4. Проведение конференций

Это одна из форм делового общения, требующая тщательной подготовки. С разрывом в несколько месяцев организатор рассылает два информационных письма. Первое – сообщение о примерной тематике, сроках проведения конференции, предполагаемом представительстве, стоимости пребывания на конференции. Во втором письме содержится подробная информация о программе конференции, включая её деловую, культурную и неофициальную части. Для проведения конференции создается оргкомитет.

5. Проведение выставок

Выставки позволяют расширить деловые контакты партнёров и создают условия для расширения круга делового общения. Организация выставок требует подбора выставочного зала и экспонатов, их размещения.

Участники выставки должны располагать помещением для размещения основных экспонатов, приёма посетителей, отдыха участников. К выставке должно быть подготовлено большое количество материалов как информационного, так и рекламного характера.

Представителями предприятия на выставках следует назначать высококвалифицированных и хорошо информированных специалистов, которые могут дать исчерпывающие пояснения и ответить на вопросы посетителей.

3. Алгоритм делового общения

Процесс общения можно рассматривать как локальный акт: разговор с определённым партнёром, обсуждение конкретных вопросов группой людей и тому подобные. В деловом общении можно выделить следующие этапы:

1) установление контакта;

2) ориентация в ситуации;

3) обсуждение вопроса, проблемы;

4) принятие решения;

5) выход из контакта.

Представленная последовательность может быть как свернутой, так и полной. Эффективность делового общения во многом определяется анализом его этапов и их регуляцией. Рассмотрим эти этапы подробнее.

1. Установление контакта

Всякое общение начинается с контакта. Неудача в результате делового общения может быть заложена с самого начала из-за неудачного контакта, или его отсутствия, что ведет к дальнейшим неправильным действиям.

Задача этого этапа – побудить партнёра к общению и создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решений. Контактная фаза должна размыть границы зону личного «Я».

При установлении контакта нужно, прежде всего, продемонстрировать доброжелательность и открытость для общения. Это достигается невербальными приёмами: улыбкой, наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз и тому подобных. Вначале следует осмотреться и создать доброжелательную атмосферу, затем обратиться к партнёру словесно, поприветствовать его. После этого нужно выдержать паузу, чтобы дать возможность партнёру ответить и включиться в общение.

Также на контактной фазе необходимо определить и настроиться на эмоциональное состояние партнёра.

2. Ориентация в ситуации

Этап ориентации помогает определить стратегию и тактику делового общения, развить интерес к нему и вовлечь партнёра в круг совместных интересов. На этом этапе необходимо сразу выяснить, каким по длительности будет разговор и построить собственную тактику.

Основные задачи этапа ориентации следующие:

• вызвать интерес партнёра к предстоящей беседе и вовлечь его в обсуждение;

• выявить самооценку собеседника и сориентироваться в распределении ролей;

• начать решение основной задачи общения.

На этом этапе крайне важно определить психологическое состояние собеседника и корректировать его. Выявить самооценку партнёра необходимо для того, чтобы впоследствии повысить или понизить её до желательного уровня. Правильное распределение ролей по принципу доминирование–подчинение также необходимо для обеспечения успешного делового общения.