Тема 8 Методологические основы проектирования организационных структур административного управления.

Процесс - это устойчивая, целенаправлен­ная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, кото­рая по определенной технологии преобразует входы в выходы, пред­ставляющие ценность для потребителя.

Выделяют три основных группы процессов:

1) сквозные или межфункциональные процессы. Они выполняются несколькими подразде­лениями или всей организацией и пересекают границы функциональных подразделений;

2) внутри функциональные процессы или подпроцессы, ограниченные рамками одной функциональной области и совершаемые внутри определенного подразделения;

3) операции самого нижнего уровня декомпозиции, которые выполня­ются, как правило, одним человеком.

Для управления процессом назначают должно­стное лицо, ответственное за выполнение процесса и его резуль­тат – владельца (менеджера, держателя) процесса.

Владелец процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоря­жении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несу­щий ответственность за результат процесса.

В дальнейшем все построения будут основываться на следующей схеме взаимодей­ствия процесса и его владельца (рис. 1).

Выход (продукт) процесса - материальный или инфор­мационный объект или услуга, являющийся результатом выпол­нения процесса и потребляемый внешними по отношению к про­цессу клиентами.

К выходу процесса могут относиться:

1) готовая про­дукция;

2) документация;

3) информация (в том числе отчетная);

4) персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»);

5) услуги и т.д.

Вход процесса - продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Вход имеет своего поставщика.

К входу про­цесса могут относиться:

1)сырье;

2) материалы;

3) полуфабрикаты;

4) документация;

5) информация;

6) персонал (для процесса «Обеспе­чение кадрами»);

7) услуги и т.д.

Рис. 1. Процесс и его владелец, как субъект управления процессом.

Ресурс процесса - материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполне­ния процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться:

1) информация;

2) пер­сонал;

3) оборудование;

4) программное обеспечение;

5) инфраструк­тура;

6) среда;

7) транспорт;

8) связь и пр.

Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределе­ние и перераспределение ресурсов для достижения наилучше­го результата процесса.

Ресурсы процесса:

1) находятся под управлением владельца процесса;

2) их объем планируется на большое количество циклов или длительный период работы процесса;

3) входы процесса поступают в процесс извне;

4) их объем планируется на один или несколько циклов рабо­ты процесса, или на выпуск определенного объема продукта.

Концептуальная схема управления процессом основана на сформулированном выше его определе­нии.

Процесс имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (пер­сонал, оборудование, инфраструктура, среда и пр.). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необ­ходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряже­нии. Для того чтобы вести управление процессом, владелец про­цесса должен получать информацию о ходе процесса и инфор­мацию от потребителя (клиента) процесса.

Вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установленных планов.

Внутри подразделения может быть выделено несколько про­цессов (рис. 2), хотя в принцип возможна ситуация, ког­да внутри подразделения будет выделен всего один процесс.

Рис 2. Процессы подразделения.

У руководителя подразделения могут быть заместители — начальники отделов, которые также могут являться владельцами процессов более низкого уровня. В любом случае за все процессы подразделения отвечает руководитель подраз­деления, за каждый отдельный процесс перед ним могут отве­чать руководители, непосредственно ему подчиненные.

Руководитель подразде­ления и его заместители управляют процессами подразделения и обеспечивают их результативность и эффективность.

Создание продукта в подразделении чаще всего предполага­ет взаимодействие с другими подразделениями, которые также выполняют определенные процессы (рис. 3).

Как показано на рисунке 3, процесс «Б» подразделения 2 является поставщиком процесса «А». Определяются границы процессов по входам и выходам, регламентируются требования (формы взаимодействия, сроки поставки, ТУ и т.п.) по входам / выходам. Деятельность внутри каждого подраз­деления можно четко структурировать, определить зоны ответ­ственности, распределить ресурсы и, что очень важно, четко определить порядок взаимодействия подразделений.

Рис. 2.3. Взаимодействие процессов подразделений

Такое структурирование деятельности возможно, если в организации существует определенная культура управления. То есть имеются документы, регламентирующие распределение зон от­ветственности и обязанности руководителей подразделений и исполнителей (положения о подразделениях, должностные ин­струкции, рабочие инструкции и т.п.). Есть также документы, регламентирующие выполнение отдельных видов работ (инструкции по видам работ, и спецификации на конеч­ные продукты и промежуточные полуфабрикаты).