Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные дан- ные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполне- ние числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных исполь- зуется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющие- ся. Такая ситуация часто возникает при использовании рабочей книги Excel в качестве базы данных.

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответ- ствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически до-полняется. Нажатие клавиши [Enter] подтверждает операцию автозаверше- ния, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства ав- тозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется чер- ный квадратик – это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает вид тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит либо ее заполнение данными по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Например, ячейка А1 содержит число 1. Необходимо перетащить мар- кер заполнения правой кнопкой мыши так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1 и отпустить кнопку мыши. Если в открывшемся меню выбрать пункт Копировать ячейки, то все ячейки будут содержать число 1. Если выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка􀃆Заполнить􀃆Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбираются тип прогрессии (арифметическая, геометри- ческая, даты, автозаполнение), величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке [Ок] Excel автоматически заполняет ячейки в соответст- вии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости ко- пирования ссылок на другие ячейки. В _______ходе автозаполнения формулами принимается во внимание характер ссылок в формуле: относительные ссыл- ки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, а абсолютные ссылки остаются без изменений.

Таблица 2

Примеры оформления ячеек со ссылкой

Ссылка в исходной ячейке	Ссылка в следующей ячейке
	при заполнении вправо	при заполнении вниз
А1(относительная)	В1	А2
$А1(абсолютная по столб- цу)	$А1	$А2
А$1(абсолютная по строке)	В$1	А$1
$А$1(абсолютная)	$А$1	$А$1