4. Зміст і функції управління підприємством.

Управління (менеджмент) — важлива функція, без якої неможлива цілеспрямована діяльність жодного підприємства. Сутністю процесу управління є цілеспря­мований вплив на колективи людей для досягнення поставле­ної мети. Необхідність управління випливає з того, що підпри­ємство — це система з розподілом праці, в якій постановку мети та її реалізацію здійснюють різні люди (групи людей).

Складовими менеджменту є теорія управління, мистецтво управ­ління і практичний досвід управління. Менеджмент можна роз­глядати як систему (єдине ціле), що складається з частин (еле­ментів). Такими частинами є мета і принципи менеджменту, функції управління, методи менеджменту, кадри менеджерів, структура управління бізнесом, техніка і технологія управління, інформація в менеджменті (рис. 1.4).

Управління — поняття багатогранне, і тому розглядати його потрібно під різними кутами:

• як процес;

• як організацію цього процесу;

• як стиль управління.

Якщо розуміти управління як процес, то прийняття рішень не є одномоментним актом вибору з багатьох альтернатив. Окремі фази цього процесу — взаємопов'язані ланки, які потребу­ють комплексу дій, що повторюються, і яким притаманний зво­ротний зв'язок.

Для процесу прийняття рішень характерні два моменти.

1. Рішення приймаються не лише під час вибору альтерна­тив. На кожному етапі управлінського циклу приймаються часткові рішення, які суттєво впливають на результат усього про­цесу прийняття рішень (про можливі дії, про оцінку впливу, про методи контролю, про передачу інформації тощо).

2. У центрі всіх етапів лежить інформація. Саме тому процес прийняття рішень можна визначити як процес обробки й об­міну інформацією, яку отримують, переробляють і передають далі.

Отже, перед тим, як прийняти рішення, потрібно визначити ме­ту, отримати необхідну інформацію, оцінити можливі альтерна­тивні варіанти рішень і, зрештою, вибрати оптимальний варіант.

Якщо планування визначає вид і форму діяльності, а управ­ління — її реалізацію, то контроль має гарантувати, що діяльність здійснюється планомірно, і тоді поставлена мета досягається найкращим чином. У разі відхилення починає діяти механізм регулювання, і можна використати ефект навчання для нового процесу планування. До процесу контролю входять визначення нормативів, порівняння план/факт, аналіз відхилень і пропону­вання конкретних заходів з адаптації. При цьому якість аналі­зу відхилень для майбутнього планування і поліпшення якості планування має вирішальне значення.

Таким чином, основне завдання керівника підприємства по­лягає, по-перше, у виборі мети, завдань, політики, методів та орга­нізаційних зв'язків для орієнтації (спрямування) процесів прийняття рішень і планування на різних рівнях; по-друге, в орга­нізації потоків інформації до центрів, у яких приймаються рішен­ня. Інструментом його праці із зв'язку попиту і виробництва є методи та функції управління.

Функції управління

Управління підприємством доцільно розглядати як процес, тому що робота для досягнення мети — це не одноразова дія, а серія безперервних взаємопов'язаних дій. Ці дії дуже важливі для успіху організації. їх називають управлінськими функція­ми. Кожна управлінська функція також є процесом, оскільки складається із серії взаємопов'язаних дій. Процес управління — це загальна сума всіх функцій.

Поняття функції управління до цього часу не має однозначного визначення. Най­поширенішою є точка зору про те, що «функції управління — це спеціалізовані частини регулярної організованої діяльності, які визначаються однорідністю завдань, дій або об'єктів застосуван­ня цих дій». Під функціями управління розуміють види цілеспря­мованої діяльності щодо керованого об'єкта, зумовлені коопера­цією і поділом праці всередині управлінського персоналу. Вони є взаємозумовленими і взаємопов'язаними складо­вими частинами процесу управління, які відрізняються за ме­тою. Кожній функції властиве замкнуте коло робіт (підфункцій), котрі об'єднуються змістом і відіграють певну роль в управ­лінській діяльності. Функціональність характерна для будь-яких організаційних зусиль людей.

З організаційно-технічного погляду серед функцій управління розрізняють загальні і специфічні.

Загальні функції поділяються за стадіями (етапами, фазами) управління — за плануванням, організацією, регулюванням і координацією, мотивацією, обліком і контролем.

Специфічні функції поділяються насамперед за формою по­ділу процесу управління на складові частини: лінійне керів­ництво; технологічна, технічна та економічна підготовка вироб­ництва; бухгалтерський облік, матеріально-технічне забезпечення і реалізація продукції; добір, розстановка і підвищення квалі­фікації кадрів.

Серед функцій управління розрізняють також загально-організаційні, які виконують керівники підприємств та їхніх виробничих підрозділів; спеціалізовані, які здійснюють різні спеціалісти; обслуговуючі, пов'язані з обліком, звітуванням, здійсненням операцій з діловодства.

Класифікація функцій управ­ління за стадіями є найбільш вдалою:

1. Планування, у межах якого визначають мету ринкової діяльності, необхідні для цього засоби, розробляють методи, найбільш ефективні в конкретних умовах.

2. Організація. її завданням є формування структури підприєм­ства, забезпечення її всім необхідним для нормальної роботи — кадрами, матеріалами, обладнанням, спорудами, грошовими кош­тами тощо. Організація спрямована на створення необхідних умов для досягнення запланованої мети.

3. Мотивація. Вона передбачає організацію працівників, спо­нукаючи їх до ефективної праці, щоб досягти поставленої мети. Для цього впроваджують різноманітне матеріальне та моральне стимулювання, створюють умови для виявлення творчого потен­ціалу і розвитку працівників.

4. Контроль. Його завдання — кількісна та якісна оцінка й облік результатів роботи. Головні інструменти цієї функції — спостереження, перевірка всіх складових діяльності підприєм­ства, облік і аналіз. Контроль виступає в системі управління еле­ментом зворотного зв'язку. На основі його даних здійснюють коригування прийнятих рішень, планів, норм і нормативів.

5. Координація. Це функція менеджменту, яка гарантує безпе­рервність дій. Мета координації — досягти узгодженості в ро­боті всіх ланок організації (підприємства) шляхом встановлен­ня між ними оптимальних зв'язків (комунікацій). Для цього широко використовують звіти, інтерв'ю, конференції, комп'ю­терний зв'язок, засоби радіо- та телемовлення тощо. За допо­могою різних форм зв'язку забезпечують взаємодію між підси­стемами, здійснюють маневрування ресурсами, досягають єдності й узгодженості всіх функцій менеджменту, а також дій керів­ників.

Цей перелік буде неповним без двох функцій, — інформування (комунікація) і прийняття рішень.

Різним рівням управління властиві різні функції. Вищий рівень (вище керівництво) визначає завдання управління, по­літику, матеріальні, фінансові та трудові ресурси, розробляє довго­строкові плани і стратегію їх виконання. В його компетенцію входить аналіз ринку, конкуренції, кон'юнктури і пошук аль­тернативних стратегій розвитку підприємства на випадок вияв­лення негативних тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні основна увага зосереджена на складанні тактичних планів, на контролі за їх виконанням та за викорис­танням ресурсів і розробкою керівних директив для виведення підприємства на рівень, передбачений планами.

На оперативному рівні відбувається реалізація планів, і скла­дають звіти про хід їх виконання. До керівництва входять, як правило, працівники, котрі забезпечують управління цехами, дільни­цями, змінами, відділами, службами. Основне завдання оператив­ного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу в часі і просторі з необхідним ступенем його деталізації.

Планування — функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. Планування посідає значне місце в роботі вищого керівництва, менше — на середньому і мінімаль­не — на оперативному рівні. Планування на вищому рівні управління стосується майбутніх проблем і орієнтовано на три­валий термін. На середньому рівні планування здійснюється на більш короткий термін, при цьому план вищого рівня управлін­ня деталізується. Показники на цьому рівні більш точні. Оператив­не управління має на увазі найбільш детальну проробку плану.

Бухгалтерський облік — це складова функції інформування, що спрямована на отримання інформації про процес роботи підприємства.

Інформаційна система бухгалтерського обліку підтримує дві основні бізнес-функції — реєстрацію господарських операцій та підтримку прийняття рішень. Це частина інформаційної сис­теми, що має відношення до оцінки, аналізу і прогнозування до­ходу, прибутку та інших економічних подій на підприємстві в цілому та в його підрозділах.

У різних функціях управління використовують також аналіз і контроль — зіставлення фактичних показників з нормативни­ми (директивними і плановими), визначення відхилень, які вихо­дять за межі допустимих параметрів, встановлення причин відхи­лень, виявлення резервів, знаходження шляхів виправлення си­туації, що склалася, і прийняття рішень щодо виведення об'єкта управління на планову траєкторію. Дійовим інструментом для виявлення причин відхилень є факторний аналіз, а для пошуку шляхів виходу із ситуації, що склалася, — експертні системи.

Облік, контроль і аналіз — це підфункції, котрі забезпечують отримання даних про стан системи, якою управляють, за певний проміжок часу; визначення факту і причин відхилень фактич­ного стану об'єкта управління від його запланованого стану, а також знаходження величин цього відхилення.

Таблиця 1.2. Взаємозв'язок функцій і рівнів управління

Рівень управління	Планування	Інформування (у т.ч. облік)	Аналіз і регулювання
Вище керівництво	Значне	Немає	Значні
Середній рівень	Помірне	Значне	Помірні
Оперативне управління	Незначне	Значне	Відсутні

Взаємозв'язок між рівнями управління і функціями, які вони здійснюють, представлено в табл. 1.2.

Ключовими елементами кожної організації є персонал, струк­тура, робочі процедури, політика і культура. Інформаційна сис­тема — це також важливий інструмент для здійснення управ­лінських функцій. Для деяких видів бізнесу, наприклад для банків, діяльність без комп'ютерної інформаційної системи практично неможлива.