9.2. Электронная таблицы Excel

9.2.1. Ячейки таблицы

Электронные таблицы Excel являются приложением Windows и обычно записаны в офисном пакете. Каждый документ представляет собой набор таблиц или рабочую книгу, которая содержит один или несколько листов. Каждый рабочий лист имеет название. Файлы имеют тип XLS. Таблицы могут содержать до 256 столбцов и до 65536 строк. Текущая ячейка обведена рамкой, а ее содержимое высвечивается в строке формул.

Ячейка может содержать три вида информации : текст, число или формулу. Ячейка содержащая текст не может использоваться в вычислениях. В ячейках формул отображается производная информация, полученная путем вычислений. Формула представляется в строке формул и начинается со знака =. Редактировать любую информацию ячейки можно в строке формул. Для ввода информации в ячейку указатель с помощью мыши или курсорных клавиш помещают на эту ячейку. Ввод в ячейку заканчивается нажатием клавиши ввода. Для редактирования в ячейке нужно нажать клавишу F2. Текстовая информация автоматически выравнивается по левому краю, а числовая по правому.

Для выполнения операции сразу с несколькими ячейками их нужно предварительно выделить. Выделенные ячейки имеют инверсное изображение. Для выделения используются те же приемы, что и в редакторе текстов. Для выделения столбца, строки или листа достаточно щелкнуть по их маркеру. При нажатой клавише Ctrl можно выделить несколько столбцов или строк.

Выделенные ячейки можно копировать, перемещать и удалять. Выделенная ячейка при удалении очищается, но не исчезает. При удалении строк или столбцов происходит смещение следующих на место удаленных. Для копирования и перемещения можно использовать буфер обмена. Вставить пустую строку или столбец можно через пункт меню Вставка.

Для размножения одинаковой информации по строкам или столбцам надо навести указатель на маркер текущей ячейки, расположенный в правом нижнем углу и перетащить до нужного места. Если перед этим нажать и удерживать клавишу Ctrl, то числовые значения в последующих ячейках и столбцах будут увеличиваться на 1, а в предыдущих уменьшаться. Более сложный закон изменения можно задать через команду Правка – Заполнить – Прогрессия.

Вводить формулы удобно щелкнув по кнопке Изменить формулу (=). Для правильного вводу функций раскрыть список формул и с помощью контекстного меню определить назначение функций. Можно размножать однотипные формулы протягиванием. В этом случае адреса в каждой последующей ячейке будут изменяться на 1. Функции вводить удобно, используя Мастер функций. Допускается вложение функций.

9.2.2. Оформление информации

Форматирование удобно осуществлять с помощью панели Форматирование или пункта Формат - Ячейки. Изменить ширину и высоту ячеек можно перетаскиванием границ столбцов или строк. Можно автоматически установить длину или ширину набрав Формат – Столбец (Строка) – Автоподбор. Автоподбор можно осуществить двойным щелчком в конце заголовка.

Если информация не умещается в ячейке, то можно применить сжатие. Ячейки можно заключать в рамки, возможно создание диагональных рамок. К ячейкам могут быть созданы примечания.

Вставить дополнительные листы в книгу можно набрав Вставка – Лист. Листам можно присвоить оригинальные названия. Изменить порядок следования листов можно перетаскиванием.

Формулы могут ссылаться на ячейки другого листа. В этом случае должно применяться более полное имя ячейки с указанием в начале имени листа. Если удерживая клавишу Shift или Ctrl, щелкнуть по ярлычкам других листов, информация при вводе будет дублироваться на эти листы.

Сортировка это упорядочение информации. В Excel в основном применяется сортировка по возрастанию или убыванию значений в столбце. При фильтрации отображаются только нужная информация.

Для наглядности числовой информации она может быть представлена в виде разнообразных диаграмм. Диаграммы можно свести на отдельный лист. В Excel есть Панель рисования более чем со 150 автофигурами. Возможен доступ к : Word Art – для внесения объемных эффектов в тексты, Тень (Shadow effects) – для добавления текста, Объемный экран (3D effects) - для внесения объемных эффектов в тексты, Линии и стрелки (Lines and arrows) – для изменения ширины линий и формы стрелок, Выравнивание (Alignment) – для автоматического выравнивания объекта, Распределение (Distributes) – для равномерного размещения объектов, Вращение (Rotation) – для поворота объекта на заданный угол. Применяется панель Настройка изображения.

Для печати таблицы вначале определяется область печати Файл – Область печати – Задать. Область печати задается индивидуально для каждого листа и сохраняется до нового задания. Если область не умещается на листе, ее разбивают на отдельные страницы. Excel делает это автоматически. При необходимости пользователь может применить собственное разбиение Вставка – Разрыв страницы.

Excel поддерживает работу в Internet, для чего имеет :

• Панель инструментов Web для просмотра Web-страниц

• Гиперссылки для включения в рабочие листы

• Найти в Web запросе (Find Fast Web Query) для поиска документов Excel или HTML – файлов в Internet. Информация появиться в HTML файле с гиперссылками на найденные документы.

• Открытие HTML-документа для импорта HTML-файлов

• Сохранение HTML-документа для экспорта HTML-файлов

Для создания диалоговых окон может применяться Visual Basic.