Вопросы для самоконтроля

1. Что может являться датой документа?

2. Какие способы оформления даты установлены ГОСТом Р 6.30-2003?

3. Что такое регистрационный номер документа?

4. Из каких составных частей может состоять регистрационный номер документа?

Адресование служебных документов

Адресат (реквизит 15)

Реквизит «адресат» проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на конверте. В случае несоответствия адреса на документе адресу на конверте, документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если этот документ предназначен для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально этот реквизит может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, предприятия, организации;

• наименование структурного подразделения;

• указание должности получателя;

• инициалы, фамилия;

• почтовый адрес.

Документ может адресоваться организации и её структурному подразделению. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже:

Например:

Коми республиканский центр

профориентации и психологической

поддержки населения

или

АО «Горстрой»

Бухгалтерия

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилии – в дательном.

Например:

Сыктывкарский торгово-экономический

колледж

Главному бухгалтеру

Н. А. Смирновой

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору кондитерской

фабрики «Юбилейная»

В. С. Новикову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщённо:

Ректорам (директорам) образовательных

учреждений высшего и среднего

профессионального образования

При необходимости реквизит «адресат» может содержать почтовый адрес.

При адресовании документа организации указывают её наименование, затем почтовый адрес:

АО «Комигражданпроект»

Интернациональная ул., д.117, г. Сыктывкар, 167000

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

Ю. В. Карасеву

Ул. Морозова, д. 132, кв. 98, г. Сыктывкар,

Республика Коми

Документ не должен содержать более четырёх адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слова «Копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку (лист адресования), а на каждом документе проставляется только один адрес.

При оформлении реквизита допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита. Например:

Генеральному директору

АО «Север-информ»

В. В. Воропаевой

Пример списка на рассылку (листа адресования)

Список рассылки письма-приглашения на открытие выставки №02/23 от 20.01.2005

Генеральному директору АО «Печорстрой»	Директору АЭК «Комиэнерго»
В. Н. Смирнову	К. С. Попову
Директору ГУП по племенной работе	Генеральному директору СМУП «Спецтранс»
В. Л. Михееву	В. Д. Кузнецову
Генеральному директору АО «Горстрой»	Директору ЗАО «Синтез»
З. Е. Кармановой	Л. К. Бондаревой

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. При составлении каких документов используется реквизит «адресат»?

2. Назовите максимальный состав реквизита «адресат»?

3. Сколько адресатов может оформляться на документе?

4. В каких случаях оформляется лист рассылки?

5. Кому могут адресоваться документы?