелеу керек. Содан кейін МәліметтерСүзгіАвтосүзгі командаларын орындау барысында өріс атаулары оң жағында төмен қарай бағытталған сүзгілеу критерийлері (шарттары) енгізілген тілсызық бейнелі түймелер пайда болады. Түймелерді басу арқылы мәліметтерді сүзгілеу критерийлерін беруге болады. Сол кезде пайда болатын ішкі менюдегі ( 2.1-сурет) Барлығы (Все) деген сөзді таңдау сүзгіден өткізу ісін жүзеге асырмайды, ал шарт (условие...) пунктін тандау экранға Пайдаланушы автофильтр сұхбат терезесін шақырып, онда сүзгіден өткізу (фильтрация) параметрлерін тағайындайды (2.2- сурет). Әрбір өріс элементтерін таңдау үшін логикалық ЖӘНЕ не НЕМЕСЕ функциялары арқылы байланысқан екі бірдей шарт беруге болады.

Біздің мысалымызда Автосүзгіні пайдаланып тек қана математика пәнінен 4 пен 5-ке оқитын студенттерді іздеу үшін Мәліметтер  Сүзгі  Автосүзгі (Данные => Фильтр => Автофильтр) командаларын орындаймыз, сол сәтте өрістердің оң жағында төмен қарай бағытталған тілсызық бейнелі батырмалар пайда болады. Матем өрісіндегі батырманы басып, ішкі мәзірден шарт пунктін таңдаймыз. Пайда болған автофильтр терезесінен үнсіз келісім бойынша «больше или равно» (үлкен немесе тең) деп, таңдап тұсындағы ұяшыққа 4 мәнін енгіземз де ОК батырмасын басамыз. Сол мезетте математика пәнінен 4 пен 5-ке оқитын студенттердің тізімі шығады. Қалған пәндерді осылай автофильтірден өткізсек, тек 4 пен 5-ке оқитын студенттердің 3-суреттегідей тізімі шығады. Осылайша Аты-жөні өрісіндегі тілсызықты шертіп, ішкі мәзірден шарт пункітін таңдағанда пайда болған автофильтр терезеіне үнсіз келісім бойынша «начинается с» деп таңдап, тұсындағы ұяшыққа А әрібін енгізсек, А әрібінен басталатын студенттердің тізімі шығады.

Ескерту. Берілген кестеге оралу үшін Критерий (өріс түймесі) тізімін ашып, Бәрі (Все) қатарын шерту немесе БерілгендерФильтр Бәрін (Данные => Фильтр => Отобразить все) көрсету командасын беру керек.

2.1- сурет. Ішкі мәзір 2.2-сурет. Пайдаланушы автофильтр терезесі

3-сурет. Автофильтр нәтижесі

4.4 Кеңейтілген фильтр

Мәліметтерді фильтрден өткізу әрекеттерін орындау үшін БерілгендерФильтр Кеңейтілген фильтр (ДанныеФильтр Расширенный) командасын таңдалады.

4-сурет Кеңейтілген фильтр терезесі

Таңдау нәтижесінде шыққан Кеңейтілген фильтр (4-сурет) сұхбаттық терезесінен үш аймақтың параметрлерін анықтап алып, енгізу қажет.

• Тізім аралығы – мәліметтер қорының аймағы;

• Шарт диапазоны – фильтрден өткізу критерийлері берілетін аймақ,

• Нәтижені диапазонға орналастыру – фильтрден өткен нәтижелердің жазылу аймағы;

4. 5. Мәліметтерді сұрыптау

БерілгендерСұрыптау (ДанныеСортировка) командалары мәліметтер қорын сұрыптайды, яғни белгілі бір ретке келтіріп, оларды қайта орналастырады. Ол үшін мәліметтер базасының бір аймағын ерекшелеп немесе сол аймаққа кестелік курсорды орналастырып, Мәліметтер Сұрыптау командаларын орындау керек. Сонда Диапазонды сұрыптау (Сортировка диапазона) сұхбат терезесі экранға шығады. Сол терезедегі ...бойынша Сұрыптау (Сортировать по...) деген жолдағы сұрыптауға негіз болатын өріс атауын таңдап аламыз (5-сурет).

5-сурет. Сұрыптау параметрінің сұхбат терезесі

Мысалы, студенттердің ретсіз орналасқан аты-жөндерін алфавит бойынша сұрыптау қажет болсын. Алдымен оларды ерекшелеп алып, БерілгендерСұрыптау командасын таңдаймыз. Сол кезде экран бетіне шыққан диапазонды сұрыптау терезесіндегі ...бойынша Сұрыптау деген жолдағы үнсіз келісім арқылы өріс атауын таңдап аламызда ОК батырмасын басамыз. Сонда төмендегідей нәтиже шығады.

6.1-сурет. Сұрыпталмаған түрі 6.2-сурет. Сұрыпталған түрі

Тапсырма.

Өз достарыңыздың аты-жөнін, туған жылы мен мекен-жайын жазып мәліметтер қорын дайындаңыз да, сұрыптау мүмкіндіктерін пайдаланып, мына тапсырмаларды орындаңыз:

- бірінші бағанадағы фамилияларды алфавит бойынша орналастырып (әріп кодтарының өсуі бойынша), кестені сұрыптау керек;

• достарыңыздың жасы ең кішісінен бастап ең үлкеніне қарай - туған жылының кемуі бойынша реттеп жазыңыз;

• енді достарыңыздың жасының ен үлкенінен бастап ен кішісіне қарай - туған жылының өсуі бойынша реттеп жазыңыз.

27-( АБАҚ

I XCEL Ж¥МЫС КІТАБЫ. КЕСТЕЛЕР БАЙЛАНЫСЫ

Кестслерден түратын EXCEL жүмыс кітабының бірнеше (Щриқтарын қалай пайдалануға болатындығын, сол ■рактардың арасындағы және файлдар арасындағы ■йланыстар калай жүзеге асатындығын карастырайық.

|7.1. Жұмыс кітабының парақтары

Liч осыған дейін жұмыс кітабынын тек бір парағымен,

иипі гск бір кестемен ғана жүмыс істеп келдік. Көбінесе

ім|иипіс кестені бірге пайдаланып, кітаптың бірнеше парағын

t|i уақытта катарластыра отырып пайдалану қажеттігі

... м.і.

')кранның төменгі жағында кестелер, яғни иарак жарлық-

рі.і корініп түрады. Егер бір жарлықта тышқаннын сол

ІК батырмасын шертсек, көрсетілген парак басымдылыкқа

Һ болып, үстіне орын ауыстырады. Жарлыкта тышқанның

ІН жақ батырмасын шерту кестенің, орнын ауыстыру, атын

■Н'рту және оны жою сиякты әрекеттерді орындайтын

м> икіді экранға шығарады.

ікранның сол жақ төменгі бүрыштарында жарлықтарды »si.h м.іру батырмасы бар, олар аркылы бір парақтан екінші Іцрпққа жылдам ауысуға болады. Ауыстыру ііні.ірмасында түрып, тышқанның оң жақ батырмасын ■«•риск, онда өзімізге керекті кез-келген паракты таңдап Liisi.i мүмкіндік беретін контекстік-тәуелді менюді шақыра ■ іііімі.г;.

< і.інып журналын экранда даярлауға тырысайық. ■ирікчсті етіп түсіндіру үшін үш пәнді алайық, олар: әдебиет, dun пр;і, геометрия болсын Әрбір пән үшін бір парак толтырып, Шіііріа оқушылар тізімін (бес қана окушыны аламыз), олардын

алған бағаларын және 1 -тсжсанның қорытынды нәтижесш кестс түрінде толтырайық. Сонында бір параққа бірінші тоқсанныц корытынды бағаларын, алдыңғы парақтардағы мәліметтергс сүйсне отырып және соларға сілтеме жасап, толтырып шығалық. 1-паракка 27.1. суретте көрсетілгендей етіп мәліметтср толтырылсын делік. Сабақтардың өткізілген мерзімін (уақытын) көрсетіп, ұяшыкка Дата форматын беремһ. бірінші тоқсан бағаларының арифметикалык ортасын формула аркылы есептеп, оны тоқсандык баға ретінде қабылдаймыз. Осындай парақтарды алгебра жәнс геометрия пәндері үшін де даярлаймыз, ол үшін:

Әдебиет пәні кестесін Түзету => Орын ауыстыру/ Кошіру... (Правка => Переместить/Скопировать...) командасы аркылы келесі бетке көшіреміз. Содан кейіп Парақ алдында (Перед листом) деген тізім ішінен 2-парақты ерекшелейміз де Кешірме даярлау (Создавать копию) деген төменгі жолда тышқанды бір рет шертіп, ОК-ны басамыз.

мепюден Атауын өзгерту командасын таңдап, керекті втауды енгізу керек.

Содан соң "Алгебра" және "Геометрия" парақтарынын үяларындағы пән атауын өзгертіп, бағаларды басқаша қойып, сабак өткізілген мерзімдерді (даталарды) де өзгерту ксрск.