5. Систематизация управленческих документов

Практическое внедрение и применение компьютерной техники в делопроизводстве, эффективность ее использо­вания находятся в прямой зависимости от степени упоря­дочения документации. Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведе­ние чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация - это процесс установления и приме­нения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопостав­ления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комп­лекс правил, требований к объекту стандартизации и ут­верждается компетентным органом.

для сокращения количества применяемых форм доку­ментов организация разрабатывает унифицированные формы документов, представляющие совокупность доку­ментов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

5.1. Табель унифицированных форм документов

Унифицированные формы документов включаются в Табель унифицированных форм документов - перечень разре­шенных к применению форм документов (приложение 6). Табель утверждается руководителем организации. Веде­ние табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется службой документационного обеспечения управления (секретариаты, канцелярии).

Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, сто­ящих перед его разработчиками. Если задача табеля - оп­тимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержа­щие сведения о наименовании формы, периодичности издания документа, правовых основаниях и подразделе­нии, ответственном за подготовку документа.

Если в задачи табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа.

Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документооборота организации, то табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необ­ходимости и указывать тираж документов.

Для установления последовательности расположения форм документов в табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она опреде-ляет группировку форм документов по соответствующим разделам.

Разделами табеля могут быть наименования структур­ных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельно­сти учреждения. Построение табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами является предпочтительным, поскольку исклю­чает необходимость корректировки табеля при изменени­ях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности.

Примерный перечень разделов Табеля унифицированных форм документов, построенного по функциональному принципу:

1. Организация системы и процессов управления

1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации

1. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

1. Прогнозирование деятельности организации

2. Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

1. Информационное обеспечение деятельности организации

2. Оперативное управление деятельностью орга­низации

4. Контроль за деятельностью

1. Статистическая отчетность

2. Ведомственная отчетность

1. Внутренняя отчетность (контроль за деятельно­стью подразделений и работников)

5. Финансовое обеспечение

1. Бухгалтерский учет

2. Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

1. Обеспечение помещением, материалами, обору­дованием, транспортом

2. Эксплуатация помещения, материалов, обору­дования, транспорта

3. Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

2. Внедрение и эксплуатация технических средств

3. Охрана окружающей среды

4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

1. Командирование сотрудников за рубеж

2. Прием зарубежных делегаций

1. Информационно-справочное обслуживание международных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

1. Подбор, расстановка и использование кадров

2. Учет личного состава

3. Аттестация работников

4. Повышение квалификации сотрудников

5. Командирование сотрудников

6. Нормирование труда

7. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

1. Учет и контроль исполнения документов

2. Хранение и использование документов.

Предлагаемый перечень разделов табеля включает ти­повые функции управления, присущие всем органам уп­равления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности. При разработке табеля конкрет­ной организации предложенный перечень разделов должен бы ть дополнен функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к част­ному или от наиболее значимых к менее значимым (напри­мер: протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, информационные справки, письма и др.).