3. Основні етапи підготовки інформаційно-аналітичних документів

З точки зору Д.І.Пушкашу, інформаційно-аналітична діяльність (ІАД) - це процес семантичної оброблення даних, у результаті якої розрізнені дані перетворюються на закінчену інформаційну продукцію - аналітичний документ.

Процес семантичної обробки даних може бути представлений у вигляді деякої послідовності самостійних етапів, сукупний опис яких і дає уявлення про нього в цілому. Нижче наведена одна з можливих схем організації процесу ІАД, представленої у вигляді алгоритмічної послідовності процедур:

1. Розпочинається ІАД з визначення об'єкта, предмета й проблеми аналізу.Даний етап включає ознайомлення з проблемою в цілому, а також із суміжними питаннями, вивчення яких може виявитися корисним; складання загального плану роботи із зазначенням терміну виконання, виконавців та основних джерел, які, ймовірно, можуть бути використані.

2. Побудова ідеальної моделі об'єкта і предмета - наступний крок. Забезпечує створення нормативної бази для подальшої аналітичної діяльності.

3. Збір фактографічних даних. Це обов'язковий етап ІАД, незалежно від області дослідження і досліджуваного явища. У першу чергу необхідним є чітке визначення використовуваних понять і максимально велика джерелознавчих база. При підборі джерел необхідно критично ставитися до знайденої інформації.

4. Оцінка фактографічного матеріалу. Основне завдання на цьому етапі є в тому, щоб оцінити отримані дані, виділити з маси описуваних фактів ті, аналіз яких доцільно продовжити. Цей етап включає оцінку, класифікацію, аналіз і з'ясування фактів.

5. Розкриття значення фактів. Звертається увага на те, що факт несе в собі велике смислове навантаження, якщо його розглядати в сукупності з іншими фактами або додатково вказати його значення, тому необхідно всіляко добиватися найбільш повного розкриття значення кожного факту.

6. Гіпотеза. На даному етапі необхідно побудувати гіпотезу про взаємозв'язок окремих розрізнених на перший погляд фактів. Висування гіпотези полегшує з'ясування проблеми. Осмислення гіпотез носить дослідний характер. Суб'єкт "накладає" на гіпотезу призму своїх уявлень, обумовлених особистим досвідом і знанням предметної області. Побудова гіпотез притаманне будь-якій аналітичній роботи. На початку робляться деякі припущення (гіпотези) про те, які чинники, можливо, відіграють важливу роль, а які не мають відношення до справи. Аналогічні гіпотези використовують при зборі та тлумаченні фактів, формулюванні висновків і викладів.

7. На даному етапі належить вибрати тип аналізу.

8. Обраний тип аналізу зумовлює вибір конкретних методів аналітичної діяльності, яких налічується величезна кількість..

9. Доказ. На цьому етапі необхідно довести або спростувати справедливість робочих гіпотез.

10. Висновки. Тут формулюються остаточні висновки, що є метою будь-якого інформаційного аналізу.

11. Достовірний і зрозумілий виклад результатів дослідження. Складання документа, що завершує роботу. Необхідно стежити за тим, щоб підсумковий документ був написаний на мові, що є доступною споживачеві інформаційної продукції. При необхідності для досягнення максимального ефекту можна використовувати таблиці та діаграми, мультимедійні презентації.

Процес підготовки різних інформаційних документів проходить в декілька етапів, але серед можливих варіантів і відмінностей все одно можна вирізнити ті етапи, які властиві процесу підготовки будь-якого інформаційного документа.

Основні етапи підготовки інформаційних документів:

I етап – пошук та виявлення інформації, відповідної запиту.

II етап – відбір документів, їх попередня систематизація.

III етап – аналіз змісту вихідних документів, відбір інформації, потрібної споживачеві.

IV етап – узагальнення відібраної інформації.

V етап – написання тексту інформаційного документа.

Загальна методика створення документної інформаційно-аналітичної продукції

Процес підготовки інформаційного документа на такі послідовні операції:

1) уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

2) визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

3) бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

4) по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

5) критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на "потрібні - непотрібні", відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

6) всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

7) логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

8) визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа (ПОД): певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, автор, рік видання, місце виходу в світ та інші характеристики. ПОД - це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула.

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД. Результатом є вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебічного аналізу та синтезу з метою включення згорнутої інформації до інформаційного документа, який містить інформацію вторинного рівня згортання.

Відповідність у системі ПОЗ ПОД може бути частковою і повною. Показником такої відповідності є релевантність - смислова відповідність між інформаційним запитом і отриманим повідомленням.

У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога - отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа.

ІД звичайно має типову структуру:

❖ обов'язкову - основну частину і вихідні дані;

❖ факультативну - довідково-бібліографічний апарат і додаткові відомості.

Довідково-пошуковий апарат, як правило, включає: зміст, передмову, рекомендації з використання, вступну статтю, схему класифікації, систему посилань, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики. У передмові викладають завдання і вказується вид документа, його цільове призначення, принципи відбору і групування інформації, періодичність видання, відомості про довідково-пошуковий апарат, правила використання, порядок поширення й отримання первинних документів або їхніх копій. Схема та індекси класифікації УДК і ББК, предметні рубрики, система посилань допомагають зорієнтуватися у вторинному документі. Список використаних джерел наводять у кінці документа.

Досвід зарубіжної практичної ІАД, яка реалізується, зокрема, в інформаційно-аналітичних службах вищих органів управління з метою прийняття управлінських рішень, свідчить про умовну, вироблену схему роботи над інформаційно-аналітичними документами. Зокрема, процес роботи над складанням аналітичного документа в аналітичних відділах законодавчих органів включає кілька стадій [8]:

o постановка дослідницького завдання (одержання завдання);

o загальне знайомство з проблемою (історія питання);

o визначення використовуваних термінів і понять (класифікація і структурування інформації);

o накопичення знань і відомостей (персональна інформаційна база);

o пошук, відбір, перевіряння необхідної для аналізу інформації (додатковий інформаційний пошук);

o аналіз зібраної інформації (побудова гіпотези, виявлення причин-но-наслідкових зв'язків, визначення тенденцій, прогнози);

o формулювання підсумкових висновків (завершення дослідницької роботи);

o погодження документа з керівництвом (редагування документа);

o оформлення документа і передача його адресату (виконання завдання).

Метою аналітичних матеріалів у вищих законодавчих органах влади - задовольнити потребу законодавців в інформації.

Аналітична інформація, адресована користувачам, може бути представлена у вигляді доповіді, аналітичної довідки або статті у аналітичному виданні.

Під час підготовки аналітичного документа потрібна щоденна і системна праця працівників аналітичної служби над проблемою, якої стосується проект нормативного акту. Кожний з них у межах його спеціалізації у відділі, має власний інформаційний банк, у якому накопичуються статистичні і соціологічні дані, матеріали публікацій, стенограми виступів та інша інформація.

Персональний інформаційний банк може містити інформацію в електронному вигляді - у пам'яті комп'ютерів, а також у вигляді підбірок різних документів, довідок, публікацій і т.д.

Великі можливості для оперативного оновлення даних у персональних інформаційних банках даних забезпечують електронні інформаційні системи.

Пошукова робота здійснюється також у бібліотеках, з метою ознайомлення з монографіями, періодичними виданнями, дисертаціями, які стосуються проблеми - об'єкта законотворчої чи управлінської діяльності.

Різноманітні джерела використаної інформації дозволяють не лише розширити інформаційне поле, а й перепровірити показники і факти, які аналізуються. Використання кількох інформаційних джерел є результатом прагнення одержати достовірну і підтверджену інформацію, а не наслідком простого інформаційного дублювання. При використання багатьох інформаційних джерел висновки аналітичного документа одержують більш ширшу емпіричну базу, а питання, що розглядаються, - висвітлюються глибше і всебічніше, зменшується ймовірність припуститися серйозної помилки.

Одне з правил при підготовці аналітичних документів полягає у використанні переважно "відкритої" інформації, яка є загальнодоступною і при бажанні легко перепровіряється. Тому існує сувора вимога наявності в них довідково-бібліографічного апарату.

Використання емпіричних даних може бути ефективним лише при повному розкритті значення, яке міститься у наведених в аналітичному документі фактах, подіях і положеннях. Самі по собі ці дані мало про що говорять. Але якщо їх порівняти з аналогічними даними за попередній період, то можна зробити певне узагальнення або умовивід.

Для наочності викладення аналітичні документи повинні доповнюватися схемами, ілюстраціями, діаграмами тощо.

Підсумком роботи над аналітичним документом є висновки. Вони необхідні для надання інформаційно-аналітичному матеріалу фінальної завершеності. Змістом висновків визначається цінність і корисність аналітичного документа. Саме наявність висновків відрізняє просто інформаційну довідку від аналітичного матеріалу. У своїх висновках аналітик повинен оцінити степінь достовірності використаної інформації і, відповідно, встановлених ним на основі її аналізу причинно-наслідкових зв'язків, визначити можливі варіанти розвитку подій і з'ясувати ймовірність вирішення проблеми завдяки виданню того чи іншого нормативного акту у наступному.

Тема 5. Інформаційне обслуговування і інформаційно-аналітичні послуги

4. Сутність інформаційного обслуговування та інформаційних послуг

5. Інформаційно-аналітичні послуги: різновиди та характеристика

6. Послуги документального обслуговування

1. Сутність інформаційного обслуговування та інформаційних послуг

Інформаційна індустрія розглядається як "комплекс підприємств і організацій, переважаючим (за вартістю) продуктом яких є інформаційні послуги".

До першої групи служб, таких як державні органи, медичні заклади, служби побуту і т.п., інформаційне обслуговування є не основною, а допоміжною діяльністю. Ці організації надають клієнтам інформацію про режим своєї роботи, про асортимент послуг, які ними надаються (рекламна інформація); консультують з питань, що стосуються їхньої компетенції (консалтингова інформація). Отже, тут інформаційне обслуговування спрямоване на інтенсифікацію власної діяльності організації.

Друга група - навчальні заклади, в яких інформаційне обслуговування є органічним компонентом їх основної діяльності (уроки, лекції, семінари і т.д.).

Третя група служб - бібліотеки, служби НТІ, рекламні фірми, архіви, музеї, книжкові магазини, видавництва, телеграфні агентства, статистичні служби, кінопрокат, радіотелевізійні, відео-служби, служби інформаційних брокерів і т.п. - спеціально створені для інформаційної діяльності, у рамках якої функціонально (іноді й організаційно) виділено інформаційне обслуговування.

Серед установ індустрії інформації за характером виконання першої функції можна виділити дві сукупності організацій.

Бібліотеки, архіви, служби ЦТІ, книжкові палати, музеї здійснюють довготермінову кумулятивну функцію (тобто збирають, обробляють і тривалий час зберігають документну інформацію) і трансляційну функцію, яка реалізується у процесі інформаційного обслуговування. Зазначена функція сприяє поширенню інформації, забезпеченню доступу людей до накопичених ними, а також іншими установами, інформаційним ресурсам, задоволенню їх інформаційних і культурних потреб.

Видавництва, виставкові комплекси, рекламні агентства, книжкові магазини, редакції радіо, телебачення, інформаційні брокери здійснюють короткострокову кумулятивну і трансляційну функцію.

Різні установи індустрії інформації відрізняються специфічними властивостями, пов'язаними з типом документів, які в них зберігаються, групами користувачів, на яких вони орієнтовані.

Цей термін - "інформаційне обслуговування", яке в ГОСТ 7.0-99 визначається як"забезпечення користувачів необхідною інформацією, здійснюване інформаційними органами і службами шляхом надання інформаційних послуг".