Тема 1.2 гост р 6.30-2003. Состав и реквизиты управленческих документов

Реквизиты – основные элементы документа (название документа, дата, текст, подпись и т.д.).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы (ОРД) имеют установленный комплекс реквизитов и фиксированный порядок их расположения.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Конечно, в большинстве документов кадровой службы обычно используются далеко не все из перечисленных реквизитов, тем не менее, необходимый комплекс реквизитов и фиксированный порядок их расположения должны соблюдаться при составлении любого документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

02-Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03- Эмблема организации или товарный знак – символы, признаки, дающие представления об адресате, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя). Эмблему помещают на бланках организаций, в соответствии с уставом (положением об организации), на верхнем поле документа над серединой наименования организации.

04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ располагают ниже или справа. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Согласно ГК РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в которых следует указывать их организационно-правовую форму(акционерное общество, производственный кооператив, хозяйственное общество с ограниченной ответственность и т.д.).

09 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации.

10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме название вида документа не указывается.

11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами:

например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,

например: 05 июня 2003 г.,

а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 Регистрационный номер – это условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа. Состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: № 09-97/101

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос.

Например: «На № ___от__________»

14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического

обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А.Лагунину

или

АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М.Кочетову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16 Гриф утверждения документа – реквизит, указывающий на нормативно-правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов относятся уставы, положения, штатные расписания, должностные инструкции, правила, акты и т.д. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

л\п В.А.Степанов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 Резолюция, пишется на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

"ТЕРМИКА" к 05.10.2003

л\п

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: «О чем?» или «Чего?»

например: ПРИКАЗ о чем? - О создании аттестационной комиссии;

или ПРОТОКОЛ чего? – Общего собрания коллектива.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В.Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова

Личная подпись А.С.Красавин

Личная подпись О.И.Рысков

23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

24 Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляют так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

26 Отметку о заверении копии производят в необходимых случаях для придания документу юридической силы; содержит: заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку; дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов; включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков

924 45 67

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Проставляется в левом нижнем углу документа. Например:

В дело 01-02. Запрос направлен

05.01.2008 исх. №21 И.Орлов

АО «Атлет» Вх.№ 75 «34» 12 2008

29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа. Располагается в правом нижнем углу документа. Например:

30 Идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Документы изготавливают на бланках.

Установлены два стандартных формата бланков документов:

• А4 (210 x 297 мм);

• А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для каждого документа набор необходимых реквизитов определяется его видом. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа (Например, реквизиты "Гриф утверждения" и "Адресат").

Однако существуют реквизиты, абсолютно обязательные для каждого документа. Их отсутствие в документе лишает его юридической силы.

Обязательными являются, прежде всего, постоянные реквизиты, входящие в состав официального (фирменного) бланка документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков – угловой.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Выделение для писем специального бланка обусловлено спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Остальные ОРД, как правило, являются внутренними документами, и поэтому адресные данные предприятия в составе бланка не требуются.

Для писем чаще используется угловое расположение реквизитов, при этом правый верхний угол бланка удобно использовать для адресования писем, что позволяет максимально использовать рабочее поле документа.

Также угловое расположение реквизитов удобнее использовать при составлении документов, требующих утверждения (должностных инструкций, актов, графиков отпусков и т.п.), т.к. гриф утверждения также располагается в правом верхнем углу.

Объем документа не должен превышать одной страницы. Однако объем контрактов и договоров не ограничивается.

Формулировки документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении. Составлять по возможности простые, содержащие не более одного вопроса, документы. Это значительно облегчает и ускоряет работу с ними.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным и доброжелательным, в текстах рекомендуется избегать категоричных выражений.

Тексты документов большого объема обычно делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, с использованием нумерации арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, ее графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово "Таблица" и указывается ее порядковый номер без знака №.

В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составлении документов на компьютере.

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала, для документов формата А5 допускается использование 1 межстрочного интервала.

Первую строку каждого абзаца печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.