Виды информационных систем управления документационным обеспечением.
Все информационные процессы. Происходящие в подразделениях аппарата управления, так же как и документы, принято делить на два вида: формализуемые процессы, которые производятся по алгоритмам обработки информации и не формализуемые процессы. Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес – процессами предприятий, что и определяет возможность успешной деятельности. Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности.
Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия.
Информационные системы управления документами ИСУД (Electronic Document Management EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объёмов документов, и, конечно, обеспечивают контроль над потоками документов организации. Могут храниться в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые поддерживают ИСУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио – и видеоданные, веб-документы.
Информационные материалы, имеющие ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в определённых профессиональных кругах.
Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно – контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы.
Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.
Главное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.
Перечислим конкретных пользователей систем управления:
Системой управления делопроизводством пользуются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений, например, управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
Системой управления документооборотом пользуются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлечённых в общий бизнес – процесс;
Системой управления документами пользуются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.
Корпоративная система управления электронными документами обладает следующими основными свойствами:
Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своём ядре так называемые WorkFlow технологии (технологии поддержки потоков заданий). Создаются при помощи графического редактора. Эти технологии позволяют автоматизировать все процессы работы.
Выстроим иерархию информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим следующая:
Системы управления делопроизводством.
Системы управления документооборотом.
Системы управления документами, включая корпоративные.
Системы управления информацией.
Системы управления потоками работ.
Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами.
Схематично это можно представить следующим образом:
Решения по управлению знаний предполагают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, а также организацию им виртуального пространства, т.е. места, предоставление возможностей по управлению фактами.
Управление документами и управление знаниями с технологической точки зрения можно представить следующим образом:
-маршрутизация форм и вх.эл.пПочты
-мониторинг деловых процессов
-средства совместной работы
-управление продажами
-поддержка заказчиков
-поддержка персонала на местах
-маркетинг
-эл.коммерция
Таким образом, управление знаниями влечёт за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения бизнес – целей, а именно:
-инноваций;
-компетентности;
-эффективности;
-скорости реагирования.
