10.5. Сутність журнально-ордерної форми обліку, переваги та недоліки

Сутність журнально-ордерної форми обліку полягає в застосуванні журналів-ордерів і допоміжних відомостей, які є основними обліковими реєстрами (рис. 10.4)

Первинні

документи

Картки аналітичного обліку

Допоміжні відомості

Оборотні відомості з аналітичних рахунків

Журнали-ордери і відомості до них

Кредитовий оборот

Дебетовий оборот

Умовні позначення:

Головна книга

запис

Баланс та інші форми звітності

звірка

записів

Рисунок 10.4. Схема журнально-ордерної форми

Первинними носіями інформації є належним чином оформлені первинні документи. Розглянутий в попередньому питанні принцип накопичення і групування однорідних господарських операцій зберігається і при журнально-ордерній формі. Проте істотна відмінність від меморіально-ордерної форми полягає у тому, що не складаються меморіальні ордери, а інформація з первинних і зведених документів підлягає безпосередньому рознесенню господарських операцій в облікові регістри. Як і для будь-якої форми, сутність журнально-ордерної форми обліку полягає в застосуванні журналів-ордерів і допоміжних відомостей, які є основними обліковими регістрами. У табл. 10.5. приведений перелік типових журналів-ордерів і відомостей, передбачений методичними рекомендаціями Міністерства фінансів.

Таблиця 10.5.Перелік типових журналів-ордерів і відомостей

№ журналів	№ відомості	Найменування і призначення облікових регістрів
1	2	3
1. -	- 1.1 1.2 1.3	Облік грошових коштів і грошових документів Журнал 1 по кредиту рахунків 30, 31, 33 Відомість по дебету рахунку 30 Відомість по дебету рахунку 31 Відомість по дебету рахунку 33
2.	-	Облік довгострокових і короткострокових позик Журнал 2 по кредиту рахунків 50, 60
3.	3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6	Облік витрат, довгострокових і поточних зобов'язань Розділ I Журналу 3. Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (по кредиту рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68) Розділ II Журналу 3.Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових і поточних зобов'язань (по кредиту рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69) Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками Відомість аналітичного обліку виданих і одержаних векселів Відомість аналітичного обліку розрахунків з інших операцій Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом
4.	4.1 4.2 4.3	Облік необоротних активів і фінансових інвестицій Розділ I Журналу 4. Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів і зносу необоротних активів (по кредиту рахунків 10, 11, 12, 13, 19) Розділ II Журналу 4. Облік капітальних і фінансових інвестицій і інших необоротних активів (по кредиту рахунків 14, 15, 18, 35) Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій Відомість аналітичного обліку фінансових інвестицій Відомість аналітичного обліку нематеріальних активів
5, 5А	- - - - - 5.1	Облік витрат Розділ I Журналу 5 і Журналу 5А по кредиту рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98 і розділ II Журналу 5 і Журналу 5А по кредиту рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6 Розділ III Журналу 5А по кредиту рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 91 Розділ III А Журналу 5А по кредиту рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 80, 81, 82, 83, 84, 91 Розділ III Би Журналу 5А по кредиту рахунків 20, 22, 39, 65,66 Розділ IV Журналу 5 і Журналу 5А Аналітичні дані до рахунку 28 «Товари» Відомість аналітичного обліку запасів
6.	- -	Облік доходів і результатів діяльності Журнал 6 по кредиту рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 76, 79 Розділ II «Аналітичні дані про доходи»
7.	7.1 7.2 7.3	Облік власного капіталу і забезпечення зобов'язань Журнал 7 по кредиту рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48,49 Відомість аналітичних даних рахунку 42 «Додатковий капітал» Відомість аналітичних даних рахунку 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)» Відомість аналітичних даних рахунку 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів»
-	8	Відомість позабалансового обліку

Всі журнали-ордери і допоміжні відомості розроблені і систематизовані в суворій відповідності до типового плану рахунків бухгалтерського обліку суб'єктів підприємницької діяльності. У кожному з семи журналів-ордерів знаходить своє відображення група рахунків, однорідних за своїм економічним змістом. При цьому для кожного рахунку в журналах-ордерах і відомостях відведений розділ для облікових записів. У журналах-ордерах друкарським способом вказані кореспонденції рахунку, що забезпечує точність і швидкість відображення бухгалтерських записів (табл. 10.6).

Таблиця 10.6. Журнал 1 за рахунками 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти» за березень 20__ р. З кредиту рахунку 30 «Каса» в дебет рахунків

№ за-пи-су	Дата зві-ту касира	31 «Ра-хун-ки в бан-ках»	33 «Інші кошти»	36 «Розрахунки з покупцями та замовниками», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 63 «Розрахунки з постачальника-ми та підрядниками»				66 «Роз-раху-нки з опла-ти пра-ці»		84 «Інші операційні витра-ти» 85 «Інші витра-ти»				91 «Загальновиробничі витрати» 92 «Адміністративні витрати» 93 «Витрати на збут» 94 «Інші витрати операційної діяльності», 95 «Фінансові витрати» 97 «Інші витрати»													14, 15, 30, 35, 39, 41, 45, 46, 48, 50, 51, 52, 53, 55, 60, 61, 62, 65, 67, 68, 69, 76											Усього
				№	№	№				№		№		№		№		№		№		№		№
1	2	3	4	5	6		7	8		9		10		11		12		13		14		15		16		17		18		19		20		21		22
1.	01.03			90,0				100,0																												190
2.	06.03							3264,0																												3264
3.	12.03	240,0																																		240
4.	15.03			220,0																																220
	Усього	240		310				3364																												3914

В основу побудови журналів-ордерів покладена кредитова ознака записів, згідно з якою записи в журнал-ордер проводяться тільки по кредиту рахунку в кореспонденції з рахунками, що дебетуються, найменування і код яких зазначені у відповідних графах даного журналу-ордера. Дебетові ж обороти по даному рахунку відображаються в тих журналах-ордерах, де будуть записані дані, що кореспондують з дебетом цього рахунку. Такий принцип записів називається шаховим. Він дозволяє записувати суми операцій за один робочий прийом (одноразово) по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Таким чином, всі кредитові обороти по кожному синтетичному рахунку збираються в одному журналі-ордері.

В журналах-ордерах записи проводяться на підставі даних первинних документів або підсумкових даних накопичувальних і групувальних відомостей, які при цій формі виконують функції допоміжних відомостей. До допоміжних відомостей також відносять розроблювальні таблиці: розподіл заробітної плати по напрямах витрат, розрахунок зносу (амортизації) основних і нематеріальних активів; реєстр не виданої заробітної плати і т.д.

Таким чином, записи операцій, які проводяться в журналах-ордерах в хронологічному порядку поєднуються з їх систематизацією по кореспондуючих рахунках, чим забезпечується єдиний робочий процес бухгалтерських записів.

У більшості журналів-ордерів аналітичний облік поєднується з синтетичним. З цією метою в багатьох журналах-ордерах господарські операції групуються в розрізі субрахунків, аналітичних рахунків, статей витрат та інших ознак. У таких журналах-ордерах передбачено два розділи: один – для запису операцій по кредиту рахунку (власне журнал-ордер), з якого дані переносяться в Головну книгу; інший – для відображення показників аналітичного обліку. Аналітичні дані в журналах-ордерах тісно пов'язані зі статтями форм бухгалтерської звітності, і завдяки цьому процедура складання основних форм фінансової звітності зводиться до перенесення в них показників, які сформувалися в журналах-ордерах. Крім того, аналітичні дані в журналах-ордерах можуть бути використані з метою контролю і аналізу діяльності підприємства.

Принцип поєднання аналітичного і синтетичного обліку дозволяє досягти економії облікового часу, оскільки відпадає необхідність в складанні оборотних відомостей по аналітичних рахунках. Проте, не по всіх рахунках бухгалтерського обліку доцільно поєднувати в одному регістрі аналітичний і синтетичний облік через широку і складну номенклатуру аналітичних рахунків і субрахунків. У цих випадках використовуються різні відомості: відомості аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядчиками, з бюджетом, капітальних і фінансових інвестицій, нематеріальних активів та ін. У цих випадках первинна облікова інформація групується у відомостях (картках аналітичного обліку), а потім підсумкові дані переносяться в журнали-ордери (табл. 10.7).

Слід зазначити, що при журнально-ордерній формі також використовуються як облікові реєстри інвентарні картки обліку основних засобів, картки складського обліку матеріальних цінностей, дані яких за звітний місяць необхідно узагальнювати в оборотних відомостях по аналітичних рахунках і звіряти з даними Головної книги по відповідних рахунках.

Як показано в схемі, єдиним джерелом складання Головної книги є кредитові обороти рахунків, відображені за звітний місяць в журналах-ордерах. Умовою правильності записів і реальності форм фінансової звітності є обов'язкова звірка підсумкових сум, відображених в журналах-ордерах і в відомостях. Відповідність підсумкових сум, відображених у різних облікових регістрах випливає з суті подвійного запису господарських операцій (табл. 10.8).

Таблиця 10.7

ТОВ «Форум»

ВІДОМІСТЬ 3.2. Аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунка 37)

за березень 20__ р.

Субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Но-мер за-пи-су	Номер до-ку-мента	Найме-нуван-ня дебітора рахунків (під-звітна особа, назва органі-зації тощо)	Сальдо на початок місяця			У дебет рахунків 37 з кредиту рахунків 10, 11, 14, 15, 16, 19, 20, 22, 23, 25, 26, 28, 30, 31, 33, 36, 39, 50, 60, 64, 68, 69, 70, 71, 73, 74				З кредиту рахунка 37 у дебет рахунків 10, 11, 12, 14, 15, 16, 20, 22, 23, 25, 26, 28, 30, 31, 33, 34, 35, 48, 50, 51, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 80, 84, 85, 91, 92, 93, 94									Сальдо на кінець місяця
			Дата виникнення	Дебет	Кредит		Дата	№ 30	усього за дебетом		№ 15	№ 20	№ 22	№ 30	№ 64	№ 91	№ 92	усього за кредитом	дебет	кредит
1	2	3	4	5	6		7	8	9		15	14	12	13	16			17	18	19
1.		Коліснічен-ко		-	-			90	90					12		78		90	-	-
2.		Семе-ненко		-	10			220	220		141		42		37			220	-	10
3.		Аксю-тенко		-	-			11340	11340			11300					40	11340	-	-
	Усього за рахунком 37			-	10			11650	11650		141	11300	42	12	37	78	40	11650	-	10

04 березня 20__ р. Виконавець _______________

(підпис)

Таблиця 10.8. Схема звірки записів журналу-ордера № 1 по кредиту рахунку 30 «Каса»

№	Рахунок, що дебетується	Обліковий регістр, з яким проводиться звірка
		№ форми	найменування
1.	31 «Рахунки в банках»	1.2.	Відомість по дебету рахунку 31
2.	33 «Інші засоби»	1.3.	Відомість по дебету рахунку 33
3.	37 «Розрахунки з різними дебіторами»	3.2.	Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами
4.	63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»	3.3.	Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками
5.	Рахунки 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності», 95 «Фінансові витрати» і т.д.	журнал-ордер № 5 розділ III	Витрати діяльності

Головна книга є регістром синтетичного обліку, в якому проводиться систематизація і узагальнення даних поточного обліку. У ній по кожному рахунку відображаються обороти за місяць і виводяться залишки. При цьому кредитовий оборот з відповідного журналу-ордера переноситься загальною сумою, а дебетовий оборот кожного рахунку Головної книги формується з різних журналів, тобто записи по кожному синтетичному рахунку в Головній книзі ведуться за дебетовою ознакою. Таким чином, синтетичний облік забезпечує інформаційні зв'язки по кожному синтетичному рахунку: у журналах-ордерах кредитовий оборот у розрізі рахунків, що дебетуються, а в Головній книзі – дебетовий оборот у розрізі рахунків, що кредитуються. У цьому виявляється контрольна функція бухгалтерського обліку за станом об'єктів та їх змінами (табл. 10.9).

Таблиця 10.9. Головна книга (фрагмент) за 20__ рік. Рахунок 30 «Каса», (грн.)

Місяць	Оборот по дебету			Разом оборот по дебету рахунку 30	Разом оборот по кредиту рахунку 30	Сальдо		Місяць
	з кредиту рахунку 31 по Журналу № 1	з кредиту рахунку 372 по Журналу № 3	з кредиту рахунку 66 по Журналу № 5А			Дт	Кт
Сальдо на 01.01.__р						56
Січень	8200	15	20	8370	8105	321		Січень
Лютий	10620	985	10	11615	11246	690		Лютий
Березень	15300	12	-	15312	15254	748		Березень
Квітень								Квітень
...і т.д.								...

Отже, Головна книга використовується для узагальнення даних журналів-ордерів, взаємної перевірки правильності записів по окремих синтетичних рахунках, складання бухгалтерської звітності.

З викладеного вище можна дійти висновку, що в основу побудови журнально-ордерної форми обліку покладені такі принципи:

- побудова журналів ордерів за кредитовою ознакою;

- широке застосування допоміжних відомостей;

- поєднання в одному регістрі хронологічного і систематичного запису;

- зазначення в журналах-ордерах кореспонденції рахунків;

- поєднання в одному журналі-ордері, як правило, декількох економічно взаємопов’язаних синтетичних рахунків;

- побудова окремих журналів-ордерів по кількох рахунках забезпечує поєднання синтетичного і аналітичного обліку.

Порівняно з меморіально-ордерною формою, журнально-ордерна має низку переваг:

• скорочення облікових записів за рахунок поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного і аналітичного обліку, обробки первинних документів без складання меморіальних ордерів і реєстраційного журналу;

• посилення взаємного контролю записів в облікових регістрах, що забезпечує реальність балансу та інших форм фінансової звітності.

• дозволяє полегшити працю облікових працівників, понизити трудомісткість підготовки інформації, підвищити оперативність і достовірність даних бухгалтерського обліку;

• зміст облікових регістрів відповідає вимогам складання бухгалтерської звітності і може бути використаний для аналізу і контролю діяльності підприємства.

Проте, журнально-ордерна форма не пристосована до комп'ютерної обробки даних, деякі регістри мають складну побудову і різну структуру журналів-ордерів і відомостей.