2.3.3. Підготовча робота із влаштування прийому
Підготовча робота із влаштування прийому здійснюється протокольною службою дипломатичних представництв і складається із наступних операцій:
- визначення виду прийому та часу влаштування прийому;
- складання списку запрошених осіб;
- розсилання запрошень;
- складання плану-схеми розміщення гостей за столами (на певні види прийомів);
- вибір варіанта розсаджування гостей;
- вибір варіанта підготовки та оформлення приміщень до обслуговування;
- складання меню та аперитиву;
- вибір варіанта сервірування столів;
- вибір сценарію обслуговування гостей;
- підготовка тостів, промов та промов у відповідь;
- складання порядку проведення прийому.
Вибір виду прийому залежить від ступеня урочистості події, з нагоди якої проводиться прийом, від чисельності гостей, яких планується запросити тощо.
Вибір часу влаштування прийому визначається з міркувань зручності, але все підпорядковується загальному правилу: чим пізніше починається прийом, тим він є почеснішим. Найбільш почесними прийомами вважаються "Обід," "Вечеря", "Вечірній фуршет".
Складання списку запрошених осіб здійснюється протокольною службою. До списку гостей включаються представники офіційної влади, дипломатичного корпусу, громадськості. На прийоми, які проводяться у вузькому складі (ними можуть бути прийоми "Сніданок", "Обід", "Вечеря"), не прийнято запрошувати осіб з чітко вираженими протилежними політичними точками зору та позиціями.
Запрошення на дипломатичні прийоми друкуються на спеціальних бланках і вкладаються у конверт розміром 15 х 21 см, на якому присутні елементи державної символіки. Конверт не заклеюють, на ньому у давальному відмінку пишуть ім'я та по батькові особи, яку запрошують на прийом. В особливих випадках у верхній частині бланку друкарським способом вказується привід влаштування прийому. Бланк запрошення має розміри 11 х 18,5 см. Текст друкується курсивом. Особа, яка запрошує, вказується у третій особі. Вказується також день тижня, день місяця і рік, година і місце прийому. Розсилання здійснюється за 2-3 тижні.
Складання схеми розміщення гостей за столами. Для офіційних прийомів передбачаються певні правила розміщення гостей відповідно до службових посад, рангів або суспільного становища. Розміщення гостей за столами залежить від багатьох чинників, основними з яких є наступні: подія, з нагоди якої влаштовано прийом, вид і місце його проведення, розташування вікон, дверей, кількість гостей тощо. Якщо прийом проводиться з розміщенням за столами, то кожному гостю відводиться чітко визначене місце залежно від його рангу чи посади.
Для цього складається так званий план "розміщення гостей за столом". При цьому дотримуються прийнятих у протоколі правил:
1. Якщо на прийомі присутні тільки чоловіки і кількість запрошених осіб невелика, то перше почесне місце - справа від господаря, друге - зліва; усі розміщуються обличчям до дверей. У разі, якщо двері знаходяться збоку, найпоче-сніші місця - навпроти вікон, що виходять на вулицю. Іноді з метою безпеки розміщення гостей коригується.
2. Якщо гості запрошені з подружжям, то перше почесне місце - справа від господині, де розміщується почесний гість, а справа від господаря - дружина почесного гостя.
3. Якщо прийом влаштовується на честь вельми поважного гостя, він може бути розміщений навпроти господаря (так зване "Президентське розсаджування").
4. Подружні пари не сидять поруч: жінок розсаджують з жінками. Жінок не розміщують також на кінцях столу, якщо на торцях не сидять чоловіки.
5. Обов'язкове дотримання черговості місць гостей та організаторів прийому, співвітчизників та іноземних гостей, чоловіків і жінок.
6. Розсаджування орієнтується відносно вікон і дверей приміщення, в якому влаштовується прийом. Найпочесніший гість має сидіти обличчям до вікна, господар - обличчям до дверей (за винятком першого варіанта).
7. Ніхто з гостей не повинен сидіти спиною до почесних гостей.
8. В аванзалі має бути столик зі схемою розміщення гостей. Кожному гостю видається картка розміром з візитку зі схемою столу, де вказано його місце.
Форма розміщення бенкетних столів у залі залежить від його конфігурації, розташування вікон, дверей, наявності подіумів, кількості запрошених і може бути розосередженою (геометричною, вільною) або зосередженою (за наявності одного бенкетного столу).
Розглянемо приклади розміщення гостей за столами на прийомах. Місця іноземних гостей підкреслено, місця жінок взято в коло.
Якщо на прийомі присутні лише чоловіки і стіл має прямокутну форму, то господар та почесний гість сидять навпроти один одного: гість - обличчям до вікна, господар - до дверей (варіант "Президентського розсаджування") (рис. 2.24). Перше почесне місце - справа від господаря, друге - справа від почесного гостя, третє - зліва від господаря, четверте - ліворуч від почесного гостя і т. д.
Рис. 2.24. Варіант "Президентського розсаджування" гостей за столом
Якщо на прийомі присутні чоловіки з дружинами, то перше почесне місце справа від господині (Г-ня) прийому, друге - справа від господаря (Г), третє зліва від господині, четверте - зліва від господаря (рис. 2.25).
Рис. 2.25. Варіант розміщення за столом з жінками
Інші варіанти розміщення гостей за столом представлені у додатку 19.