Візитна картка гостя на право проживання у готелі

Навчальний готель ЛВПУ «Перлина» м. Львів, вул..Пулюя 34а, тел..263-05-85 Кімната Room __________________ Прізвище, ім’я Last Name, First Name __________________________ Перебування від Stay from _____________________________________ Перебування до Stay fill _______________________________________

• Організація реєстрації туристичних груп.

При поселенні до готельного підприємства туристичної групи її керівник пред'являє адміністратору направлення туристичної фірми (документ, що підтверджує право проживання даної групи в готелі, що оплата зроблена) і список групи, оформлений відповідно до вимог паспортного режиму.

Адміністратор повідомляє номери кімнат, які заброньовані для даної групи. Туристи з групи розміщаються, зазвичай, у двомісних номерах. Усі туристи мають заповнити анкети. Адміністратор заповнює груповий дозвіл на поселення за безготівковим розрахунком, де зазначаються номери кімнат, у яких будуть жити туристи.

Кожному гостеві адміністратор виписує візитну картку. Рахунок за проживання не виписують, тому що оплата здійснюється за безготівковим розрахунком. Дуже часто в туристичних фірмах разом з путівкою туристам видають ярлики з номерами для багажу. Номер на ярлику відповідає порядковому номеру туриста в списку, що знаходиться в керівника групи. Порівнявши номери на багажі й у списку групи, адміністратор визначає номер кімнати і доставляє туди багаж. Часто, щоб не сплачувати ще за добу проживання, туристи звільняють номери, а багаж здають до камери схову. Але за групою залишається один номер для можливого відпочинку туристів.

Процес реєстрації, згідно процедури, умовно можна поділити на декілька етапів:

1. передреєстраційний,

2. оформлення реєстраційного запису,

3. визначення номера і тарифів,

4. оплата готельних послуг,

5. видача ключів від номера,

6. супровід гостя у номер (рис.6.4).

Етап передреєстрації пов’язується з клієнтами, які здійснили бронювання номерів (місць) у готелі. У випадку, якщо клієнт здійснив бронювання номера (місця) внесений запис у журналі реєстрації заявок номерів (місць) (форма № 7-Г) є інформаційною основою реєстрації і спрощує її процес. Клієнт, який резервував номер (місце), надає необхідну інформацію для процесу реєстрації, тому з метою уникнення очікування клієнта та підвищення ефективності роботи рецепції, особливо у піковий період, адміністратор або портьє можуть спростити реєстрацію, гості можуть не заповнювати анкети проживаючого та реєстраційної картки. Необхідні дані у зазначені документи можуть вносити службовці рецепції, використовуючи інформацію отриману на етапі передреєстрації, а при прибутті клієнта, він лише перевіряє та засвідчує своїм підписом правильність поданої інформації.

Форма № 7 - Г

Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць)

Реєстраційний номер	ПІБ	Місце постійного проживання	Громадянство (підданство)	Вид заявки	Дата заявки	Дата заїзду та виїзду	Категорія номера	Кількість номерів (місць)	Підпис особи яка прийняла заявку
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Окрім заповнення форм первинної технологічної документації — анкети проживаючого та реєстраційної картки для категорії гостей із заброньованими номерами (місцями), персонал рецепції до поселення визначає номер для поселення, тарифи, оформляє бухгалтерські бланки клієнта, а також згідно замовлення узгоджуються умови надання додаткових послуг іншими службами готелю.

Водночас, широка передреєстраційна діяльність служби прийому і розміщення повинна регламентуватись індивідуальним підходом кожного закладу розміщення, що зумовлено ймовірністю анулювання або зміни умов бронювання. У цій ситуації важливу роль відіграє оперативність роботи служби рецепції. Як правило передреєстраційний етап стосується лише виконання головних підготовчих заходів — заповнення реєстраційної документації, підготовки номерів і визначення тарифів, інші функції заздалегідь погоджуються із службами і активізується робота з підготовки до прибуття клієнта і його підтвердження своїх намірів скористатись послугами.

Передреєстраційну підготовку поселення клієнта сьогодні суттєво активізує використання у готелях комп’ютеризованих систем. Лише окремі, неавтоматизовані або напівавтоматизовані готелі забезпечують процес реєстрації механічним (ручним) способом. Особливо активізує передреєстраційну роботу служби прийому і розміщення використання телекомунікаційних систем (Інтернету) та автоматизованих систем управління у готелях.

Використання комплексу передреєстраційних заходів у провідних готельних корпораціях зумовило поширення досвіду реєстрації клієнта безпосередньо у номері, оминаючи цей процес у рецепції.

Оформлення реєстрації гостей у готелях має певні особливості для категорії клієнтів з передреєстраційним статусом і гостей, які прибувають у готель без резервування номерів. Клієнти без реєстраційного статусу, громадяни України, по-винні заповнити анкету проживаючого (форма № 1-Г) на основі документа, що підтверджує особу.

Анкета проживаючого заповнюється в одному екземплярі на основі паспорта, свідоцтва про народження, водійських прав та інших документів підтвердженняособи. Після заповнення анкета і документ підтвердження особи передаються адміністратору для реєстрації у журналі обліку громадян, які проживають у готелі (фор-ма № 5-Г). Після реєстрації документ повертається власнику, а анкета вноситься у картотеку. Анкета проживаючого зберігається у службі прийому і розміщення в період проживання клієнта у готелі та впродовж місяця з моменту його вибуття з готелю. Після цього анкета передається в архів і зберігається на протязі року, а потім знищується згідно акта. У картотеці анкети систематизуються в алфавітному порядку. У рецепції прийнято використовувати дві картотеки — одну для осіб, які проживають у готелі, другу — для вибулих. Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма № 5-Г) використовується для обліку всіх гостей — громадян України та іноземних громадян. Журнал заповнюється в одному екземплярі адміністратором.

Форма № 5 - Г