Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение бланка

2. Назовите какие виды бланков установлены ГОСТом Р 6.30-2003 и укажите их реквизиты.

3. Укажите отличия бланка письма от бланков других видов документов.

4. Назовите способы расположения реквизитов бланка.

5. Назовите способы изготовления бланков.

6. Назовите мягкие и жесткие требования к оформлению бланков.

Практическая работа

Составьте и оформите следующие виды бланков:

• общий бланк организации с продольным расположением реквизитов;

• бланк конкретного вида документа с угловым расположением реквизитов;

• бланк конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов;

• бланк письма организации с угловым расположением реквизитов;

• бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Датирование служебных документов и проставление регистрационного номера

Дата документа (реквизит 11). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания, для акта - дата события. ГОСТом Р 6.30-2003 установлено два основных способа оформления даты:

• цифровой способ в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.02.2004;

• словесно-цифровой способ: 05 февраля 2004 г.

Кроме того стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Также датируются многие служебные отметки на документах, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Регистрационный номер документа (реквизит 12). Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Как правило, регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива (т.е. отдельно приказы, договоры, протоколы, письма и т.д.). Регистрационный номер документа также может дополняться индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре, индексом должностного лица и т.д.

Примеры оформления регистрационного номера документа:

№ 56 - указан порядковый номер документа в деле (56);

№ 07/56 - указаны номер дела по номенклатуре дел (07) и порядковый номер документа в деле (56);

№ 01-07/56 - указаны номер структурного подразделения (01), номер дела по номенклатуре дел (07) и порядковый номер документа в деле (56);

№ 56-к - указано буквенное обозначение структурного подразделения.

В документе, издаваемом совместно несколькими организациями, регистрационный помер состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. Регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.

Например: 24/38.

Регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа.

И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13). Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита:

На №__________ от ___________

Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.