Тема 4 «Организация работы с документацией»

Название практической работы №10

«Регистрация документов. Подготовка к архивному хранению»

Учебная цель: получение практических навыков при регистрации документов, составлению номенклатуры дел.;

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:

Студент должен

уметь:

• регистрировать документы, составлять номенклатуру дел.;

знать:

• регистрации документов, составлению номенклатуры дел.;

Задачи практической работы:

1. Повторить теоретический материал по теме практической работы.

2. Ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.

3. Оформить отчет.

Обеспеченность занятия:

1. Учебно-методическая литература:

• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

• Т.В.Кузнецова. Делопроизводство .-Ростов н/Д :Феникс, 2010;

• УМК студента по дисциплине «Документационное обеспечение управления»;

2. Рабочая тетрадь.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения

Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности: порядковый регистрационный номер; индекс по номенклатуре дел; индекс по используемому классификатору.

При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18. Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:

1. Что называют номенклатурой дел?

2. Какие знаете формы регистрации документов?

3. Какие бывают последовательности размещения документов в деле?

4. Что называют формированием дел?

5. Какие части входят в состав регистрационного индекса?

Задания для практического занятия:

Задание1.

Используя данные таблицы 1 составьте номенклатуру дел. наименование организации , фамилии укажите самостоятельно .

Выполнение задания :

Скопируйте формы номенклатуры и итоговой записи .

Задание 2.

Зарегистрируйте письмо ОАО РИФЫ от12.09.10 «Об изменении условий работ на складах» адресованное начальнику участка В.Б. Колову .

Выполнение задания : скопируйте форму журнала регистрации. Используя редактор

карандаш установите границы в таблице.Внесите в таблицу информацию.

Инструкция по выполнению практической работы

1. Прочитайте краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы.

2. Ответьте на вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию.

3. Выполните работу на компьютере в соответствии с заданиями. Создайте электронную копию данного документа , подпишите титульный лист, сохраните файл под своим именем.

4. Внимательно прочитайте задание. Определите порядок выполнения.

5. Проверьте правильность выполнения задания.

6. Оформите отчет.

Форма контроля выполнения практических работ:

Выполненная работа предоставляется на бумажном носителе и в электронном варианте.

Список рекомендуемой литературы и нормативных актов:

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

2. Т.В.Кузнецова. Делопроизводство -Ростов н/Д :Феникс, 2010.

Рабочая тетрадь (электронная версия)

Практическое занятие 10

Тема: Организация работы с документацией.

Наименование работы: Регистрация документов. Подготовка к архивному хранению

Цель работы: получение практических навыков при регистрации документов, составлению номенклатуры дел.

Оснащение : ПК. рабочая тетрадь .

Литература уч.Делопроизводство под ред.Т.В.Кузнецовой. с.168-202

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:

1.Что называют номенклатурой дел ?

2. Какие знаете формы регистрации документов?

3.Какие бывают последовательности размещения документов в деле ?

4.Что называют формированием дел ?

Форма номенклатуры дел

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (наименование должности руководителя) __________________________________ (подпись, расшифровка подписи и дата)

________________________________

(наименование подразделения)

 

Индекс ______________

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №__

на _________ год

 

Индексы дел	Заголовки дел	Кол-во томов	Срок хранения и статья по тип. перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

 

 

__________________________________________ _____________________________

(подпись и должность составившего номенклатуру) (расшифровка подписи)

00.00.0000

СОГЛАСОВАНО

_____________________________________ ___________________________

(подпись и должность сотрудника архива) (расшифровка подписи)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в ________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

По срокам	Всего	В том числе:
хранения		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

__________________________ подпись ______________________

(должность руководителя (расшифровка подписи)

структурного подразделения)

Итоговые сведения переданы в архив

__________________________ подпись ______________________

(должность ответственного (расшифровка подписи)

за делопроизводство)

Дата

Форма итоговой записи о категориях и количестве дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в ________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

 

По срокам	Всего	В том числе:
хранения		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

 

__________________________ подпись ______________________

(должность руководителя (расшифровка подписи)

структурного подразделения)

 

 Итоговые сведения переданы в архив

 

__________________________ подпись ______________________

(должность ответственного (расшифровка подписи)

за делопроизводство)

 

 

Дата

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления, порядковый №	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Кому направлении документ, резолюция	Расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6

таблица 1

Индекс дела	заголовок	Кол- во дел	Срок хранения	Примечание
1-1 1-2 1-3 1-4 2-1 2-2 3-1	Устав предприятия Переписка с вышестоящими организациями Приказы по основным вопросам Картотека регистрации исходящих документов Штатное расписание Годовой бухгалтерский Отчёт Личные дела сострудников	1 1 1 ; 2 часть 1 1 12 томов 4 тома	Пост 5 л Пост 3г. Пост Пост 75 л.

Порядок выполнения: