Тема 3. Информационно-аналитическое обеспечение коммерческой деятельности производственного предприятия

1. Сущность информационно-аналитического обеспечения и классификация коммерческой информации.

2. Комплексное исследование рынка как основа информационно-аналитического обеспечения коммерческой деятельности.

3. Информация о поставщиках и посредниках предприятия-товаропроизводителя.

4. Современные информационные технологии в коммерческой деятельности.

Л.: [13], [18], [22].

1. Сущность информационно-аналитического обеспечения и классификация коммерческой информации

Коммерческая деятельность, как всякая предпринимательская деятельность, осуществляется на основе принятия управленческих решений в рамках общих функций управления материально-техническим обеспечением и сбытом. Основу принятия управленческих решений составляет управленческая информация.

Информация, будучи своего рода ресурсом для принятия управленческого решения и его продуктом, предполагает наличие источника информации и получателя (пользователя). Процесс взаимодействия между ними определяется понятием информационного обеспечения.

Информационно-аналитическое обеспечение, предоставленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций:

 сбор данных;

 обработка данных и формирование информационных банков пользователей;

 хранение информации;

 поиск информации, преобразование информации и аналитическая обработка;

 передача информации;

 использование информации.

В сущности все эти операции носят логистический характер. Осуществляемые в определенной последовательности, они обусловливают движение информационных потоков.

Исходной и главной в определенном смысле операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требований полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и т. п.

Информация, используемая в управлении коммерческой деятельностью, носит название коммерческой информации. Коммерческая информация структурируется по критерию полезности. В пределах этого критерия используются различные признаки классификации.

По источникам возникновения коммерческая информация подразделяется на три категории:

 нормативная информация, в том числе нормативно-правовая, нормативно-справочная;

 учетно-аналитическая информация;

 информация распорядительного характера.

Понятием нормативно-правовой информации определяется перечень предписаний органов законодательной и исполнительной власти: законов и актов официального толкования, международных соглашений, регулирующих экономические отношения в сфере коммерческой деятельности производственного предприятия. В Белоруссии это – Гражданский кодекс Республики Беларусь, Налоговый кодекс Республики Беларусь, Таможенный кодекс Республики Беларусь и другие своды законодательных норм; указы Президента Республики Беларусь, постановления Правительства Республики Беларусь, приказы и распоряжения Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и других ведомств. К этой же категории информации относятся нормы международных коммерческих договоров, разработанные Международным институтом унификации частного права (УНИДУА) – международной организации, базисные условия договоров купли-продажи, систематизированные Международной Торговой Палатой в ее издании «INCOTERMC» и др.

К нормативно-справочной информации относят нормы и нормативы, которые устанавливаются руководством предприятия, руководителями его коммерческих служб и действует локально – в сфере коммерческой деятельности данного производственного предприятия. Это нормы, которые используются в основном при организации и планировании материально-технического обеспечения и сбыта – нормы расхода сырья, материалов, нормы запасов, нормативы оборотных средств, нормы выработки и др.

Учетно-аналитической информацией считают разнообразные сведения, которые поступают от различных источников, относящихся к сфере коммерческой деятельности предприятия (ее объектов, предметов), составляющих в совокупности управляемую подсистему. Эти сведения собираются специально в ходе выполнения функций учета и контроля, аккумулируются в управляющей подсистеме – соответствующих подразделениях службы сбыта и службы материально-технического обеспечения или интегрированной логистической службы производственного предприятия. Сбор происходит либо в регулярном порядке (в соответствии с периодичностью заполнения документов статистической и бухгалтерской отчетности), либо эпизодически, по мере возникновения потребности в получении той или иной информации, например, при введении нового товара на рынок, освоении новых рынков закупок и сбыта и т. д. Анализ как внутренняя функция управления предполагает в большей степени выполнение работ творческого, исследовательского характера, направленных на выявление закономерностей, тенденций развития коммерческой деятельности, обоснования причин, вызвавших те или иные отклонения.

Особое значение учетно-аналитической информации состоит в том, что она составляет основу для принятия решений при выполнении функций организации, планирования и регулирования коммерческой деятельности. Сведения, раскрывающие содержание этих решений, определяются понятием информации распорядительного характера. Эта категория характеризует не только специфику управленческой информации, но и особенности движения информационных потоков в системе управлений, выступает одновременно и пользователем информации (информантом), и источником информации (информатором). Распорядительная информация исходит из управленческих подразделений службы сбыта и службы материально-технического обеспечения (логистической службы) и представляет собой форму управленческого воздействия, обеспечивающего функционирование и (или) развитие сферы коммерческой деятельности предприятия.

По направлению движения информационных потоков относительно управляющей системы информация подразделяется на три категории:

 входящую;

 исходящую;

 информацию внутреннего пользования.

По стабильности движения относительно управляющей системы информация делится на:

 периодическую (регулярную) информацию;

 эпизодическую информацию;

 разовую информацию.

По степени преобразования в управляющей системе информация бывает следующих видов:

 первичная (исходная);

 промежуточная;

 итоговая.

По значимости принимаемых управленческих решений, при обосновании которых информация используется, она подразделяется на следующие виды:

 стратегического характера;

 тактического характера;

 оперативную.

По объектам коммерческой деятельности информация подразделяется на три категории:

 Информация о поставщиках-партнерах при закупках, в том числе о производственных предприятиях, торговых (лизинговых) посредниках.

 Информация о получателях-партнерах при сбыте, в том числе о производственных предприятиях, торговых посредниках.

 Информация о посредниках, в том числе специализированных посредниках, оказывающих услуги в реализации отдельных этапов хозяйственных связей (информационно-консалтинговых фирмах, аудиторских фирмах, транспортно-экспедиторских фирмах, страховых фирмах, арбитражных и третейских судах, банках и других финансовых посредниках); информация о неспециализированных (ассоциированных) посредниках, оказывающих услуги в реализации нескольких этапов хозяйственных связей, в комплексе).

Эта информация может быть детализирована по целевом ряду дополнительных признаков (характер специализации, масштаб деятельности, финансовое состояние и т. д. вплоть до названий фирм и их юридических адресов).

По предметам коммерческой деятельности информация подразделяется на две категории:

 информация о товарах;

 информация об услугах.

По аналогии с предыдущей признаком классификации эта информация может быть детализирована вплоть до наименований специфицированной номенклатуры товаров.

По степени доступности информация подразделяется на две категории:

 конфиденциальная, предназначенная для ограниченного круга пользователей;

 открытая, доступная для всех пользователей.

По способу фиксирования информация бывает следующих видов:

 устная;

 документированная, в том числе представленная на бумажных и машинных (электронных) носителях.

Описанные и другие признаки классификации информации являются одновременно признаками ее идентификации (кодификации) при представлении в документальной форме и используются в операции поиска информации.

Признаки классификации используются в системах кодирования избирательно с учетом востребованности соответствующих видов информации, например, в системах АРМов специалистов коммерческой службы предприятия.