4.Учёт расчётов с подотчётными лицами.

В процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам хозяйства на мелкие хозяйственные, почтовые и другие административно-хозяйственные расходы, приобретение различных материалов.

Подотчетные суммы могут быть израсходованы только на те цели, на которые они были выданы. Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения мероприятия. Аванс не выдается МОЛ, если оно не рассчиталось по ранее полученному авансу.

Основным видом операций по подотчетным суммам является оплата командировочных расходов. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения задания вне места его постоянной работы.

Командированному лицу возмещается:

• расходы по найму жилого помещения при наличии квитанций об оплате;

• проезд к месту командировки и обратно при предоставлении билетов;

• проживание вне места постоянного жительства (суточные).

Подотчетные лица после возвращения из служебной командировки обязаны представить в 3-ехдневный срок (при использовании пластиковой карточки - в течение 15 дней) авансовый отчет (отражают назначение и все расходы по командировке).

При покупке ТМЦ к авансовому отчету прикладывается чек и копия чека магазина, а также требование-накладная, подтверждающие сдачу ценностей на склад.

Если подотчетное лицо выполняло задание по служебной командировке, к авансовому отчету прилагается: 1) командировочное удостоверение (отражают место, цель, срок командировки, отметки о прибытии и выбытии из пунктов назначения); 2) документы о найме жилого помещения - оплата (квитанция, счет); 3) проездные документы (билеты).

При однодневных командировках, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянной работы, оплата суточных производится в размере 30000 руб., при длительной командировке – 60 000 руб. за 1 сутки. Расходы по жилью оплачиваются на основании квитанции, если таковой нет, то 20000 руб за сутки.

Предоставленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии и затем утверждаются руководителем.

Прием авансового отчета завершается определением израсходованных сумм, подлежащих списанию с подотчетного лица. Если сумма полученного аванса превышает сумму расходов по отчету, разница подлежит возврату в кассу. Если сумма аванса меньше - МОЛу возвращается сумма разницы.

В случаях не предоставления в установленный срок отчетов, организация вправе производить удержание из заработной платы подотчетных лиц.

Для учёта расчётов с подотчётными лицами предназначен активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». По д-ту учитывают выдачу подотчетному лицу денежных средств, по к-ту – списание задолженности с подотчетного лица.

В бухгалтерском учёте к счёту 71 могут быть сделаны следующие записи:

Содержание операции	дебет	кредит
1. Выдача денежных средств под отчёт	71	50,51,52
2. Выдача под отчёт денежных документов; возмещение перерасхода по авансовому отчёту	71	50
3. Использование подотчётным лицом денежных средств, находящихся на карт-счёте	71	55
4. Приобретение подотчётным лицом Товарно-материальных ценностей	07,08,10, 11,18,41	71
5. Списание задолженности подотчётного лица по утверждённым авансовым отчётам	20,23,25, 26,29, 44	71
6. Возврат неиспользованных подотчётных сумм; приобретение денежных документов подотчётным лицом	50	71
7. Удержание неиспользованных подотчётных сумм из заработной платы	70	71
8. Списание невозвращённых своевременно подотчётных сумм	94	71

Регистром аналитического (по каждому подотчётному лицу) и синтетического учёта является Журнал-ордер №7 АПК.