Трудовые книжки работников ведутся на всех предприятиях и организациях независимо от форм собственности.

Трудовая книжка относиться к числу основных документов подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку предоставляют лицу, ведущему документацию по л\с предприятия.

На работника поступающего впервые заводиться трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

На титульном листе трудовой книжки указывается ФИО работника полностью без сокращений. Дата рождения, сведения об образовании, специальность берутся из документов предоставленных работником. Далее ставиться подпись должностного лица заполнившего трудовую книжку и печать организации, где впервые была заполнена трудовая книжка.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

Далее

в графе 1 – проставляется порядковый номер записи

в графе 2 – дата приеме

в графе 3 – указание действия и должность

в графе 4 – основание

все записи в тр.книжке производятся в строгом соответствии с приказами без зачеркиваний и помарок.

В записи об увольнении обязательно указывается соответствующая статья ТК РФ (уволен по собственному желанию ст. 80 ТК РФ), далее ставиться подпись должностного лица и печать фирмы. С каждой записью в тр.книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записи, заводиться вкладыш.

При утере трудовой книжки заводится дубликат.

При увольнении трудовую книжку обязаны выдать работнику в день увольнения.

Основным документом по учёту персонала предприятия является ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА ФОРМЫ Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

I раздел - делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании.

II раздел - данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.

На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел - "Назначения и перемещения"

IV раздел - "Отпуска"

V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении.

В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений.

Хранятся карточки формы Т-2 - 75 лет.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО (ДОСЬЕ) представляет собой совокупность документов содержащих сведения о работнике.

В состав личного дела должны входить:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учёту кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• характеристики или рекомендательные письма;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику;

Все документы подшиваются в папку-скоросшиватель, где на обложке указывается ФИО работника полностью. Личные дела хранятся в сейфе в отделе кадров и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Информация, содержащаяся в личном деле, является конфиденциальной.