1. Общие положения;

2. функции;

3. должностные обязанности;

4. права;

5) ответственность. В этих разделах перечисляются основные направления

деятельности специалиста, определяются конкретные виды работ, устанавливаются его права, обязанности, указыва­ется, за что он несет ответственность.

В разделе “Общие положения” устанавливается об­ласть деятельности секретаря-референта, порядок его на­значения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по раз­рядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчи­ненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководство­ваться секретарь в своей деятельности.

В разделе “Функции работника” определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные

функции (например, регистрация документов может сла­гаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.п.).

В разделе “Должностные обязанности” указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем доку­ментов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определен­ных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов). Могут указывать­ся также этические нормы, которые необходимо соблю­дать в коллективе.

В разделе “Права” закрепляются полномочия, кото­рые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформули­ровать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам (например, по предоставлению секре­тарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий).

Раздел “Ответственность” регламентирует персональ­ную ответственность секретаря за правильное и своевре­менное использование предоставленных ему прав.

В приложении 19 содержится образец должностной инструкции секретаря-референта.

7.8. Особенности оформления телефонограмм

Обязательными реквизитами телефонограммы явля­ются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, при­нявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным испол­нителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и пред­приятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограммы целесообразно исполь­зовать бланк со схемой расположения реквизитов, пред­ставленной в приложении 20.