1. Загальні положення

1.1. Дана Інструкція є обов’язковою для виконання всіма бібліотеками України різних відомчого підпорядкування та форм власності.

1.2 Облік бібліотечного фонду ведеться з метою встановлення кількості документів, у підрозділах та по бібліотеці в цілому, відбиває надходження документів та їхнє вибуття, забезпечує контроль за зберіганням, наявністю та рухом документів, сприяє оптимальному формуванню і використанню бібліотечного фонду. Він є основою для державного статистичного обліку, звітності, планування.

1.3. До обліку бібліотечних фондів висуваються такі вимоги:

• Повнота та достовірність облікової інформації.

• Документоване оформлення кожного надходження і вибуття з фонду.

• Сумісність засобів і форм обліку, їхня надійність в умовах застосування традиційної і автоматизованої технології.

• Відповідність показників обліку бібліотечного фонду аналогічним показникам державної статистики.

1.4. Процес обліку бібліотечного фонду включає: приймання документів у відповідності з формами, затвердженими в бібліотеці; штемпелювання (маркирування); реєстрацію при надходженні, переміщенні, вибутті, а також перевірку наявності документів у фонді.

1.5. Облікова інформація як у традиційній, так і в електронній формах має однакову юридичну силу.

2. Система обліку бібліотечного фонду

2.1. Система обліку бібліотечного фонду включає:

а) внутрібібліотечний облік фондів всіх підрозділів бібліотеки або централізованої бібліотечної системи;

б) спеціалізований державний облік окремих категорій документів:

- рідкісних і цінних документів, що включаються до Державного реєстру національного культурного надбання;

- архівних документів, що знаходяться у фондах бібліотек;

в) державний статистичний облік бібліотечного фонду за формою 6-НК;

2.2. Бібліотеки загальнодержавного значення, які у відповідності з Законом України «Про обов’язковий примірник документів» отримують обов’язкові безоплатні примірники документів, зберігають їх у фонді постійно. Ці бібліотеки не мають права списувати отриману літературу^*. У випадку ліквідації такої бібліотеки її фонд передається іншій бібліотеці – фондоутримувачу безоплатного обов’язкового примірника документа.

2.3. Облік цінних і рідкісних документів здійснюється згідно з “Інструкцією про порядок відбору рукописних книг, рідкісних і цінних видань бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання”, затвердженою Наказом Міністерства культури і мистецтв України № 708 від 20.ХІ. 2001 р.

2.4. Облік архівних документів, що постійно зберігаються у фондах бібліотек, здійснюється у відповідності з “Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду” та даною Інструкцією.

3. Об’єкти та одиниці обліку бібліотечного фонду

3.1. Обліку підлягають усі види документів, що надходять до бібліотеки, або вибувають з неї незалежно від виду документа та його матеріальної основи.

Примітка: документи тимчасового зберігання: періодичні видання, програми для вивчення різних дисциплін, методичні матеріали, плакати, буклети, дитячі альбоми, календарі на поточний рік, документи, обсягом до 48 сторінок, обліковуються сумарно. Рішення про балансовий облік цих документів приймає бібліотека. У бібліотеках-фондоутримувачах безоплатний обов’язковий примірник видань обліковується індивідуально.

3.2. Кожна бібліотека застосовує сумарний і індивідуальний облік документів, що надходять або вибувають як в традиційному, так і в електронному варіанті.

3.3. Основними одиницями обліку бібліотечного фонду для всіх видів документів є назва і примірник.

3.3.1. Основними одиницями обліку обсягу фонду друкованих видань, неопублікованих і аудіовізуальних документів, електронних видань, є примірник і назва.

3.4. Додатковими одиницями обліку є:

• річний комплект періодичних видань – сукупність номерів (випусків) за рік (незалежно від їхньої річної кількості);

• палітурна одиниця (підшивка) – сукупність номерів періодичних видань (документів), зшитих, оправлених або скріплених іншим засобом в одне ціле;

• метрополиця.

3.5. Основними одиницями обліку журналів є примірник (том, номер, випуск) і назва видання за всі роки його надходження у фонд, незалежно від змін у назві журналу і повноти комплекту. Термін зберігання визначає сама бібліотека.

3.6. Основними одиницями обліку обсягу фонду газет є річний комплект газет, який підлягає зберіганню у даному фонді, і назва комплекту видання за всі роки його надходження у фонд, незалежно від зміни назви видання. Термін зберігання визначає сама бібліотека.

3.7. Самостійні видання, об’єднані в одній оправі (конволют), обліковуються як окремі примірники і окремі назви.

3.8. Додатки до друкованих документів (мапи, атласи, таблиці, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, СD-ROM, дискети і т.п.), якщо вони не мають самостійного значення, окремо не обліковуються. Вони отримують інвентарний номер основного документа.

3.9. Одиницями обліку нотних документів є примірник і назва. Окремі партії (голоси), об’єднані партитурою (клавіром), обліковуються як один примірник і одна назва. Окремі партії (голоси) і партитура, видані окремо, обліковуються як два примірники. Самостійні нотні документи, об’єднані в одній оправі (конволют), обліковуються як окремі примірники і окремі назви.

3.10. Одиницями обліку різних видів образотворчих документів, мап, схем, відбитків є примірник і назва.

3.11. Основними одиницями обліку спеціальних видів нормативних документів є примірник і назва.

3.12. Одиницями обліку документів групової обробки, що об’єднані однією оправою, є примірник і назва.

3.13. Одиницями обліку аудіовізуальних документів є примірник і назва.

• Примірником грамплатівок і компакт-дисків є диск, магнітних фонограм – котушка, касета; діафільмів – рулон, діапозитивів – кадр; кінодокументів – бобина, відеофільмів – касета.

• Окремо видану грамплатівку, компакт-диск обліковують як один диск і одну назву. Комплект (альбом) грамплатівок, компакт-дисків, об’єднаних загальною назвою, обліковують за кількістю дисків і за однією назвою.

• Магнітну фонограму на одній котушці (касеті) обліковують як одну котушку (касету) і одну назву.

• Магнітну фонограму на декількох котушках (касетах), об’єднаних загальною назвою, обліковують за кількістю котушок (касет) і однією назвою.

• Аудіовізуальні документи, що є додатком до інших видів документів і мають з ним одну назву, окремо не обліковуються.

• Аудіовізуальні документи, що мають різну назву з основним документом, до якого вони додаються, обліковуються окремо.

3.14. Одиницями обліку фонду відеодокументів є примірник і назва.

3.15. Одиницями обліку фонду кінодокументів є бобіна.

• Загальний обсяг фонду кінофільмів обліковується за кількістю бобін; діафільмів – за кількістю рулонів.

3.16. Одиницями обліку фонду фотодокументів є примірник і назва.

• Примірником фотодокумента є кадр.

• Комплект діапозитивів обліковується як одна назва незалежно від кількості кадрів.

• Загальний обсяг фонду діапозитивів обліковується за кількістю кадрів.

3.17. Одиницями обліку фонду мікроформ є: для мікрофіш – назва і примірник (фіша), для мікрофільмів – назва і примірник (рулон).

3.18. Примірником фонду електронних видань є дискета і оптичний диск (CD-RОМ і мультмедіа). Дискета – додаток та диск-додаток до іншого документа як окремий примірник не обліковуються, якщо вони не мають самостійного значення.