10.2. Способи виправлення помилкових записів у документах
Під час заповнення документів на підприємстві можуть виникати різні помилки: неправильно записаний текст або сума, невірно вказані кореспондуючі рахунки, записи зроблені не в ті облікові регістри та ін. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера та ін.
Розрізняють локальні і транзитні помилки. При локальних помилках невірна інформація міститься лише в одному обліковому регістрі і не призводить до потреби вносити зміни в інші документи (наприклад, неправильно проставлена дата). Транзитні помилки автоматично проходять через декілька облікових регістрів (наприклад, невірна сума у журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі).
Знайдені помилки повинні бути виправлені до складання звітності. Однак у первинних документах, облікових регістрах і у фінансовій звітності підчистки й необумовлені виправлення не допускаються. Для виправлення помилок в облікових регістрах застосовують наступні способи (табл. 10.1).
Таблиця 10.1. Способи виправлення помилок в облікових документах
№ |
Назва способу |
В яких випадках застосовується |
Сутність |
1 |
Коректурний |
Якщо помилка знайдена до складання балансу і не потрібно вносити зміни в кореспонденцію рахунків |
Неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. При цьому обов'язковий напис «Виправлено» і підпис бухгалтера. |
2 |
Додаткового запису |
Якщо кореспонденція рахунків зазначена правильно, але сума господарської операції занижена |
Здійснюється додатковий запис (кореспонденція за тими ж рахунками) із зазначенням суми, на яку необхідно здійснити збільшення операції. |
3 |
Червоне сторно |
Якщо кореспонденція рахунків складена невірно або записана сума завищена. |
Помилковий запис анулюється шляхом запису червоним кольором. При підрахунках суми, записані червоним, віднімаються з підсумків. Таким чином, запис червоним (сторнуючий запис) ліквідує помилковий запис. Одночасно повинен бути внесений правильний запис звичайним кольором. |
Коректурний спосіб використовується для виправлення арифметичних помилок, описок, записів операцій не в той обліковий регістр в момент їх здійснення і до складання звітності. Цим способом недоцільно користуватися для виправлення помилкових записів у тих облікових регістрах, де вже підраховані підсумки, оскільки довелося б зробити виправлення декількох сум.
Після складання Головної книги вже в наступних звітних періодах часто виявляються помилки у зазначенні кореспондуючих рахунків і суми господарських операцій. У цих випадках використовують способи додаткового запису і «червоне сторно».
Спосіб додаткового запису застосовується в тому випадку, коли було занижено суму господарської операції, але при цьому кореспонденція рахунків зазначена вірно. Наприклад, проведено запис господарської операції «Надійшло паливо від постачальника на суму 2400 грн.» по дебету 203 «Паливо» і по кредиту 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» на суму 2000 грн. На різницю 400 грн. проводять додатковий запис: по дебету 203 і кредиту 631.
У випадку, коли необхідно виправити невірну кореспонденцію рахунків, або завищено суму використовують спосіб «червоне сторно».
Розглянемо операцію «Надійшло паливо від постачальника на суму 2400 грн.», яка відображена в обліку неправильною кореспонденцією: по дебету рахунку 231 «Виробництво» і по кредиту 631 на суму 2400 грн.
Вносимо виправлення наступними записами:
Дт
231 Кт 631 2400
б) записуємо правильну кореспонденцію звичайним чорнилом
Дт 203 Кт 631 2400
Крім того, спосіб «червоне сторно» використовується, якщо помилка полягає в перебільшенні суми. В цьому випадку робиться сторнуючий запис на різницю між помилково записаною і правильною сумою, тобто на суму перебільшення. Якщо взяти ту саму операцію «Надійшло паливо від постачальника на суму 2400 грн.», то при правильній кореспонденції бухгалтер записав суму – 3000 грн. Виправити помилку необхідно на різницю 600 грн. зі вказівкою тієї ж кореспонденції методом «Червоне сторно»:
Дт
203 Кт 631 600
Виправлення помилкових записів в облікових регістрах методом додаткового запису і «червоне сторно» повинні бути оформлені бухгалтерською довідкою, де даються пояснення: де і коли (в якому документі), з якої причини допущена помилка, дата складання і найменування документа, в якому помилка виправлена.
Запам’ятайте! |
У касових, банківських документах, цінних паперах, формах звітності виправлення не допускаються |
Що стосується виправлень у бухгалтерській звітності, то зміна даних звітності внаслідок її перекручування, які відносяться як до поточного, так і до минулого року, проводиться у тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки. При цьому керуватись треба П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» (затверджено наказом Міністерства фінансів України № 137 від 28 травня 1999 p.)
Згідно з нормами зазначеного стандарту виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів у попередніх періодах, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року. Виправлення помилок, які відносяться до попередніх періодів, вимагає повторного відображення відповідної порівняльної інформації у фінансовій звітності.
У примітках до фінансових звітів слід розкривати таку інформацію щодо виправлення помилок, які мали місце в попередніх періодах:
- зміст і суму помилки;
- статті фінансової звітності минулих періодів, які були перераховані з метою повторного подання порівняльної інформації;
- факт повторного оприлюднення виправлених фінансових звітів або недоцільність повторного оприлюднення.