- •З обліку бібліотечних фондів України Основні терміни і поняття
- •Коефіцієнт індексації фондів – числовий множник, що застосовується при розрахунках вартості бібліотечних фондів, затверджений Урядом України.
- •1. Загальні положення
- •2. Система обліку бібліотечного фонду
- •3. Об’єкти та одиниці обліку бібліотечного фонду
- •4. Порядок обліку бібліотечного фонду
- •4.2. Обов’язкові принципи обліку бібліотечного фонду
- •4.3. Факультативні принципи обліку бібліотечних фондів:
- •6. Сумарний облік документів
- •5. Облік надходжень документів до бібліотечного фонду
- •7. Індивідуальний облік документів
- •8. Облік вилучення документів з бібліотечного фонду
- •9. Перевірка бібліотечного фонду
- •10. Діловодство з питань організації обліку фонду бібліотеки
- •Перелік облікових документів із зазначенням термінів їхнього зберігання
- •Книга сумарного обліку бібліотечного фонду
- •Книга сумарного обліку бібліотечного фонду
- •Книга сумарного обліку бібліотечного фонду
- •Інвентарна книга
- •Зразок актової форми індивідуального обліку документів
- •Картка облікового каталога
- •Зошит обліку документів, прийнятих від користувачів взамін загублених
- •Зразок картки обліку (часописів) журналів
- •Зразок картки обліку газет
- •Зразок картки обліку зібрання творів, що надходять за передплатою
- •Форма журналу обліку процесів розмагнічування записів у бібліотеці
- •Форма акта списання документів у зв’язку з виявленням недостачі, дефектів у партіях документів
- •Форма акта приймання документів, отриманих у дар або за передплатою
- •Форма акта за результатами перевірки бібліотечного фонду
- •Форма акта списання застарілої (зношеної) літератури в бібліотеках
- •Форма акта про надходження журналів
- •Форма акта списання бібліотечних документів тимчасового зберігання
- •Форма акта про передачу фондів з бібліотеки до бібліотеки
- •Форма акта списання загублених користувачами документів та прийняття документів взамін загублених
5. Облік надходжень документів до бібліотечного фонду
5.1. Облік надходжень документів у фонд здійснюється диференційовано, шляхом їхнього розподілу на документи постійного, довготривалого і тимчасового зберігання.
5.2. Обліку з наданням інвентарного номера підлягає кожен примірник документів постійного зберігання, що приймаються на баланс бібліотеки.
5.3. Обліку з наданням інвентарного номера підлягають документи довготривалого збереження, що призначені для задоволення поточного і передбачуваного читацького попиту, незалежно від виду документу, його обсягу, тематики та інших ознак.
5.4. Документи, що надходять до бібліотеки без зазначеної вартості, оцінюються спеціальною комісією з оцінки документів і обліковуються за окремими актами.
5.5. Обліку без надання інвентарних номерів підлягають документи тимчасового збереження, що містять інформацію короткочасного значення, у зв’язку з чим виключаються через нетривалий період часу. Документи тимчасового зберігання та термін їх зберігання визначає сама бібліотека у відповідності з власними функціями та приміткою до пункту 3.1.
6. Сумарний облік документів
6.1. Сумарний облік всіх видів документів, що надходять або вибувають з фонду бібліотеки, здійснюється партіями за одним супровідним документом (лист державної реєстрації, рахунок-фактура, опис, накладна, реєстр, акт).
У випадку відсутності супровідного документа складається акт приймання.
6.2. При виявленні в партіях розходжень з даними супровідного документа, а також отримання без замовлень непрофільних, надмірно дублетних або дефектних примірників, організації-постачальнику направляються листи-претензії протягом одного місяця з моменту приймання партії нових надходжень. Виявлені розбіжності в партії нових надходжень із супровідним документом мають бути виправлені; незамовлені, непрофільні, дефектні примірники замінені постачальником.
6.3. Формою сумарного обліку є книга (журнал, описи, аркуші сумарного обліку бібліотечного фонду) в традиційному або електронному варіанті.
6.4. В умовах централізованої бібліотечної системи ведеться загальна книга сумарного обліку на весь єдиний фонд та окремі книги обліку на фонди кожного структурного підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій, де містяться відомості про передачу документів до них із відділу комплектування і обробки.
6.5. Відомості про рух фонду, незалежно від характеру матеріального носія облікової форми, фіксуються у «Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду» (частина 1: «Надходження до фонду»; частина 2: «Вибуття з фонду»; частина 3: «Підсумки руху фонду»).
6.5.1. Відомості про документи, що надійшли до фонду, фіксуються у першій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду» за такими позиціями: дата і номер запису, джерело надходження, номер і дата супровідного документа, кількість документів, що надійшли (всього), у т. ч. за видами, типами, (змістом і мовами у відповідності з функціями бібліотеки); вартість придбаних документів, що віднесені на баланс.
6.5.2. Документи, що не беруться на балансову вартість визначає сама бібліотека у відповідності з п.3.1 та п 5.4 даної Інструкції.
6.6. Аудіовізуальні документи, мікроформи, електронні документи на машинозчитуваних носіях, CD-RОМи, дискети сумарно обліковуються як і документи на паперових носіях.
6.7. Відомості про документи, що вибули з бібліотеки, відбиваються у другій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду” у відповідній графі з обов’язковим зазначенням причини про вилучення та їхньої балансової вартості.
6.8. Рух фонду за рік підлягає обов’язковому підсумовуванню та визначенню його балансової вартості, що фіксуються у третій частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду”. В залежності від прийнятого порядку обліку в бібліотеці підсумки руху фонду можуть також підбиватися за квартал або за півріччя.
6.9. Всі періодичні видання та видання, що продовжуються, незалежно від матеріальної основи та виду носія інформації підлягають сумарному обліку.
Підставою для внесення періодичних видань в Книгу сумарного обліку бібліотечного фонду є акт, що складається отримувачем по мірі завершення надходжень періодичних видань поточного року.