6.3. Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит “подпись”. Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, провезенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он вставлен. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка - (инициалы и фамилия). Например: Заместитель министра подпись СП. Жуков)

При оформлении документа не на бланке, в наимено-вание должности включается наименование организации.

Например:

Начальник Академии МВД

Республики Беларусь подпись В.В. Смирнов

При подписании документа несколькими должностны ми лицами их подписи располагаются одна под другой последовательности, соответствующей занимаемой долж- ности.

Например:

Директор института подпись СВ. Морозов

Главный бухгалтер подпись П.А. Сидоров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одной уровне.

Например:

Заместитель директора Заместитель директора

по экономическим вопросам по производству

подпись подпись

П.А. Лосев А.В. Морозов

Реквизит “подпись” проставляется после реквизито “текст”, “приложение” и печатается следующим образом^

• должность указывается от границы левого поля;

• расшифровка подписи после 48 печатных знаков; (12 см) от границы левого поля.

Реквизит “гриф согласования” используется при внешнем согласовании документа, которое в зависимости о содержания документа осуществляется:

• с подведомственными, однородными и сторонним организациями (если они выступают обязательной crop ной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или если издание документа затрагивает интересы);

• общественными организациями (в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законо дательства);

• органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

.вышестоящими органами (если законодательством усматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов).

Реквизит “гриф согласования” включает в себя слово “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименова­ние организации), подпись с расшифровкой и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр внутренних дел Министр обороны

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись А.П.Смирнов Подпись В.Г. Афанасьев

16.05.2002 21.09.2002

Если согласование производится с коллегиальным органом, гриф согласования имеет вид:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии МВД

Республики Беларусь

07.07.2002 № 9

Согласование может подтверждаться письмом, в этом случае гриф согласования следующий: СОГЛАСОВАНО

Письмо следственного комитета

Республики Беларусь

18.10.2001 № 12-15/124

При наличии одного грифа согласования его следует располагать под реквизитом подпись от края левого поля Документа; два грифа согласования - на одном уровне; несколько грифов согласования размещаются на докумен­те или листе согласования двумя вертикальными рядами.

Реквизит “виза” оформляется при внутреннем согласо­вании проекта документа с каким-либо должностным лицом. Внутреннее согласование проводится с теми под­разделениями, участие которых предусмотрено при реа­лизации данного документа.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). В организациях, имеющих юри­дическую службу, документы согласовываются с указан­ной службой. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Кроме того, в учреждениях и организациях должны быть перечни важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их согласовании. Такие перечни целесообразно приводить в приложениях к инструкциям по делопроизводству.

Реквизит “виза” включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; располагается ниже реквизита “подпись” от границы левого поля.

Например:

Юрисконсульт подпись В.П. Лосев

23.06.2002

Отказываться от визирования или делать какие-либо исправления в документе не разрешается. Замечания и до- полнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: “Замечания прилагаются”.

Например:

Начальник отдела кадров

полковник милиции

подпись А.П. Иванов

23.11.2002 Замечания прилагаются

Визы проставляются на экземплярах документов, о тающихся в организации. Проекты приказов, распоряжений

„ указаний, решений коллегиальных органов визиру-' _а первом экземпляре на оборотной стороне после­днего листа документа и при размножении документа на копиях не воспроизводятся. Письма и другие документы визируются на копиях, остающихся в деле. При необхо­димости оформления нескольких виз и отсутствии на до­кументе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции); остальные доку­менты следует рассматривать в день их поступления на согласование (визирование). Для ускорения процесса со­гласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

При наличии внутренней компьютерной сети согласо­вание текста документа можно производить одновремен­но с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Реквизит “печать”. На документах, требующих удос­товерения их юридической силы, ставится гербовая печать для подтверждения подлинности)прав, свобод и обязанно­стей физических и юридических лиц, санкционирования расходования денежных средств и материальных ценнос­тей. Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Реквизит “отметка о заверении копии”. Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций до­пускается с разрешения этих организаций. Как исключение! разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формич ровании личных дел работников (копии дипломов, свиде- тельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Копия (выписка), снятая с документа, должна воспро- изводить все реквизиты этого документа. Ее следует офор- млять на бланке или обычной бумаге с воспроизведение полного текста бланка подлинника. На первом листе ко пии (выписки) в правом верхнем углу указывается слов “Копия” или “Выписка” (без кавычек). На документе, с которого снята копия, проставляется отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о место нахождении подлинника (название организации, выдав шей копию).

Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом “подпись”. Отметка оформляется по образцу:

Верно

Инспектор

отдела кадров подпись А.П. Лосев

16.08.2002

В случае подписания руководителем только первог экземпляра документа остальные заверяются секретарем референтом (начальником секретариата). Например:

Верно

Начальник секретариата подпись А.П. Иванов

25.03.2002

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостове ряют печатью.

Реквизит “фамилия исполнителя и номер его телефона"

располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов “подпись)! “виза”. Например:

Колобкова 284 85 38

'Этот реквизит очень важен для оперативной связи с

„ кто составил документы составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки (пользователя ком­пьютера), количество напечатанных экземпляров и дата выполнения работы. Например:

Соловьев 220 65 88

ГР 3 16.05.2002

Реквизит “отметка об исполнении документа и направлении его в дело” ставится исполнителем на нижнем поле первого листа документа, слева. Отметка включает слово “в дело”, номер дела, в которое подшивается документ (определяется исполнителем), личную подпись исполни­теля или руководителя подразделения и дату направления документа в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер). При отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении (подробные справки составляются отдельно и прилагают­ся к документу). Например:

В дело 02-4

Протокол согласования от 04.11.1999 № 16

Подпись 04.11.2002

или

В дело №12-17

24.03.2001 передано по телефону

об отгрузке продукции

Подпись

25.03.2002

Реквизит “отметка о переносе данных на машинный носитель”_ ставится на нижнем поле документа и включает

запись “Информация перенесена на машинный носитель” подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Этот реквизит необходим для исключения пов- вторного ввода документа в компьютер; быстрого поиска документа в компьютере по имени файла; использования текста и других реквизитов документа при составлении ot-i вета на него; установления лица, осуществившего набор.

Реквизит “регистрационный штамп документа” (отмет­ка о поступлении) проставляется на нижнем поле перво­го листа поступившего документа справа. Штамп содержит сокращенное наименование организации, заре­гистрировавшей документ, дату поступления и регистра­ционный индекс (номер) документа. Например,

ПО “Гранит”

Дата 03.05.02

Вх.№0001

Примечание. При поступлении секретного документ регистрационный штамп проставляется на оборотное стороне первого листа данного документа.