4. Учет денежных средств в кассе

Бюджетные организации, как правило денежные средства расходуют путем безналичных расчетов, однако на практике возникает необходимость в расчетах наличными деньгами.

Выдача денег из касс банков для осуществления расчетов наличными производится в пределах размера, согласованного с обслуживающим банком.

Наличные денежные средства хранятся в кассе. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Прием денег в кассу, хранение и выдачу их осуществляет кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им денежных средств и других ценностей.

Размер сумм наличных денег в кассе к концу каждого рабочего дня ограничен лимитом.

Банк устанавливает организациям на основании представленных ими заявок ежегодно, как правило, в течение первого квартала порядок и сроки сдачи наличных денег, порядок использования наличных денег из выручки, лимит остатка кассы.

Деньги в кассу со счетов в банке получает кассир по чекам. Организация приобретает чековую книжку в банке по действующему тарифу банка на основании поданного заявления в банк. Чековая книжка хранится у главного бухгалтера. Чек выписывается в белорусских рублях на любую сумму и должен быть предъявлен к получению денежной наличности в течение 10 дней, не считая дня выписки его чекодателем. Чеки подписывают руководитель и главный бухгалтер. Исправления в чеках не допускаются. При получении денег кассир расписывается в чеке и чек остается в банке. Сумма, полученная по чеку, находит отражение в выписке банка с текущего счета организации.

Прием в кассу денежных средств осуществляется по приходному кассовому ордеру ф. №КО-1 с отрывной квитанцией, в которой указывается, от кого получены деньги. Приходный кассовый ордер является бланком строгой отчетности.

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам ф.№КО-2 или по платежным ведомостям с приложенным расходным кассовым ордером на общую сумму выплаченных денег по платежной ведомости.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производится только в день их составления. После приема или выдачи по ним денег кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

Все поступления и выдачи наличных денег отражаются кассиром в кассовой книге ф. КО-4. В учреждении имеется одна кассовая книга, которая пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Записи ведутся в двух частях через копировальную бумагу, сгибая лист пополам. Второй экземпляр служит отчетом кассир первый экземпляр остается в кассовой книге. Отчет кассира представляется в бухгалтерию мс приложением приходных и расходных документов под расписку на неотрывной части листа кассовой книги.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе в национальной валюте предназначен активный субсчет 120 "Касса", дебетовый остаток которого характеризует сумму денежных средств в кассе.

По дебету субсчета 120 в течение отчетного периода записываются суммы, поступившие в кассу независимо от их целевого назначения в корреспонденции со следующими кредитуемыми субсчетами:

100, 102, 111, 112 - при получении денег по чеку с текущего счета в банке;

160 - при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса;

140, 237 (410) - при оприходовании излишков денежных средств, обнаруженных в результате инвентаризации;

170, 178, 180 - при получении в кассу сумм дебиторской задолженности;

280 (237) - при поступлении выручки от реализации продукции (работ, услуг).

По кредиту субсчета 120 в течение отчетного периода записываются суммы, выданные (списанные) из кассы, в корреспонденции со следующими дебетуемыми субсчетами:

100, 102, 111 - при возврате денег из кассы на текущие счета в банке;

160 - на суммы аванса, выданного подотчетным лицам;

170 - на сумму недостачи в кассе, обнаруженной при инвентаризации (ревизии), отнесенной на кассира;

177 - при выплате депонированных сумм заработной платы, стипендий и др.;

180 - при выплате заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, пособий на детей;

187 - при выплате из кассы сумм по исполнительным листам (например, алиментов);

200, 211 - при оплате из кассы фактических расходов; на сумму недостачи в кассе, обнаруженной при инвентаризации (ревизии) и отнесенной за счет организации.

На основании отчетов кассира производится записи в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. №381 – мемориальный ордер №1 (Приложение 14)