Індивідуально-консультаційні заняття

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів(завдання:записати

перелік організаційно-розпорядчих документів до робочих зошитів).

Оформлення бланків організаційно-розпорядчих документів.

Питання для самоконтролю

1. Дати визначення понять: “документ”, “документообіг”, “система

документування”, “оригінал службового документа”, “копія службового документа”, “дублікат документа”, “архівний документ”.

2. Якими нормативними документами з питань діловодства слід керуватися?

3. Назвати групи документів:

• за змістом;

• за призначенням;

• за місцем створення і використання;

• за напрямом руху;

• за стадіями створення;

• за термінами виконання;

• за формою;

• за походженням;

• за ступенем гласності;

• за способом фіксації інформації;

• за термінами зберігання.

4. Назвати зони розташування на папері реквізитів документа.

5. На папері яких форматів виготовляються службові документи?

6. Дати характеристику логічним елементам тексту.

7. Які вимоги до написання заголовка до тексту документа?

8. Назвати способи датування документів?

9. Які відмітки проставляють на документах?

10. Вимоги щодо погодження проектів службових документів.

11. Які є види печаток? Порядок засвідчення ними документів.

12. Як оформляється підпис (підписи) на документах?

13. Назвати постійні реквізити бланка листів і бланка конкретного виду документа.

Література: [2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12] Тема 2. Організаційно-розпорядчі документи Основні положення теми

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Положення є типові та індивідуальні.

Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва організації; назва структурного підрозділу; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Проекти статутів, належним чином оформлені, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню та реєстрації в установленому порядку.

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо (наприклад “Правила внутрішнього трудового розпорядку”).

Накази по своєму змісту і призначенню поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.

Наказ із питань основної діяльності – це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Розпорядження – це акт управління, виданий посадовою особою, державним органом владного характеру, організацією, установою, підприємством у межах своєї компетенції.

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державного управління.

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо.

Акт – це інформаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

У листах-відповідях заповнюється реквізит “посилання на індекс і дату вхідного документа”.

Телеграма – це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Телефонограма – це документ, що представляє собою оперативне повідомлення, передане телефоном.

Довідка – це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він що містить в собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками і пропозиціями.

Пояснювальна записка – це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту і ін.) або інформує керівництво про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, пояснюються причини невиконання певних завдань, доручень і т. ін.

Протокол – це службовий документ, в якому фіксується місце, час, мета проведення колективних заходів (зборів, нарад, засідань тощо), склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, прийнятих рішень.

За обсягом даних протоколи бувають стислі, повні, стенографічні.