4.6. Средства контроля

Контроль логических ошибок. При наличии ошибок в формуле нару- шается логика работы. В этом случае программа Excel сама способна по- мочь в их поиске и исправлении. Эти ошибки можно разделить на две группы: неверные формулы и циклические ссылки.

Неверные формулы. Если получить значение в результате вычисления формулы по каким-то причинам невозможно, программа Excel выдает вместо значения ячейки код ошибки. Возможные коды ошибок приведены в табл. 3.

Таблица 3

Стандартные сообщения программы об ошибках

Код ошибки	Причина возникновения
###### (симво- лы заполняют ячейку целиком)	Числовые данные не помещаются в ячейку по ширине или же при вычислении по формуле из даты вычитается более поздняя
#ДЕЛ/0!	В знаменателе формулы получается нулевое значение или стоит ссылка на пустую ячейку. Последнее может быть связано с неверным использованием относитель- ной ссылки
#ЗНАЧ!	У функции пропущен обязательный параметр или же в качестве параметра использована ссылка на пустую ячейку или ячейку с данными, тип которых не соответ- ствует типу нужного параметра
#ИМЯ?	Опечатка в имени функции или имени ячейки (диапазо- на). Может быть вызвана пропуском двоеточия при ука- зании диапазона или кавычек при указании текстового параметра
#ПУСТО!	В формуле использовано пересечение диапазонов, не включающее ни одной ячейки
#ЧИСЛО!	При вычислении получилось число, слишком большое или слишком маленькое для программы Excel. Как пра- вило это следствие неправильности формулы
#ССЫЛКА!	Формула указывает на ячейку, которая отсутствует на рабочем листе. Чаще всего такая ошибка возникает вследствие копирования формулы с относительной ад-ресацией влево или вверх, из-за чего возникают ссылки на столбцы, предшествующие столбцу А, и строки, предшествующие первой

Циклические ссылки. При возникновении циклических ссылок Excel выдает сообщение об ошибке немедленно. При появлении новых формул их значения вычисляются сразу же, а циклическая ссылка делает невозможным вычисление данных в одной или нескольких ячейках.

Если в формуле при вычислении используются значения, располагающиеся в других ячейках, то она зависит от них, и соответствующая ячейка называется зависимой. В свою очередь, используемая ячейка влияет на значение формулы, и поэтому называется влияющей. Циклическая ссылка – это случай, когда значение в ячейке зависит от нее самой. Простейший вариант – ячейка содержит ссылку на саму себя.

Если программа обнаруживает в электронной таблице циклические ссылки, она немедленно выдает предупреждающее сообщение и открывает панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки, содержащие циклические ссылки, помечаются голубым кружком, а в строке состояния появляются слово Цикл и список таких ячеек.

Для поиска цикла, который всегда связан с ошибкой в логике работы формул рабочего листа, удобно использовать панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки с циклическими ссылками приведены в раскрывающемся списке на этой панели. Если цикл взаимных ссылок включает не- сколько ячеек (так называемая косвенная циклическая ссылка), то проследить его можно с помощью кнопок Влияющие ячейки и Зависимые ячейки. Если щелкнуть по кнопке [Влияющие ячейки], то программа автоматически выделит ячейки, от которых непосредственно зависит значение в текущей ячейке.

Проверка вводимых данных. Часто вводом данных в отчетные документы занимаются разные лица которые эти данные получают и которые отвечают за их правильность. Кроме того, ввод данных часто осуществляют в спешке, а возможность выполнить перепроверку существует не всегда. Для таких случаев в Excel предусмотрены средства автоматического подтверждения правильности ввода, основанные на деловых правилах, принятых в данной организации. Например, в организации может быть принят верхний предел оклада, так что все, что выходит за данный предел, является ошибкой ввода.

Правила, используемые для подтверждения правильности ввода, должны быть выработаны заранее, т.е. до того, как будет начат реальный ввод данных.

Выделив область рабочего листа, предназначенную для ввода данных определенного типа, выбирается команда Данные􀃆Проверка. Условия, накладываемые на вводимые значения, задаются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.

Дополнительные средства контроля. Все инструменты контроля пра- вильности электронных таблиц сосредоточены на панели инструментов За- висимости, которую можно открыть командой Сер- вис􀃆Зависимости􀃆Панель зависимостей. Здесь, в частности, имеются кнопки, аналогичные кнопкам панели инструментов Циклические ссылки, позволяющие прослеживать влияние и зависимость ячеек. Кроме того, пане- ли инструментов Зависимости позволяет выделить ячейки, содержимое ко- торых не отвечает заданным условиям правильности данных. Это особенно удобно, если часть данных была введена, до того как были заданы эти усло- вия. Ячейки с неверным содержанием помечаются кружком.