- •З обліку бібліотечних фондів України Основні терміни і поняття
- •Коефіцієнт індексації фондів – числовий множник, що застосовується при розрахунках вартості бібліотечних фондів, затверджений Урядом України.
- •1. Загальні положення
- •2. Система обліку бібліотечного фонду
- •3. Об’єкти та одиниці обліку бібліотечного фонду
- •4. Порядок обліку бібліотечного фонду
- •4.2. Обов’язкові принципи обліку бібліотечного фонду
- •4.3. Факультативні принципи обліку бібліотечних фондів:
- •6. Сумарний облік документів
- •5. Облік надходжень документів до бібліотечного фонду
- •7. Індивідуальний облік документів
- •8. Облік вилучення документів з бібліотечного фонду
- •9. Перевірка бібліотечного фонду
- •10. Діловодство з питань організації обліку фонду бібліотеки
- •Перелік облікових документів із зазначенням термінів їхнього зберігання
- •Книга сумарного обліку бібліотечного фонду
- •Книга сумарного обліку бібліотечного фонду
- •Книга сумарного обліку бібліотечного фонду
- •Інвентарна книга
- •Зразок актової форми індивідуального обліку документів
- •Картка облікового каталога
- •Зошит обліку документів, прийнятих від користувачів взамін загублених
- •Зразок картки обліку (часописів) журналів
- •Зразок картки обліку газет
- •Зразок картки обліку зібрання творів, що надходять за передплатою
- •Форма журналу обліку процесів розмагнічування записів у бібліотеці
- •Форма акта списання документів у зв’язку з виявленням недостачі, дефектів у партіях документів
- •Форма акта приймання документів, отриманих у дар або за передплатою
- •Форма акта за результатами перевірки бібліотечного фонду
- •Форма акта списання застарілої (зношеної) літератури в бібліотеках
- •Форма акта про надходження журналів
- •Форма акта списання бібліотечних документів тимчасового зберігання
- •Форма акта про передачу фондів з бібліотеки до бібліотеки
- •Форма акта списання загублених користувачами документів та прийняття документів взамін загублених
9. Перевірка бібліотечного фонду
9.1. Перевірка бібліотечного фонду може бути обов’язковою і зараховується як планова: у разі реорганізації або ліквідації бібліотеки, при зміні матеріально-відповідальної особи, виявленні фактів зловживань чи псування документів, за фактами стихійного чи техногенного лиха або інших ситуацій, що викликані екстремальними умовами. В подібних випадках, при значних втратах та неможливості реально установити заподіяну шкоду, допускається переінвентаризація бібліотечного фонду.
9.2. Планові перевірки бібліотечного фонду здійснюються в такі терміни:
найбільш цінні фонди, що зберігаються у сейфах чи закритих шафах – щорічно,
рідкісні , цінні фонди (вибірково) – один раз у 5 років;
фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць – один раз у 7 років;
фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць – поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз у 10 років;
фонди бібліотек від 200 тис. до 600 тисяч облікових одиниць – поетапно у вибірковому порядку з завершенням перевірки раз у 15 років;
фонди бібліотек від 600 тисяч облікових одиниць до 1 млн. облікових одиниць – поетапно, у вибірковому порядку, з завершенням перевірки всього фонду – протягом 20 років;
фонди понад 1 млн. облікових одиниць – поетапно, у вибірковому порядку, з завершенням перевірки всього фонду – протягом 20 – 25 років.
9.3. Перевірка бібліотечного фонду або його частини при заміні керівника бібліотеки чи структурного підрозділу, що має бібліотечні фонди, вважається черговою плановою перевіркою.
9.4. Перевірка завершується складанням акта з пояснювальною запискою і списком відсутніх документів.
9.5. Результати перевірки, зафіксовані в акті, розглядаються комісією, створеною за наказом керівника установи, склад якої визначає “Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ”.
9.6. Недостача документів, виявлена в результаті перевірки, коли конкретні винуватці не встановлені, списуються з балансу лише після ретельної перевірки, відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому згідно з Типовою Інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ.
10. Діловодство з питань організації обліку фонду бібліотеки
10.1. Основна документація (інвентарні книги, книги сумарного обліку бібліотечного фонду, індикаторний каталог, акти), за якою здійснюється облік, підлягає збереженню як документ суворої звітності.
10.2. Інформація з традиційних облікових документів може бути одночасно оформлена в електронному варіанті.
10.3. Зміни, що вносяться до облікових документів (внаслідок помилок, заміни інвентарних номерів, переписування реєстраційних карток тощо) здійснюються з дозволу керівництва установи, якій підпорядкована бібліотека, і документально оформляються (розпорядженням, службовою запискою та ін.).
10.4. Для певних категорій документів, що забезпечують облік і збереження фондів, встановлюються такі терміни збереження (див. таблицю).