Література: [3,4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11]

Розділ іі. Технологія роботи з документами

Тема 3. Організаційне забезпечення раціональної роботи з документами. Систематизація документів

Основні положення теми

Залежно від структури установи і обсягу документообігу система діловодства може бути централізованою, децентралізованою і змішаною.

В органах ДПС України може застосовуватись повна або часткова централізація діловодства. При цьому необхідно забезпечити:

• чітке і своєчасне оформлення всіх службових документів;

• збереження справ, печаток і штампів установи;

• уважне обслуговування громадян.

Конкретна робота з організації діловодства здійснюється службою діловодства – управлінням справами, загальним відділом, департаментом документаційного забезпечення, канцелярією.

Основні функції служби діловодства:

• розробка інструкції з діловодства та номенклатури справ;

• забезпечення оформлення документів;

• організація документаційного та організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів;

• організація розгляду звернень громадян;

• контроль за виконанням документів.

Документообіг – це рух документів в установі з моменту їх одержання чи створення до закінчення виконання чи відправлення.

Розрізняють документообіг вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Реєстрація документів – це фіксування факту одержання або створення документа шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційного індексу з наступним записом необхідних даних про документ у відповідних реєстраційних формах (журналах, картках).

Основний принцип реєстрації – однократність.

Етапи (стадії) проходження в установі вихідного документа:

• складання проекту документа і його виготовлення;

• погодження проекту документа;

• підписання (в окремих випадках і затвердження);

• реєстрація;

• відправлення.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням термінів їх зберігання.

Види номенклатур справ:

• типові;

• примірні (рекомендовані);

• індивідуальні.

Виділять також номенклатури справ структурного підрозділу і зведену номенклатуру справ установи.

Справа – це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи і систематизація документів усередині справи.

Індивідуально-консультаційні заняття

Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів в системі

Державної податкової служби України.

Оформлення номенклатури справ.

Питання для самоконтролю

1. Охарактеризувати основні системи діловодства.

2. Назвати основні функції служб діловодства.

3. Які структурні підрозділи служби діловодства можуть створюватися в установі?

4. В яких випадках слід зберігати конверти разом з вхідними документами?

5. Як визначити правильність адресування та цілісність вкладень?

6. Які операції відносяться до попередньої обробки документів?

7. Що означає “Зареєструвати вхідний документ”?

8. Які є форми реєстрації документів?

9. Назвіть етапи (операції) щодо підготовки і відправлення вихідної кореспонденції.

10. Як зареєструвати вихідний документ (лист, телеграму)?

11. Які справи підлягають повному оформленню?

12. В яких справах і з якою метою необхідно оформляти внутрішній опис документів?

13. Який порядок складання і затвердження опису справ?

14. Як оформляється знищення справ із закінченими термінами зберігання?