До служби приймання та розміщення відносяться:

• стійка адміністратора (front desk або reception) - основне місце контакту співробітників служби приймання та розміщення зі гостями. Тут проходить реєстрація гостей і розрахунки з ними, розподіл номерного фонду; сюди звертаються гості для вирішення проблем. Реєстрація супроводжується оформленням реєстраційних записів, які можуть зберігатися у вигляді файлів, на реєстраційній картонці або в гостьовій книзі. Ці записи містять інформацію про гостя, дату в'їзду і передбачуваного виїзду, способах оплати, нарахування платежів у картках особових рахунків гостей. До функції співробітників цієї служби належить контроль і складання звіту про статус номерів (номер може бути вільний, заброньованим, потребує прибирання або проведення ремонтних робіт тощо);

• секція касових операцій - її функції можуть виконуватися як спеціальними співробітниками (cashiers), так і співробітниками служби приймання і розміщення поряд з іншими операціями (характерно для невеликих готелів). В обов'язки співробітників входить підготовка звітів кожного дня, оновлення рахунків гостей і приймання платежів;

• нічний аудит (night auditor) - ця служба займається роботою з рахунками в той період часу, коли інші служби уже не працюють, тобто під час третьої зміни (вранці). В малих підприємствах готельного господарства така служба відсутня. ЇЇ основні функції:

  • нарахування платежів у картках особових рахунків, які не були внесені раніше;

  • звірка рахунків за даними комп'ютера з рахунками різних відділів;

  • нарахування оренди за номер і внесення суми в базу даних;

  • формування звіту про заборгованість перед готелем;

  • перевірка талонів, що дають право на пільги;

• секція почти та інформації - співробітники цієї служби видають ключі, зберігають їх (в багатьох готелях ця функція спрощена у зв'язку з появою пластикових (електронних) ключів, приймають почту, відповідають на запитання гостей;

• телефонна служба (private branch exchange, АТС). В сучасних умовах використання телефонних систем дозволяє пропонувати гостям додаткові послуги і підвищувати ефективність роботи співробітників. Оператор АТС виконує ряд функцій: він приймає і розподіляє дзвінки, розраховує суму та виконує ряд додаткових функцій (побудка, надання інформації);

• підрозділ бронювання номерів (reservation department) відповідає за прийняті та опрацьовані запити на майбутні послуги проживання. Автоматизація суттєво змінила режим роботи цієї служби, перетворивши її персонал у фахівців з продажу, які мають не тільки прийняти замовлення на проживання, але надати клієнтам всю необхідну інформацію. У багатьох підприємствах готельного господарства відділ бронювання не відноситься до служби приймання і розміщення, а відноситься до служби маркетингу і продажу.

Для приймання заявок на бронювання номерів готелю можуть використовувати власні канали без посередників: свій прямий телефон, почту (письмові заявки по факсу, листи), власну Інтернет - сторінку в готельних господарствах, які знаходяться в ланцюгу, можливе бронювання "із готелю в готель" тощо.