Частина 3. Довідково-інформаційні документи. План

Розділ 3.1. Службові листи, види листів, вимоги до оформлення.

Розділ 3.2. Оголошення як засіб надання інформації.

Розділ 3.3. Довідка – документ особового складу, її реквізити.

Розділ 3.4. Протокол, витяг із протоколу, правила їх оформлення.

Розділ 3.5. Телефонограма.

Розділ 3.6. Правопис закінчень іменників у кличній формі та звертаннях.

Розділ 3.7. Граматична форма ділових паперів.

Розділ 3.1. Службові листи, види листів, вимоги до оформлення.

Серед ділових паперів важливе місце належить листу, бо це один з найпоширеніших ділових документів. Це офіційні листи, приватні листи та інші.

Лист – це документ, за допомогою якого відбувається спілкування між установами та особами.

Усі листи поділяються на такі, що потребують відповіді (прохання, звертання, пропозиції, запити, вимоги), й такі, що не потребують її (попередження, нагадування, підтвердження, відмова, розпорядження, гарантійні, інформаційні).

Реквізити:

1. Штамп.

2. Назва установи-адресата.

3. Номер.

4. Текст, що складається з двох частин:

   • опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

   • висновки та пропозиції.

5. Дата.

6. Підпис.

7. Печатка.

Листи, які надсилають установи, повинні друкуватися на бланках (зразок ст.. 51-52).

Кожному виду листа притаманні свої типові вислови:

• Лист-прохання:

Просимо повідомити…

Просимо при нагоді надіслати нам…

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції і дати остаточну відповідь.

Будемо Вам дуже вдячні, якщо Ви…

Просимо Вашої допомоги у справі…

Якщо зможете, будь ласка, дайте нам інформацію про…

Насамперед прошу повідомити мені…

Будьте ласкаві терміново надаслати нам усі необхідні документи

Якщо у вас буде можливість, зателефонуйте нам для того, щоб…

Підтвердіть будь ласка свій приїзд на зустріч.

• Лист-нагадування:

Вибачте, але ми хочемо Вам нагадати про необхідність оплатити рахунок за…

Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про…

На жаль, попередні нагадування не дали бажаних наслідків.

Шкода, але ми змушені повідомити Вам про зміну системи оплати замовлень, зумовлену тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.

Нагадуємо Вам, що…

До речі, нагадуємо Вам…

Просимо Вас звернути особливу увагу на…

Необхідно зазначити те, що…

Користуючись нагодою дозвольте нагадати, що…

Дозвольте нагадати, що Ви…

• Рекламаційні листи та листи-претензії:

Нам дуже неприємно, що…

Жаль, що склалася така неприємна ситуація

Це, на жаль, суперечить умовам нашої угоди.

Ми не схвалюємо вашої позиції щодо…

Ми висловлюєм свій протест проти…

Ми здивовані Вашим несподіваним рішенням…

Нас ніяк не задовольняє…

Хоч Ви й запевняли, що вже вислали чек, ми його, на жаль, і досі не отримали.

У зв’язку з тим, що Ви вчасно не розглянули питання…

Нас неприємно вразив той факт, що…

• Лист-вибачення:

Просимо вибачення за…

Перепрошуємо Вас…

Просимо вибачити нас за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення.

Вибачте, але цього разу ми не зможемо допомогти Вам…

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю

Нам дуже неприємно за вчорашній інцидент

Вибачте, нам вельми незручно турбувати Вас, однак…

Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через таку дрібницю.

• Лист-подяка:

Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за…

З Вашого боку було дуже люб’язно…

Висловлюємо свою щиру вдячність за надану нам інформацію про…

Дозвольте висловити свою вдячність за активне сприяння

Ми були приємно здивовані…

Дякуємо за надану можливість познайомитися з…

Завдяки Вам ми змогли вирішити ряд суттєвих ускладнень.

Ми високо цінуємо Вашу допомогу…

Цей лист – вияв нашої вдячності за…

Відповіді на:

• Лист-прохання і лист-пропозицію:

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції

Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з цілого ряду причин.

Вибачте, але ми не можемо погодитись на проведення цього заходу.

Нам дуже прикро, але ми не можемо нічого зробити для Вас.

Вибачте, але ситуація, що склалася, не дозволяє нам продовжити Ваш кредит.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою редакцією окремих пунктів проекту угоди.

• На “сердиті” листи:

1. Погодження:

Розуміємо Вашу стурбованість з приводу…

Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через…

Просимо врахувати, що у нас виникли серйозні труднощі із…

Це сталося через те, що…

Ми визнаємо свою провину…

2. Безпідставність:

Ми дуже здивовані Вашими звинуваченнями щодо…

Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними…

Ми були прикро здивовані пред’явленою нам претензією…

Ми відхиляємо Вашу претензію…

Вважаємо, що затримка у передачі технічної документації сталася не з нашої вини

Розділ 3.2. Оголошення як засіб надання інформації.

Оголошення - це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

• оголошення про майбутню подію;

• оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

- дату;

- місце;

- організатора;

- зміст (порядок денний) подій;

- коло осіб, які запрошуються на подію;

- умови входу входу.

3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) – якщо треба.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”... Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова адреса, телефакс, маршрут проїзду).

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближається до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінки, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення і т. ін.

Розділ 3.3. Довідка – документ особового складу, її реквізити.

Довідка - це документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому). Найчастіше довідки оформлюються на бланках установи, в яких від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підпис службових осіб.

10. Печатка.

Зразок

міністерство

зовнішніх економічних

зв"язків і торговлі україни

українська академія

зовнішньої торгівлі

рн-01437868