3. Методика анализа закупочной деятельности.

Рассмотрим методику анализа закупочной деятельности. Одно из важных условий повышения конкурентоспособности фирмы – нахождение наиболее приемлемых способов приобретения и поставки продукции. Чтобы достичь таких результатов, требуется знать содержание процессов поставки и их место в осуществлении оптимальной закупки продукции.

Основной целью закупочной деятельности является удовлетво­рение потребностей торгового пред­приятия в товарах с максимально возможной экономической эффективностью.

Таблица 3.1. – Удельный вес товарных запасов в общей сумме активов

Показатель	2005г.	2006г.	2007г.	Изменение, проц. пункты
				2005г. к 2006г.	2006г. к 2007 г.
Удельный вес товарных запасов в общей сумме активов, %	77,7	63,4	46,3	-14,3	-17,1

Закупка товаров является составной частью коммерческой деятельности предприятия и включает в себя [37, с. 221]:

1. изучение и прогнозирование покупательского спроса;

2. выявление источников поступления и поставщиков товаров;

3. организацию хозяйственных связей с поставщиками, включая разработку и заключение договоров поставки;

4. организацию учета и контроля за ходом выполнения договорных обязательств.

Существенной задачей закупочной деятельности является подготовка бюджета закупок, так как необходимо знать, во сколько обходятся предприятию те или иные работы и при­нятые решения. При решении этой задачи определя­ются следующие виды затрат [3, с.39]:

• на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

• на транспортировку, экспедирование и страхование;

• на грузопереработку, приемку и проверку материальных ресурсов

• по контролю за соблюдением условий договора поставки

• на поиск информации о потенциальных поставщиках;

Отметим, что подходы к оценке сильно различаются в организациях в зависимости от того, является ли закупочная деятельность стратегическим направлением или просто текущей деятельностью. Количественная оценка, использующая такие показатели, как величина сбережений, количество заказов, сокращение административных расходов и т.д., превалирует в организациях, где закупку относят к текущей коммерческой функции. С этой точки зрения важной будет эффективность, определяемая как «соотношение планируемых и фактических затрат на реализацию задуманных планов». В этом случае закупочная деятельность успешна настолько, «насколько ей удается реализовать поставленные цели при минимизации расходования ресурсов организации» [17, с. 753].

Качественный анализ, использующий субъективный взгляд на то, как закупочная деятельность отражается на репутации компании, на удовлетворенности потребителей, на партнерских отношениях, используется в организациях, где закупочная деятельность носит статус стратегической. В этой связи фокус будет направлен на достижение эффективности, определенной как «степень успеха в реализации ранее поставленной цели с помощью определенных действий». Таким образом, эффективность закупочной деятельности – это степень достижения поставленной цели.

Анализ закупочной деятельности преследует следующие цели [17, с. 754]:

1. сравнить планируемые и полученные результаты;

2. установить контролируемые и неконтролируемые факторы отклонения полученных результатов и найти по возможности базис для их улучшения;

3. усовершенствовать процесс принятия решений;

4. идентифицировать и выделить вклад снабженческой функции в повышение конкурентоспособности организации;

5. дать персоналу обратный сигнал о необходимости и путях повышения качества работы, мотивации и эффективного распределения закупочных обязанностей.

Американские ученые Кеннет Лайсонс и Майкл Джилленгем различают такие методы оценки закупочной деятельности как эффективность по затратам и эффективность по результатам. Эффективность по затратам – это способность человека или организации максимизировать продуктивность с наименьшими затратами денег, времени и других ресурсов. Эффективность по результатам – это способность индивидуума, функционального подразделения или организации выполнить поставленную цель, добиться успеха или выполнить миссию. Сущность понятия «эффективность по результатам» состоит в том, чтобы «делать правильные вещи», а понятия «эффективность по затратам» - «делать вещи правильно». Таким образом, эти два понятия не всегда являются синонимами. Можно закупать у надежных поставщиков продукцию требуемого качества в нужное время, однако цена закупки может быть неподходящей [17, с. 755].

Таблица 3.2. – Сравнительный анализ предложений поставщиков абразивного инструмента

Критерии оценки	Челябинский абразивный завод	Лужский абразивный завод	Косулинский абразивный завод	Белгород-ский абразивный завод	Пермский абразивный завод
Стоимость партии товаров, руб.	203020,50	200018,35	202083,20	208160,00	201650,00
Скидка, %	10	5	0	0	0
Транспортные расходы (контейнер 5т.), руб.	7127,90	10975,00	6331,10	9650,00	8710,00
Стоимость поставки, руб.	189846,35	200992,44	208414,30	217810,00	208000,00
Упаковка товара	картон	картон	картон	картон	без упаковки
Качество товара (5 бальная система)	4	5	5	4	4
Форма расчета	100% предоплата	50%пред-оплата	50% предоплата	100% предоплата	50% предоплата
Срок поставки (с даты поступления денежных средств на расчетный счет), дней	5	7	3	6	4

Также эти ученые распределили подходы к измерению эффективности по четырем группам:

• бухгалтерские подходы, основанные на подсчете прибыли и издержек, финансовом аудите, бюджетном контроле и контроле над расходами; наиболее часто применяемым из бухгалтерских подходов является бюджетный контроль, позволяющий отслеживать деятельность через анализ отклонений.

• сравнительные подходы, а именно сравнение с образцом (результаты лучшей в отрасли компании, средние результаты по отрасли) и использование специальных показателей (отношение затрат на закупку к продажам, отношение операционных расходов на закупку к стоимости закупок, стоимость закупок в расчете на одного действующего поставщика и т.д.);

• проверка качества управления закупками;

• управление по целям.

Николас К. Сирополис отмечает, что простой способ измерения эффективности закупочной деятельности является сопоставление себестоимости проданных товаров, т.е. затрат на снабжение, со средним показателем по отрасли [30, с. 563].

Деятельность службы закупок, характеризующая качество ее системной организации, может быть оценена при помощи ряда показателей [2, с. 42]:

• общий объем закупок;

• уровень закупочных цен;

• размеры отдельных закупок;

• затраты на оформление и передачу заказов на поставку;

• количество поставщиков;

• условия платежа и поставки и др.

Профессор М.И. Баканов считает, что важным моментом изучения закупочной деятельности является планирование цикла закупок, которое предполагает анализ и управление товарно-материальными запасами [37, с. 148].

Предприятием должен быть организован четкий учет выполнения договоров на поставку товаров с точки зрения полноты их выполнения по объему, ассортименту, срокам, условиям транспортировки, упаковки. Соблюдение сроков поставки товаров имеет важное значение для предприятий торговли, поскольку это обеспечивает бесперебойную продажу товаров, выполнение собственных договорных обязательств перед заказчиками.

Таблица 3.3. – Оценка договорной дисциплины за март 2008 года.

№ п/п	Поставщик	Количес-тво поставок	Количество поставок с полным соответствием данным, указанным в сопроводительных документах, и условиям договора	Процент выполне-ния договоров, %
1	Глазовский завод «Металлист»	3	2	66,7
2	ОАО «СИЗ»	4	4	100
3	ООО «Александра»	5	5	100
4	Лужский абразивный завод	1	1	100
5	ЗАО «Проминструмент-Брянск»	2	2	100
6	ОАО «КЗТС»	1	1	100
7	ПО «Волжский инструмент»	4	3	75,0
8	ОАО «Завод «Красный инструментальщик»	5	4	80,0
9	ЗАО «Канашский завод резцов»	1	1	100
10	ООО «Инигс»	8	7	87,5
11	ОАО «БелФрез»	2	2	100
12	ООО «Уртрэк»	7	7	100
13	ООО «Кама-МСМ»	1	-	-
14	ОАО «Уральский завод ПТО»	1	-	-
15	ООО «Брозэкс»	4	4	100
	Итого:	49	43	87,8

Таблица 3.4. – Анализ структуры недопоставок товаров

Причины недопоставок товаров	Недопоставлено товаров
	тыс.р.	% к итогу
По вине поставщика
Нарушение сроков поставки	48	69,6
Недостача товаров в сравнении с количеством, указанным в сопроводительных документах	3	4,3
Нарушение ассортимента поставки	5	7,3
По вине покупателя:
Нарушение установленного порядка расчетов	13	18,8
Итого	69	100

Анализ поступления товаров проводят по торговому предприятию в целом, по отдельным товарным группам и товарам, источникам поступления, при этом используют как стоимостные, так и натуральные показатели. В ходе анализа необходимо установить, у каких поставщиков и в каком количестве закупались товары, особенно на льготных условиях. Также проводится оценка выполнения плана и динамики поступления товаров.

Важным показателем закупочной деятельности предприятия является коэффициент равномерности поставок, который определяется с помощью коэффициента вариации:

Кравн. = 100% – ν

ν = (σ *100%) : Хср. (1.1) [37, с.227]

Кравн. – коэффициент равномерности;

Хср. – среднее значение объема поставки товаров за период;

ν – коэффициент вариации;

σ – среднее квадратическое отклонение фактического объема поставки.

Коэффициент равномерности обеспечивает двустороннюю оценку ритмичности поступления товаров. Отклонения в сторону уменьшения среднего значения означает, что товаров закупалось меньше, чем обычно (в среднем). Отклонения, превышающие среднее значение, означает, что в среднем товаров закупается меньше, чем поступает в периоды наилучшей работы. Чем ближе значение коэффициента равномерности к 100%, тем более равномерно организовано поступление товаров, тем меньше размер упущенной выгоды от возможных перебоев в продаже отдельных товаров.

Таблица 3.5. – Динамика поступления товаров за 2005-2007 гг.

Год	Поступление товаров, тыс.р.	Абсолютное изменение, тыс.р.	Темп роста, %
2005	23284
2006	39506	16222	170,1
2007	33854	-5652	85,7

Таблица 3.6. – Исходные данные для анализа равномерности поставок товаров в 2007 году

Месяц	Поступление товаров, тыс.р.
Январь	1996
Февраль	2202
Март	2528
Апрель	2531
Май	2912
Июнь	3073
Июль	3997
Август	3686
Сентябрь	2520
Октябрь	2910
Ноябрь	3310
Декабрь	2189
Итого	33854

Для расчета коэффициента равномерности сначала необходимо определить средний объем поставок (Х ср) и среднее квадратическое отклонение фактического объема поставок (σ):

Х ср =33854 : 12 = 2821,2 (тыс.р.)

Далее рассчитываем коэффициент вариации (ν):

ν = (σ *100%) : Хср = 589,8 * 100% : 2821,2 = 20,9 %

Коэффициент равномерности определяется следующим образом:

Кравн. = 100% – ν = 100% - 20,9 % = 79,1 %

Завершается анализ обобщением выявленных резервов, разработкой рекомендаций по совершенствованию товароснабжения, дополнительному вовлечению в товарооборот товарных ресурсов и повышению эффективности их использования.

Основу экономической эффективности закупочной деятельности составляют изучение рынка, поиск надежных поставщиков, закупка материалов необходимого качества по оптимальным ценам, анализ возможных логистических расходов и сроков поставок.