Подготовка и заключение контракта

Процесс создания исходного плана значительно усложняется

при использовании каких-либо других методов оценивания объемов работ и затрат проекта. Когда оценка затрат основывается на расписании, создание исходного плана сводится к установлению недостающих связей между работами и подпроектами. Планирование ресурсов может производиться для самого низкого уровня иерархии - конкретных исполнителей или же, наоборот, для самого верхнего уровня, чтобы упростить процесс выравнивания (использование общих резервов работ для уменьшения перегрузки ресурсов). Ресурсное планирование и выравнивание используется для создания исходного плана без перегруженных ресурсов.

Стандартизация файлов с дополнительными данными, таки-ми как иерархическая структура работ, календари и ресурсы имеет множество преимуществ. Хорошо подготовленная иерархическая структура работ позволяет менеджеру программ создавать укрупненные отчеты с представлением каждого проекта одной строкой диаграммы Ганга. Стандартные календари и файлы ресурсов помогают менеджеру программ при проведении мультипроектного пла-нирования и анализе кадрового обеспечения компании. В интегрированных системах эти стандартные структуры могут быть автоматически переданы в систему управления затратами.

Часто некоторый процент от общей стоимости проекта предусматривается в качестве резервного фонда на случай непредвиденных обстоятельств. Дополнительные рабочие часы должны быть автоматически переданы в систему управления расписанием проекта.

Создание исходного плана проекта необходимо для дальней-ших расчетов фактической выработки. Кроме того, исходный план может пригодиться при проведении обсуждения результатов проекта по его закрытии. Также, Исходный план может использоваться для расчетов прибылей/ убытков. Обе рассматриваемые системы Должны поддерживать создание исходных планов.

Контроль и анализ состояния работ и затрат

Если менеджер проекта ежедневно использует систему управления расписанием для управления и контроля за своей частью проекта, то, естественно, расписание должно содержать достовер-ную информацию о ходе выполнения работ. Для того, чтобы акку-ратно рассчитать фактическую выработку необходимо, чтобы текущее состояние работ проекта передавалось в систему управления затратами.

Для проведения анализа состояния работ и затрат необходимо иметь следующие величины:

• Плановые затраты (бюджет проекта),

• Фактическая выработка,

• Фактические затраты, Прогнозные значения затрат

Для получения четкой картины состояния проекта необходимо получить все эти четыре величины. Простой анализ плановых затрат в сравнении с фактическими зачастую может давать искаженную картину. Например, если фактические затраты составляют 90% от плановых, то может показаться, что выполнение контракта идет очень хорошо. В то время, как состояние проекта или его фактическая выработка, добавленные в анализ, могут показать, что выполнена только половина из запланированных на данное число работ. Таким образом, выполнение контракта отстает от календарного графика и, кроме того, затраты на выполненную часть работ превышают плановые.