58. Классификация документов

Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

• классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

• классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

• признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;

• одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

• сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

• члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);

• члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

59. Организационно-распорядительные документы

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры);

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:

• наименование учреждения;

• наименование структурного подразделения;

• название вида документа (инструкция);

• гриф утверждения;

• дата;

• индекс;

• место издания;

• заголовок;

• подпись.

60. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов

• докладная записка

• предложение

• представление

• заявление

• письмо

• протокол

• акт

• справка