Частина 9. Культура усного та писемного ділового мовлення. План

Розділ 9.1. Ділове листування (стандартні слова та словосполучення

що притаманні офіційно-діловому стилю).

Розділ 9.2. Правила телефонного етикету.

Розділ 9.3. Публічний виступ. Види публічних виступів та підготовка до них.

Розділ 9.4. Ведення ділових переговорів.

Розділ 9.1. Ділове листування (стандартні слова та словосполучення що притаманні офіційно-діловому стилю)

Ділове листування – це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• Листи-прохання;

• Листи-звернення;

• Листи-пропозиції;

• Листи-запити;

• Листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• Листи-попередження;

• Листи нагадування;

• Листи-підтвердження;

• Листи-відмови;

• Супровідні листи;

• Гарантійні листи;

• Листи-повідомлення;

• Листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити:

• Штамп (повна назва установи - автора листа).

• Номер і дата листа.

• Назва установи-адресата.

• Текст, що складається з двох частин:

• опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

• висновки та пропозиції.

• Підпис керівника організації.

• Печатка.

Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції:

1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний/а (ім'я та батькові)!

Шановний/а пане (пані)... !

Шановні панове (колеги)!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане... /

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високопоставлений пане Міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний вчителю!

Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа, щоб він справив на адресата належне враження:

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо..

Перш за все дозвольте подякувати Вам за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови) повідомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)…

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)…