2. Краткие теоретические сведения

В предыдущих опытах мы закончили создание нашего проекта и сохранили его вместе с базовым планом. Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных видов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравнивать их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это подскажет вам, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты.

Microsoft Project позволяет, вводить различную информацию о выполнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически.

2.1. Способы оптимизации графика работ

После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг – оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то прежде всего следует определить, какими конкретными видами работ это обусловлено. Эти работы называются критическими и образуют критический путь. После того, как вы определите работы критического пути, вы сможете откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ.

Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также сократив объем работы, предусмотренный для данного вида работ. По умолчанию Microsoft Project вычисляет длительность работы на основании общего объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду работ, рабочего времени и объема работ, определенного для каждого ресурса.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ. Комбинирование заключается в таком планировании, при, котором некоторые виды работ будут выполняться одновременно. Если же сделать это практически не представляется возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды работ, которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь, могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также позволит сократить критический путь, так как некоторые из таких мелких работ станут некритическими.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Исполнитель работы в выходные дни 15 и 16 августа 2008 года. Работа в эти дни впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней отдыха.

Для этого отметим в базовом календаре Календарь 1 для ресурса Исполнитель указанные дни как рабочие.

Для этого выберите команду меню Сервис • Изменение рабочего времени. На экране появится диалог Изменение рабочего времени.

В открывающемся списке Для выберите ресурс Исполнитель.

С помощью полосы прокрутки справа от календаря установите месяц Август 2008 года.

Выделите в календаре ячейки с датами 16 и 17 августа 2000 года.

Установите переключатель Нестандартное рабочее время.

В полях ввода С, До введите рабочее время в эти дни: 9:00-12:00, 13:00-18:00.

Щелкните мышью за пределами выделенных ячеек, чтобы снять выделение. Указанные дни будут отмечены как рабочие.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Изменение рабочего времени.

Просмотрите внимательно таблицу и Диаграмму Гантта и убедитесь, что длительность работы Представление эскизного проекта (прототип) теперь составляет 5 календарных, а не рабочих дня, а дата завершения проекта передвинулась с 1 сентября на 29 августа 2008 года (рисунок 27).

Рисунок 27. Диаграмма Ганта после оптимизации графика работ

Создание нашего проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми.

Для сохранения базового плана, выберите команду меню Сервис • Отслеживание • Сохранить базовый план. На экране появится диалог Сохранение базового плана (рисунок 28).

Рисунок 28. Диалоговое окно Сохранение базового плана

Убедитесь, что установлен переключатель Сохранить базовый план. Закройте диалог, нажав кнопку ОК. Базовый план будет сохранен.