Література: [5, 8, 9, 10, 11]

Тема 4. Підготовка справ до зберігання і наступного використання Основні положення теми

Експертиза цінності документів – це визначення науково-історичного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання і встановлення термінів зберігання.

Оформлення справ – це комплекс робіт, що передбачає нумерацію аркушів справи, складання внутрішнього опису документів і підсумкового запису, переплетення справи, оформлення обкладинки справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справи.

Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Повне оформлення передбачає виконання таких робіт:

• перегрупування документів справи у прямій хронологічній послідовності;

• нумерація аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті;

• складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів;

• складання підсумкового запису справи;

• підшивання документів справи у тверду темну обкладинку із картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

• оформлення обкладинки справи.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років включно) підлягають частковому оформленню (при необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи).

Опис справи – це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ і їх облік. До опису включаються справи, які передаються на зберігання до архіву установи.

Практичне заняття №4 - 2 години. Тема: Підготовка справи до передачі в архів установи

Завдання. Оформити власну справу з документами для передачі в архів:

1. Перегрупувати документи справи в пряму хронологічну послідовність.

2. Пронумерувати аркуші справи чорним графічним олівцем.

3. Скласти внутрішній опис документів.

Внутрішній опис документів справи № ___________ за 200_ рік

№ п/п	Індекс документа	Дата документа	Назва і короткий зміст документа	№ аркушів справи	Примітка
1

Разом_____________________________________________________документів

(цифрами і літерами)

Кількість аркушів внутрішнього опису___________________________________

(цифрами і літерами)

Посада особи, яка склала внутрішній

опис документів справи Підпис Розшифрування підпису

Дата

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ ЗАПИС СПРАВИ №______

(РОЗДІЛ ОПИСУ)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано ______________

(цифрами

_______________________________________________________аркуші (-ів)

літерами)

Посада особи, яка склала засвідчувальний

напис справи Підпис Розшифрування підпису

Дата