12. Оформляющие реквизиты, их перечень и назначение.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

13. Заголовочные реквизиты, их перечень и назначение.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

14. Автор документа. Состав реквизита для юридических и физических лиц.

Автором документа могут быть организация, филиал, представительство, структурное подразделение организации, должностное лицо и др. Их обозначение входит в состав наименования организации - автора документа.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

15. Организационные документы (Устав, Положение, Инструкция), их назначение и правила оформления. Формуляр.

Организационные документы – документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц. Виды организационных документов:

 Устав –регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица – это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом. Реквизиты устава:

 - Наименование организации;

 - Вид документа (устав);

 - Дата;

 - Утверждение устава;

 - Текст (общие положения, цели, задачи организации, права, деятельность, имущество, реорганизация, ликвидация).

 Положение – Организационный документ, в котором содержатся цели, задачи, права, ответственность структурного подразделения или коллегиального органа. Разрабатывается руководителем стр. подразделения, он же и подписывает. Вводится в действие путем утверждения руководителями организации. Структура текста положения:

 - Общие положения (наименование, степень самостоятельности, подчиненность, управляющий орган, структура, НПА, которыми руководствуется данная организация или подразделение в своей деятельности + требования к печати);

 - Цели и задачи (обобщенно);

 - Функции (подробно);

 - Права (которыми наделяются сотрудники отдела);

 - Ответственность;

 - Руководство (наименование должности, квалификационные требования, права, обязанности, ответственность);

 - Взаимодействие с другими подразделениями или организациями;

 Инструкция – документ в котором регламентируются различные вопросы деятельности учреждения. Обычно предписывает как выполнить ту или иную работу.

 Должностная инструкция

– документ, который определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации. Разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой службой и делопроизводственной службой, также сам работник должен поставить визу ознакомления с инструкцией. Существуют «Общий классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов» и «Квалификационный справочник профессий рабочих». Структура текста должностной инструкции:

 - Общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность, порядок замещения работника в случае его отсутствия, квалификационные требования, перечень НПА, которыми работник руководствуется в своей деятельности);

 - Функции;

 - Должностные обязанности (из справочника: конкретные задачи);

 - Права;

 - Ответственность (обобщенно: устанавливается ответственность за невыполнение должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т.д.);

 - Взаимодействие с другими подразделениями и лицами.