Примеры формул речевого этикета

Давайте рассмотрим некоторые примеры общеизвестных форм речевого этикета. Например, речевой этикет просьбы. К просьбе, как форме обращения, есть свои требования. Она должна быть чётко изложена в деликатной и утвердительной форме. Например: «Вас не затруднит мне помочь…», «Сделайте одолжение, …», «Я хочу Вас попросить о …». Помните о том, что это вы просите собеседника, а не он вас. Если хотите добиться отзыва на свою просьбу, излагайте её максимально вежливо, но уверенно. Поверьте, ответ на просьбу, озвученную в простой доступной форме, не заставит себя ждать.

В завершении хочется сказать, что речевой этикет в нашей стране просто пестрит разнообразием слов. Есть только одно правило – нужно чётко понимать где, как и при каких обстоятельствах можно употреблять те или иные слова. Есть пословица: «Промолчи и сойдёшь за умного». Если нет полной уверенности в правильности употребления тех или иных слов или фраз (особенно в других странах), лучше воспользоваться общепринятыми, часто используемыми универсальными фразами. Так вы всегда окажитесь на высоте.

Мы живём в прекрасной стране, среди образованных и умных людей. Чтобы чувствовать себя среди них «своим», нужно изучать культуру общения и правила поведения. Ну, в обществе-то понятно, а нужно ли нам применять правила речевого этикета скажем дома? Знаете, да! Даже вдвойне! Быть грамотным, культурным, высокообразованным человеком – это способ жизни, а не надеваемая на пару часов маска.

75 Унификация служебных документов

Унификация текста документов

Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

·         объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

·         строгое соответствие между составом информации и видом документа;

·         использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

В результате унификации обеспечивается (ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998):

а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

в) максимальная универсализация представления документированной информации;

г) совершенство структуры служебных документов.

В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.

В качестве других относительно самостоятельных задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать (см.: ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998):

а) упорядочение состава служебных документов предприятия (в том числе по их видам), фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий;

б) создание и применение универсальных текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения управления предприятием.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1. Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).

В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа необходимо обеспечить неукоснительное соблюдение нескольких принципиально важных требований. Каковы же эти требования, и в чем состоит их сущность?

Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям:

а) ясность;

б) информативность (информационная емкость);

в) убедительность.

Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается правильным (с учетом вида и функционального назначения служебного документа) расположением элементов каждого предложения в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов), а также придаточных предложений.

Важен также и выбор формы предложений, которые в зависимости от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или сложными. Точность изложения достигается правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.

Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой в абзацы и отдельные предложения.

Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные сроки наиболее эффективное управленческое решение.

Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа соответствующей аргументации в форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее аргументации в заключительной части текста (в предложениях и выводах).

Несколько слов о правовом обеспечении унификации текстов служебных документов. В качестве основы для выполнения указанной работы в настоящее время применяются нормативно-методические документы в области ДОУ, в том числе:

а) государственный стандарт РФ (далее - ГОСТ) и отраслевой стандарт РФ (далее - ОСТ), а также внутренние стандарты предприятий (организаций, учреждений) в области ДОУ;

б) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее - ОКТЭИ, ОКСИ);

в) государственная система документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ);

г) унифицированные системы документации (далее - УСД) и, в частности, унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД);

д) ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной власти (федеральных, субъектов Федерации и местных);

е) учредительные документы предприятий (организаций, учреждений) (соответствующие разделы положений, уставов);

ж) организационно-распорядительная документация предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ, в частности инструкции по делопроизводству;

з) табели форм документов, номенклатуры дел предприятий (организаций, учреждений).

При этом в качестве объекта унификации могут выступать как отдельные служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому (функциональному) признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.