3.1. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: тексту, числу или формуле, - а также оставаться пустой. Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип, данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формул всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, расположенную в верхней части окна программы под пане- лями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавит- но-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым тек- стом. Если щелкнуть по строке формул или дважды по текущей ячейке, ста- рое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редакти- рования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кноп- ку [Enter] в строке формул или клавишу Enter на клавиатуре. Чтобы отме- нить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, ис- пользуют кнопку [Отмена] в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать кла- вишу [Delete].__

3.2. Форматирование содержимого ячеек

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом отформатированы данные, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение. Числовые форматы. Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т.п.

Для записи денежных сумм используют финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Денежные суммы можно записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контролирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единого рубля.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования. Но следует учитывать, что хотя даты – это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат никакого смысла не имеет.

Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи тек- стовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например, почтовые индексы, номера телефонов и т.д. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметические операции с ними не имеют никакого смысла.

Изменение формата данных в ячейке. Чтобы изменить формат ото- бражения данных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, ис- пользуют команду Формат􀃆Ячейки. В открывшемся диалоговом окне можно выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать на- правление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начерта- ние символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.