- •2. Задачи и функции документов в управленческой деятельности.
- •3. Понятие и функции документа. Требования, предъявляемые к документам.
- •4. Основные законодательные и нормативные акты рф, регулирующие делопроизводство в организациях. Государственные учреждения, контролирующие правильность управленческой документации.
- •5. Системы документации, понятие и функции. Система орд.
- •6. Понятие реквизита. Формуляр документа. Типовой формуляр.
- •7. Формуляр-образец орд. Реквизиты
- •8. Перечень реквизитов орд. Состав и правила оформления реквизитов.
- •9. Адресование документов. Дата и подпись.
- •10. Удостоверение документов. Подписи. Печать. Резолюция. Гриф утверждения.
- •11. Требования к тексту служебного документа. Простые и сложные документы. Структура текста.
- •12. Оформляющие реквизиты, их перечень и назначение.
- •13. Заголовочные реквизиты, их перечень и назначение.
- •14. Автор документа. Состав реквизита для юридических и физических лиц.
- •15. Организационные документы (Устав, Положение, Инструкция), их назначение и правила оформления. Формуляр.
- •16. Распорядительные документы (Постановления и Решения), их назначение и требования к оформлению. Формуляр.
- •17. Распорядительные документы (Приказ и Распоряжение), их назначение и требования к оформлению. Формуляр.
- •18. Текст распорядительного документа, его структура и содержание.
- •19. Основные этапы подготовки проекта распорядительного документа.
- •20. Система информационно-справочной документации, ее состав и назначение. Виды информационно-справочных документов.
- •21. Протокол, его назначение и формуляр. Полный и краткий протокол. Выписка из протокола.
- •Докладные, служебные и объяснительные записки, их назначение и правила составления.
- •Служебные письма. Виды служебных писем. Формуляр и стр-ра коммерческого письма
- •Письма гарантийные и претензионные, требования к их составлению.
- •25 Акты, виды актов и требования к их составлению. Порядок подписания и порядок составления.
- •Справки, формуляр и требования к их оформлению. Порядок подписания справок должностными лицами.
- •Коммерческая переписка с зарубежными партнерами. Стр-ра коммерческих писем, принятая в сша и др. Странах. Правила оформления коммерческих писем на английском языке.
- •Организационные документы кадровых служб. Структура и штатная численность, штатное расписание и штатно-должностной список. Порядок составления и подписания. Внесение изменений.
- •Унифицированные системы кадровой документации, их назначение и использование в работе кадровых служб. Перечень вилов документов составляемых в кадровых службах
- •Условно кадровую документацию можно разделить на следующие типы
- •30 Оформление документов о приеме, переводе и увольнение работников. Приказы по личному составу и требования к их составлению
- •31 Организационные документы: положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностные инструкции.
- •32 Оформление трудовых отношений с работниками, заявление граждан и работников, порядок их оформления. Трудовые контракты и заявления о приеме, переводе и увольнении.
- •33. Оформление личных документов: автобиография, резюме, заявление, расписка, личная доверенность. Правила составления и требования к реквизитам.
- •34. Оформление документации коммерческих отношений. Контракты и договоры, структура документов и требования к составлению.
- •35. Договор купли-продажи, структура и порядок составления.
- •36. Договор подряда, структура и содержание. Дополнительные документы в составе.
- •37. Оформление документов, подтверждающих исполнение сделок и договоров.
- •38. Технология работы с документами в организациях и учреждениях.
- •39.Организация документооборота. Инструкции по делопроизводству.
- •Инструкция по делопроизводству
- •40. Регистрация документов. Журналы регистрации входящих и исходящих документов.
- •Журнал регистрации входящих документов
- •41.Систематизация документов и формирование номенклатуры дел.
- •42. Контроль исполнения документов
- •43. Подготовка документов к архивному хранению
43. Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.
Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает:
- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;
- нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
- составление заверительной надписи дела;
- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.
На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела, дата, количество листов, срок хранения дела.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.