Факторы эффективности коммуникационного менеджмента

Учитывая тот факт, что связи с общественностью предполагают осуществление спланированной или управляемой коммуникации, следует иметь в виду два момента. Во-первых, информационно-коммуникативный обмен между организацией и общественностью (внутренний и внешний) осуществляется различными подразделениями и структурами административно-управленческого аппарата организации. Это и административный аппарат, и обслуживающий его секретариат, и отдел кадров, и учебно-производственные подразделения и т.д. Все они выполняют возложенные на них управленческие функции, определяемые Уставом организации и ее социальным статусом. Опираясь на международный опыт, следует констатировать, что отделы по связям с общественностью занимают одно из ведущих мест в структуре подразделений по управлению деловыми коммуникациями, обеспечивая обратную связь между организацией и общественностью.

В

Итак, коммуникационный менеджмент – это понятие, раскрывающее специфическую область социальной реальности по упорядочению отношений между организацией и её внутренней и внешней средой, между людьми, социальными группами, профессиональными объединениями. Это понятие используется для обозначения исторически определённых форм закрепления социальных норм регламентации процессов общения, а также способов передачи информации с целью достижения взаимопонимания и согласия.

о-вторых, в своей профессиональной деятельности специалист по связям с общественностью преследует цель достижения двусторонней коммуникации, прибегая к интегративным технологиям для установления взаимопонимания и согласия. Использование PR-специалистами информационных, маркетинговых, рекламных, коммуникационных, репутационных и т.д. технологий в управлении коммуникационными процессами между организацией и её внутренней и внешней средой позволяет рассматривать коммуникационный менеджмент как важнейшее направление и механизм связей с общественностью.

К сфере коммуникационного менеджмента относятся методы и средства упорядочения отношений между людьми, положительный эффект которых достигается ненасильственными мерами. Эффективность коммуникационного менеджмента достигается рядом факторов, таких как:

• соответствие передаваемой информации общему состоянию массового сознания, потребностям организации, групповым интересам;

• эмоциональная привлекательность создаваемых образов;

• обеспечение обратной связи (двусторонней коммуникацией) между организацией и ее общественностью (целевой аудиторией).

В деятельности служб по связям с общественностью коммуникационный менеджмент – необходимая составляющая на всех стадиях PR-кампании. Анализ содержания ключевых понятий связей с общественностью наглядно свидетельствует о том, что в них раскрываются в той или иной степени, прямо или косвенно различные аспекты управления коммуникационными процессами с целью достижения поставленных целей.

2. Сфера функционирования коммуникационного

менеджмента

Модель деятельности по коммуникациям.

Понятия «входящая» и «исходящая» информация

Л

Информация – это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств.

Н. Винер. Кибернетика и общество

юбая организация представляет собой систему, целостность и функциональная эффективность которой поддерживается коммуникационным менеджментом. Направленность деятельности специалистов по деловым коммуникациям определяется необходимостью достижения и поддержания оптимального состояния отношений между структурными подразделениями внутренней и внешней среды организации как системы. Модель деятельности менеджера по коммуникациям осуществляется по формуле «входящая информация – исходящая информация – обратная связь».

«Входящая информация» – это весь объём информации, поступающей в организацию извне, а также из подразделений (подсистем) организации как системы.

«

Ведущая роль в создании систем обратной связи, информационным обменам, регулированию информационных потоков с целью формирования эффективной коммуникации между организацией и внешней средой принадлежит специалисту по коммуникациям

Входящая информация» из внешней среды организации характеризует как общее состояние условий существования организации, так и характер отношений, складывающихся между организацией и её внешней средой. Данная информация обеспечивает связь организации с федеральными и муниципальными органами власти, финансовыми учреждениями, родственными и конкурирующими организациями, а также организациями, представляющими интерес в плане делового сотрудничества. Специалист по коммуникациям является ответственным за связи с государственными органами, средствами массовой информации, за установление коммуникаций с деловыми партнерами и различными кругами общественности. В его функциональные обязанности входит также информационное обеспечение через различные каналы СМИ общественной и профессиональной деятельности организации.

О

Информация – это понятие, используемое для обозначения любого типа сведений, которыми люди обмениваются в процессе коммуникации

собую область «входящей информации» составляют материалы СМИ, способные оказывать колоссальное влияние на формирование общественного мнения в оценке организации, её репутации, имиджа, качества выпускаемой продукции, перспектив дальнейшего развития и т.д. Поэтому специалист по связям с общественностью, ориентиру-ющийся в своей деятельности на коммуникативно-информационное взаимодействие с внешней средой, должен иметь прочные связи со средствами массовой информации, за поддержкой к которым можно обратиться в трудных случаях. Последнее особенно важно для обеспечения «исходящей информации», цель которой информировать общественность о положении дел в организации, целях и задачах её деятельности, а также планах на будущее. Содержание «исходящей информации» для внешней среды организации определяется специалистом по коммуникациям в результате тщательного анализа имеющихся материалов, отбора фактов, соответствующих целям информирования общественности по той или иной проблеме, а также ожидаемым результатам проводимой информационной акции. Контроль за качеством «исходящей информации» является необходимым моментом формирования имиджа организации.

Обратная связь между организацией и её внешней средой является важнейшим показателем эффективности обмена информацией. Обратная связь является показателем того, насколько получателю информации понятна переданная информация, насколько она востребована общественностью, своевременна и т.д.

Что касается коммуникационных процессов внутренней среды организации, то они значительно в большей степени по сравнению с формами коммуникационных связей между организацией и внешней средой, включаются в систему управленческих действий организации. Внутренняя среда организации (формальной) имеет институционально определённый характер. Она функционально структурирована.

Деятельность людей, объединенных в организацию, сознательно координируется для осуществления общих целей. Социальные роли, выполняемые членами организации, определяются статусным положением сотрудника в структуре организации, а также его должностными обязанностями.

В системе формальной организации всегда функционируют неформальные группы, оказывающие значительное влияние на коммуникационные процессы в организации. Специалисту по коммуникациям, равно как и любому работнику в сфере связей с общественностью, при координации информационными потоками и межуровневыми коммуникациями следует всегда иметь в виду присутствие неформального фактора межличностного взаимодействия. (Более подробно проблема особенностей неформальных коммуникаций в системе коммуникационного менеджмента будет специально рассмотрена в соответствующей главе учебного пособия).

В данном разделе обозначен только общий подход к выяснению сферы деятельности специалистов по деловым коммуникациям применительно к внутренней среде организации. Обращается внимание на специфику горизонтальных и вертикальных коммуникаций в организации.